Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"
• Не собирайте данных больше, чем сможете проанализировать; анализируйте все, что собрали. Собирайте только те сведения, которые будете использовать.
Средства обработки информации сопровождения проектаВероятнее всего, вам понадобится собственная информационно-управляющая система проекта. Предпочтете ли вы традиционный способ или примените компьютер, зависит от сложности и масштабов проекта, удобства и личных предпочтений, а также от ваших возможностей.
Неавтоматизированное управление проектом имеет свои недостатки.
• Для больших объемов информации требуется слишком много бумаги и, соответственно, места для ее хранения.
• Ручная обработка данных занимает больше времени и повышает вероятность ошибок.
• Ручная подготовка отчетов более трудоемкая.
Возможно, на компьютерах вашей организации уже установлено нужное вам программное обеспечение (ПО), такое как:
• пакет программ по управлению базами данных, например Microsoft Access;
• электронные таблицы, такие как Microsoft Excel;
• текстовый редактор, например Microsoft Word;
• ПО управления проектами, например Microsoft Project.
Такое ПО предлагают и многие другие производители. Но, по моим наблюдениям, около 80 % организаций, с которыми приходилось сотрудничать, выбрали программные продукты компании Microsoft в качестве основных для своего делопроизводства. Полагаю, вы о них хотя бы слышали, поэтому я и привел их в виде примеров.
(Подробно о достоинствах применения вычислительной техники для управления проектами — в главе 16.)
Учет отработанного Времени
Для учета произведенных трудозатрат требуется собрать фактические данные по всем выполненным и выполняемым работам в соответствии со структурной схемой. (О структурной схеме работ см. в главе 3.)
Анализ затрат рабочего времениСравните фактические затраты рабочего времени с запланированными. На рисунке 10.7 изображен типовой отчет о затратах рабочего времени каждого работника при проведении определенных работ. Из плана вашего проекта сюда перешли следующие пункты.
Код ССР Описание Служащий Отработанно (человеко-часов) Всего Неделя 1 Неделя 2 Неделя 3 Неделя 4 ... 3.1.2 Разработка анкеты Г. Джонс Запланировано 130 20 40 20 30 ... . . . Фактически 0 10 30 5 25 ... . . . Остаток 130 120 90 85 25 ... . . . Разница 0 +10 +20 +35 +40 ... . . Ф. Смит Запланировано 70 0 20 20 15 ... . . . Фактически 0 0 25 10 15 ... . . . Остаток 70 70 45 35 20 ... . . . Разница 0 0 -5 +5 +5 ...Рис. 10.7. Отчет об отработанном времени
• Идентификатор и наименование работ.
• Общие запланированные трудозатраты (в часах) каждого работника на каждую работу.
• Запланированные трудозатраты (в часах) каждого работника на каждую работу в течение каждой недели.
А фактическому положению дел соответствуют такие пункты.
• Фактическое количество отработанных часов каждым работником по каждой работе.
• Не отработанное на данный момент количество часов каждым работником по каждой работе.
• Разница между запланированным и реальным расходом рабочего времени.
Не следует ожидать, что фактические расходы обязательно совпадут с планируемыми. (Когда затраты рабочего времени по определенным работам не меняются в течение месяцев, стоит ли удивляться, что фактические расходы записывают из планов!) Считается нормальным отклонение в пределах 10 %.
Для примера рассмотрим представленный на рис. 10.7 отчет об отработанном времени двух работников. Смит в целом отработал столько времени, сколько и было запланировано, работая в течение второй недели больше, третьей — меньше, а четвертой — согласно плану. А Джонс работал все время меньше и в итоге имеет значительную недоработку. Возможно, на то у него были объективные причины (например, свой объем работы он выполнял быстрее, чем было запланировано), но систематически это делать ему вряд ли позволят.
Сбор информации о затратах рабочего времениСамый удобный способ сбора информации — заполнение табельных листов. Типовой табельный лист представлен на рис. 10.8.
Вот его основные пункты.
• Количество часов, отработанных по каждой работе за день.
• Подпись работника.
• Утверждающая подпись уполномоченного лица.
Рис. 10.8. Недельный табель (график загрузки)
Обычно отработанное время округляют до получаса.
Иногда округляют и до меньших интервалов. Например, юрист, чей час стоит около 300 долл., округляет до шести минут.
Вы можете задать свой рабочий ритм, установив интервалы времени, которое посвящаете той или иной деятельности. Если, к примеру, ваш интервал равен 30 минутам, то первый, с 8:30, можно отвести на планерку, следующий, с 9:00, — на другую задачу и т. д. Многим так легче настроиться на решение разнообразных задач в течение дня. Правда, такой распорядок не всегда удобен, особенно в процессе контроля за выполнением работ проекта.
Совершенствование системы учета трудозатратДля повышения точности учета отработанного времени примите такую последовательность мер.
• Разъясните, что система учета отработанного времени предназначена для соблюдения графика, выявления и устранения его недостатков. Иногда некоторые работники склонны видеть в этом попытку обвинить их в нецелесообразном использовании рабочего времени, пусть даже и по административным поручениям. В таком случае сложно получить правдивые сведения.
