Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Овладеть искусством уплотнения времени означает научиться в нужное время оставить свое стремление к совершенству, чтобы не затягивать выполнение задачи снова и снова. Чтобы увидеть место конкретной задачи в перспективе своей жизни, отвлекитесь на секунду и спросите себя, какой смысл в том, чтобы шлифовать результат, пытаясь еще на одну ступень приблизить его к совершенству, и чего вы хотите этим добиться. Не придется ли вам из-за этого отрывать время от другого важного дела?

Чтобы избежать неразумного затягивания работы над завершением задачи, установите для себя четкий срок его завершения и сразу после него запланируйте другую задачу. Если вы скажете: “Я должен написать письмо, и я просто буду писать его до тех пор, пока не закончу”, эта задача займет у вас гораздо больше времени, чем тогда, когда вы скажете себе: “Я собираюсь написать это письмо за полчаса и затем позвонить Джо и поговорить с ним о нашем новом клиенте”. Вы действительно не отстанете от графика, если запишите в своем органайзере: “14:30–15:00: Написать письмо. 15:00–15:30: Разговор с Джо”.

Жесткие сроки могут не только создавать напряжение, но и быть большим благом. Ли, известный ведущий радиопередач, говорит, что не будь строгих сроков, ни одна передача никогда бы не вышла в эфир. Редакторы продолжали бы писать и переписывать сценарии, бесконечно совершенствуя и оттачивая текст”.

Сроки вынуждают вас принимать решения и ограничивать ваше стремление к совершенству. Когда что-то ожидает вас по ту сторону установленного срока, вы значительно более заинтересованы в том, чтобы закончить одно дело и приступить к другому.

Когда вы привыкните работать со своим планом распределения времени, вам будет легче помнить, что затягивание дела для того, чтобы просто еще немного “поиграть” с ним, заставит вас производить в своем расписании замены, которые вам совсем не хотелось бы делать.

Итак, в данный момент вы произвели сортировку задач, “зачистку” расписания, назначили время для выполнения задач и уплотнили его. Ваша жизнь наполняется важными и осмысленными делами, которые помогают вам в достижении ваших стратегических целей. Жизнь кажется прекрасной. Вы в полном порядке. Чего не хватает? Гармонии. В главе 11 вы научитесь поддерживать постоянное равновесие и гармонию в своей жизни и справляться с кризисами – ежедневными, периодически повторяющимися и длительными, – которые могут выбить вас из колеи.

11

Гармонизация

Планирование и управление временем совсем не похоже на тупую рутинную процедуру. Это постоянное взаимодействие между вами, вашими целями и постоянно меняющимся ритмом и темпом жизни. Жизнь полна сюрпризов, и ваш путь может приносить вам радость, если у вас есть план и навыки, чтобы реагировать на его изменения, сопротивляясь или приспосабливаясь к ним.

В этом суть гармонизации: отслеживать текущую ситуацию и затем вносить коррективы, чтобы не сбиться с намеченного курса. Управляя своим временем, вы должны заботиться о гармонизации своей жизни и уравновешивать свое расписание – ежедневно или раз в два месяца, и всегда, когда вы выбиваетесь из графика, срывая свои планы. Сохранять равновесие, даже когда жизнь делает неожиданные повороты, – большое искусство.

Ежедневный мониторинг

Для того чтобы не отклоняться от курса (или хотя бы знать, насколько далеко вы отклонились), вам необходимо просматривать свой планировщик как минимум дважды в день: один раз утром и один раз в конце дня. Кроме того, вам необходимо постоянно заглядывать в него на протяжении дня, если ваш график сильно загружен или содержит много различных задач.

В конце каждого дня приводите свое расписание в порядок, производя вечернюю “зачистку” вашего плана распределения времени. Просмотрите список своих дел и отметьте все, что вы сделали. Изучите задачи, к которым вы не приступали, и подумайте, можете ли вы удалить некоторые из них. Задача, казавшаяся очень важной утром, может стать абсолютно неуместной к вечеру. Например, вы собирались составить и отправить важное письмо с деловыми предложениями одному их своих потенциальных клиентов, но тем временем этот клиент позвонил сам и сделал вам заказ, поэтому теперь вы можете вычеркнуть эту задачу из своего списка.

Задачи, которые вы все еще собираетесь выполнить, должны быть перенесены в вашем планировщике на следующие дни. Просмотрите свое расписание на ближайшие несколько дней и решите, когда вы приступите к выполнению этих задач, вписав их в план на соответствующий день.

Я люблю ставить значок в виде кружочка слева от каждого дела, за которое я не успела взяться в течение дня, просто чтобы получить представление о соотношении сделанных и несделанных дел за истекший день. Это дает мне возможность честно оценить эффективность планирования своего времени и помогает совершенствоваться; я постоянно совершенствую свои навыки оценки необходимого времени, планирования и делегирования задач.

Пересмотр планов раз в два месяца и другие корректировки

Поскольку жизнь быстро меняется, для успешного планирования и управления своим временем раз в два месяца вы должны пересматривать свои планы. Ваш план распределения времени должен отражать ваши текущие цели, приоритеты и интересы. Каждые два месяца пересматривайте свой план распределения времени, чтобы убедиться, что он действительно отражает ваши текущие цели. Вам может потребоваться увеличить время, отведенное на один вид деятельности, и сократить время для других видов задач.

Несмотря на то, что ваши стратегические цели меняются редко, виды деятельности, которые вы выбрали для достижения своих целей, будут меняться постоянно. Каждые два месяца пересматривайте выбранные вами виды деятельности и оценивайте, заслуживают ли они места в вашем расписании. Возможно, вы уже достигли некоторых из своих целей, или ваши приоритеты к этому времени уже изменились.

Кроме того, имейте в виду, что как бы ни менялась ваша жизнь, вы должны перестраивать свой план распределения времени в соответствии с этими изменениями. Если в вашей семье рождается ребенок, вы должны внести в свои планы время для ухода за малышом, оставив, тем не менее, время для себя и для своих отношений с другими близкими людьми. Продвижение по службе потребует модернизации вашего расписания; может быть, вам придется больше общаться с посетителями и поэтому зарезервировать больше времени для помех извне, или вам чаще придется принимать участие в различных совещаниях, чем раньше. Если вы вступили в брак, решили снова пойти учиться или у вас просто появились новые интересы, которым вы хотите посвятить свое время, – вам потребуется встроить эти новые дела в свое расписание, скорректировать время, отведенное для других видов задач, или изменить привычное время их выполнения.