Софья Тимофеева - Детский клуб. Совершенствуем систему управления
Если покупается готовый детский клуб с арендованным помещением, то при встрече с собственником помещения надо выяснить, будет ли он заключать новое арендное соглашение, не намерен ли он в будущем разрывать договор аренды или увеличивать арендную плату.
В целом покупка готового детского клуба – это неплохой вариант, если все риски будут учтены и снижены до минимума тщательной предварительной проверкой.
Теперь рассмотрим зоны безопасности работающего детского клуба, которым нужно уделить особое внимание для обеспечения общей безопасности бизнеса.
Во-первых, это безопасность денег на расчетном счете. Руководитель детского клуба должен сам контролировать расчетный счет. Ни в коем случае нельзя, чтобы деньги уходили без подписи директора, поскольку это самый простой способ увода финансов из компании. Как оплачиваются различные счета в детском клубе? Подготовленное бухгалтером платежное поручение подписывает директор, на нем ставится печать, и бухгалтер относит платежку в банк. Снять деньги в этом случае со счета очень просто. Подпись директора можно подделать, печать зачастую есть у бухгалтера. Более надежный вариант оплаты счетов – заключение с обслуживающим банком договора и установка на компьютере системы «Клиент-Банк». Бухгалтер готовит электронное платежное поручение, а право подписи и отправки денег имеет только руководитель детского клуба. Обязательно нужно просматривать каждое платежное поручение. Никогда не подписывайте стопку платежек не глядя!
Деньги со счета можно снять и с помощью чековой книжки. Работать с ней весьма проблематично – заполнять этот документ нужно очень аккуратно, исправлений быть не может, а подпись руководителя должна соответствовать предыдущим. И бухгалтер нередко возвращается из банка без денег – банк по каким-то причинам не пропустил подписанный чек и отказал в обналичивании (нечетко стояла печать, съехала подпись и т. д.). На этом основании бухгалтер может попросить подписать сразу несколько чеков, причем часть из них будут пустыми. Делать этого нельзя. Каждый чек подписывается только в заполненном виде.
Во-вторых, это налоговая безопасность. Руководитель должен быть в курсе финансовой жизни клуба. Очень важно контролировать уплату налогов. Так, налог может считаться неуплаченным, если уплата произведена не вовремя или платежные документы содержали ошибки.
В нашем клубе был такой случай. Бухгалтер случайно отправила квартальный налог не на тот счет. Хорошо, что это выяснилось достаточно быстро, но пеня была немалой. Поэтому нужно предусмотреть ответственность бухгалтера за сделанные им ошибки.
Бухгалтер должен своевременно представлять вам информацию о начисленных налогах. Суммы квартальных налогов могут быть большими, и вам нужно иметь эти средства на счете. Кроме того, один раз в год необходимо проводить сверку с налоговой инспекцией и внебюджетными фондами по обязательствам перед бюджетом. Также подобные сверки делаются при смене бухгалтера.
Есть и другой аспект налоговой безопасности. Дело в том, что большинство детских клубов пользуется упрощенной системой налогообложения, а именно вариантом «доходы минус расходы». Это не самый лучший способ расчета налогов, поскольку в расходной части очень легко ошибиться даже опытному бухгалтеру. Например, вы записали траты на купленные в клуб конфеты в статью расходов, а этого делать было нельзя. То есть вы незаконно увеличили расход, а значит, уменьшили налогооблагаемую базу и заплатили меньше налогов государству, чем требовалось. Штрафы при проверке неминуемы. Бухгалтер должен постоянно задумываться о том, что можно списывать в расходы, а что – нельзя. Не ошибиться тут невозможно. Поэтому более безопасным считается вариант, когда в рамках УСН платится налог 6 % с дохода. Вопросов у налогового инспектора будет гораздо меньше.
В-третьих, это договорная безопасность. Здесь угрозу представляет возможное невыполнение договорных обязательств сторонними организациями перед детским клубом и детским клубом перед кем-либо. В книге «Детский клуб: с чего начать, как преуспеть» я уже приводила пример, как нами были уплачены 10 тысяч рублей мифической организации за установку двери. Организация растворилась как туман, не оставив и следа. Нашей ошибкой было то, что мы уплатили деньги по выставленному счету, не подписав договор. Необходимо следить и за счетами, которые детский клуб сам обязан оплатить.
В-четвертых, это кадровая безопасность. Данная проблема имеет как минимум два аспекта. С одной стороны, необходимо обратить внимание на правильность оформления кадровых документов. Сотрудники развивающего центра могут пожаловаться в трудовую инспекцию о несоблюдении их прав, и тогда проверка вашей деятельности неминуема. Документы, касающиеся охраны труда, должны быть в полном порядке с самого начала работы детского клуба. При их отсутствии вашей фирме грозят очень большие штрафы, а также трудовые споры.
С другой стороны, в детском клубе могут иметь место мелкое мошенничество и воровство (хотя, как мне кажется, риски здесь невысоки). В целом для педагогов нехарактерно несоблюдение нравственных норм, но все же личностных факторов исключать нельзя. Я семь лет работала в Санкт-Петербурге начальником отдела в агентстве недвижимости (совмещая эту работу с основной в РГПУ им. А. И. Герцена) и нередко наблюдала случаи мошенничества и воровства. То агенты поставят печать на бланке и примут аванс за квартиру в собственный карман, то деньги пропадут из сумочки агента, то начальник отдела скроется с большой суммой. Агентство недвижимости преподнесло мне очень хорошие уроки на всю жизнь, особенно когда мы столкнулись с фактом систематического воровства денег фирмы менеджером по рекламе, близким другом генерального директора. После агентства недвижимости педагогический коллектив детского клуба кажется мне идеальным, но бдительность притуплять нельзя. Обязательно должны быть подписаны положения о коммерческой тайне и договор о полной материальной ответственности, иначе при причинении работниками ущерба вашей компании руководителю будет очень сложно его возместить. Ежегодно и при смене материально ответственных сотрудников необходимо проводить инвентаризацию. Пересчет кубиков, фигурок животных, мягких игрушек и книг – привычное дело в детском клубе. Ваши сотрудники будут видеть, что здесь каждый пластмассовый грибок под учетом. Часть педагогов, не извещая вас, все же может вести развивающие занятия с клиентами у себя на дому. И возможность прихватить пособия из клуба, а не покупать за собственные деньги, очень заманчива. В отличие от крупных материальных средств (столов, стульев и т. д.) мелкие я рекомендовала бы пересчитывать гораздо чаще чем раз в год, например один раз в три месяца.
