Ольга Азарова - Маленькие хитрости большого бизнеса

Что дает управление временем

1. Вы научитесь понимать, что является важным для достижения поставленных целей!

2. Вы достигнете своих целей быстрее. Ваша жизнь наполнится новым смыслом и удовлетворением!

3. Вы добьетесь успеха как в работе, так и в личной жизни!

4. Благодаря грамотному управлению своим временем Вы научитесь избегать стрессовых ситуаций или, попав в них, выходить из стресса с минимальными потерями!

5. Вы будете достигать большего за меньшее время, а сэкономленное время использовать для достижения других целей!

6. Поскольку Вы сами будете хорошо организованы, Вам будет проще и приятнее работать с Вашим начальником и подчиненными!

7. У Вас появится больше простора для творчества, поскольку Вы высвободите для этого достаточно времени!

8. У Вас просто появится больше свободного времени для себя!

ТЕСТ 7. «Насколько эффективно Вы используете свое время?» Дела служебные

Выберите из приведенных ответов один.

                     Всегда     Иногда     Редко

1. Готовите ли Вы каждый день план «Что нужно сделать?». ______ _______

2. Выделяете ли Вы в Ваших планах наиболее важные и срочные дела? ________ ________

3. Выполняете ли Вы Ваши предварительные планы полностью? _______ _______

4. Обновляете ли Вы регулярно Ваши личные и производственные планы? _______ _______

5. Ваше рабочее место всегда убрано и хорошо организовано? _______ _______

6. Вы кладете каждую вещь на свое место? _______ _______

7. Можете ли Вы эффективно работать, если Вас часто прерывают? _______ _______

8. Можете ли Вы без труда найти необходимые бумаги в Вашем архиве? _______ _______

9. Производите ли Вы впечатление человека надежного и уверенного в себе? _______ _________

10. Выделяете ли Вы себе время в течение дня, когда Вы можете позволить себе работать без посторонних помех? _______ _______

11. Умеете ли Вы закончить длинные телефонные разговоры? _______ _______ ______

12. Можете ли Вы предотвратить возникновение проблемы прежде, чем Вам приходится ее решать? _______ _______ ______

13. Используете ли Вы Ваше время наиболее эффективно? _______ _______ _____

14. Устанавливаете ли Вы сроки с некоторым запасом времени для непредвиденных обстоятельств? ____ ______

15. Опаздываете ли Вы на работу, совещания, другие мероприятия? _______ _______

16. Можете ли Вы передавать часть своих обязанностей делегировать) другим? _______ ______

17. Работают ли Ваши подчиненные с энтузиазмом над задачами, которые Вы перед ними поставили? _______ _______

18. Можете ли Вы легко вернуться к своей деятельности после того, как Вас неожиданно прервали? _______ _______

19. Делаете ли Вы каждый день что-то, что приближает Вас к намеченной цели? _______ _______ ______

20. Можете ли Вы расслабиться во время Вашего свободного времени, не думая постоянно о работе? _______ _______

21. Знает ли Ваше окружение, в какое время и где Вас можно отыскать? _______ _______

22. Выполняете ли Вы наиболее важные дела, когда находитесь на пике формы? _______ _______

23. Могут ли другие заменить Вас на рабочем месте в Ваше отсутствие? ______ ______ _______

24. Начинаете ли Вы и заканчиваете проект в строго установленные сроки? _______ _______

25. Работаете ли Вы с бумагами и документами один раз, или Вам нужно потом что-то переделывать и исправлять? _______ _______

ВСЕГО: _______ _______ ______

ТЕСТ 8. «Насколько эффективно Вы используете свое время?» Дела личные

Ответьте на вопросы.

                                       ДА          НЕТ

1. Мне не удается по-настоящему отдохнуть, расслабиться.

2. Я все время пытаюсь выполнять одновременно несколько дел.

3. Иногда я страдаю расстройством сна из-за стресса.

4. Я чувствую, что мое время ежедневно пожирают несущественные мелочи.

5. Очень часто мне приходится находиться в цейтноте.

6. Передо мной постоянно маячит гора незавершенных дел.

7. Я чувствую себя ответственным за все.

8. Честно сказать, у меня никогда нет свободного времени.

9. Одно дело следует за другим.

10. Если случается что-то непредвиденное, весь мой плотный график рушится.

11. Частенько мне приходится извиняться за опоздание.

12. У меня нет времени ни на семью, ни на друзей.

13. Мне трудно начать какое-то новое дело.

14. Планирование для меня не имеет никакого смысла.

15. У меня нет времени ни на здоровье, ни на самообразование.

16. Я не представляю себе, как можно быть безработным.

17. Я страшусь незанятости в старости.

18. У меня всегда работает телевизор.

19. Если я не смогу работать, для меня это будет несчастьем.

20. Не спланированный заранее отпуск мне кажется скучным.

ТЕСТ 9. «Насколько Вы умеете делегировать обязанности?» Дела служебные

                                       ДА          НЕТ

1. Часто ли Вы берете работу домой, чтобы закончить все в срок?

2. Задерживаетесь ли Вы на работе дольше, чем Ваши коллеги и сотрудники?

3. Тратите ли Вы время, чтобы выполнить работу Ваших сотрудников, которую они могут выполнить с таким же успехом?

4. Громоздятся ли на Вашем столе груды писем, бумаг, документов, когда Вы возвращаетесь из командировки?

5. Занимаетесь ли Вы делами, которые Вы выполняли, занимая другую должность или работая в другом подразделении Вашей компании?

6. Часто ли Вас донимают вопросами, не относящимися к Вашим должностным обязанностям?

7. Приходится ли Вам часто заниматься рутинной работой, которую вполне могли бы выполнить другие?

8. Нравится ли Вам быть в курсе всего на свете?

9. Должны ли Вы всегда подгонять себя, чтобы не выйти из графика?

10. Вы чувствуете себя неспособным держаться листа Ваших приоритетов?

2. Время и Вы. Матрица Эйзенхауэра. Тест 10. «Насколько Вы умеете устанавливать приоритеты и делегировать обязанности?»

МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА

ТЕСТ 10. «Насколько Вы умеете устанавливать приоритеты и делегировать обязанности?»

Выпишите из Вашего еженедельника/дневника план одного дня. Что Вы сделали, какие задачи решили, с кем встречались, кто Вам мешал работать, сколько на это ушло времени? Распределите сделанное по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затраченного времени. Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам?

Обработка результатов

Квадрант I – те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные, и так и кричат о себе: «Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!».

Что Вы получили?

Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. Может, Вы просто дотянули все дела до последнего предела? Ведь очень может быть, что дела квадранта II, которые тоже важные, но не срочные, стали срочными, поскольку Вы не успели их выполнить в установленные сроки? У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным дамокловым мечом стресса, вызванного непреходящей кризисной ситуацией. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, подготовить предложения о новом продукте, Ваши друзья, отношениями с которыми Вы так дорожите, забыли, как Вы выглядите. Вы догоняете уходящий поезд, и в один прекрасный момент окажетесь на пустом перроне с разрывом сердца.