Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью
Учитывая все эти покушения на ваше время, как можно принимать верные решения о том, что именно делать и когда? Как придерживаться плана распределения времени, который вы так тщательно составляли?
Пришло время засучить рукава и приступить к третьему этапу, когда вы, вооружившись планом распределения времени и своим органайзером, выйдете в реальный мир и реализуете ваш план в жизни. Теперь вам придется думать, от каких задач отказаться, на каких делах сосредоточиться и как довести их до конца.
В своей первой книге я писала о том, как можно использовать формализованную процедуру организации пространства, чтобы избавиться от хаоса и привести в порядок любое помещение в вашем доме или офисе. В третьей части этой книги я хочу показать вам, как с помощью аналогичной процедуры можно справиться с хаосом и беспорядком в делах, которые вам предстоит сделать.
Процедура обработки и систематизации ваших ежедневных задач состоит из пяти этапов:
• Сортировка возможных задач по категориям.
• “Зачистка” расписания, или удаление задач, которые не представляют для вас важности.
• Назначение определенного времени для тех задач, которые вы решили выполнить.
• “Уплотнение” времени для завершения задач в отведенные для них периоды времени.
• Гармонизация – постоянное совершенствование и обновление вашего расписания, а также его адаптация к изменяющимся обстоятельствам жизни.
Несмотря на то, что в этой книге объяснению каждого из этапов посвящается целая глава, имейте в виду, что на самом деле эта процедура обработки задач представляет собой очень быстрый мыслительный процесс. Изучив технику сортировки, “зачистки” и назначения времени, вы сможете мгновенно обрабатывать список своих дел. Уплотнение времени – это набор приемов, которые вы можете использовать на протяжении всего периода выполнения конкретной задачи, а гармонизация станет неотъемлемой частью вашей жизни.
Для того чтобы успешно применять эту процедуру обработки задач, очень важно всегда иметь под рукой план распределения времени, – повесьте его на стену или носите с собой в бумажнике или в сумке. Он будет служить вам визуальным напоминанием о вашем расписании, о ваших целях и приоритетах и об идеальном балансе между различными видами деятельности в вашей жизни. Процедура обработки задач и план распределения времени вместе будут вести вас сквозь хаос, путаницу и кризисы, с которыми вы будете сталкиваться в процессе планирования и управления своим временем. Итак, приступим.
7
Сортировка задач
Когда огромный список ваших дел взывает к вам, требуя немедленных действий, очень соблазнительно принять этот вызов и тотчас же приступить к его исполнению. Но, чтобы хорошо управлять своим временем, приступая к выполнению своих задач вы должны обработать их, используя приведенную выше процедуру. Начните с сортировки возможных альтернатив. Задайте себе два вопроса в отношении каждого пункта в вашем списке:
1. Соответствует ли эта задача одному из видов деятельности, которые я выбрал и положил в основу плана распределения времени?
2. Сколько времени мне потребуется для выполнения задачи?
На этом этапе вы не должны думать о том, действительно ли вы будете выполнять эту задачу, или когда именно вы будете это делать. Этап сортировки состоит в том, чтобы просто классифицировать и упорядочить задачи, оценив, сколько времени вам потребуется на их выполнение.
Вопрос № 1. Соответствует ли эта задача одному из видов деятельности, которые я выбрал и положил в основу плана распределения времени?
Когда вы сталкиваетесь с очередной задачей, спросите себя: является ли она частью того вида деятельности, который вы запланировали, – например, изучение основ инвестирования или поиск дополнительной работы. Если это так, вы можете рассмотреть возможность ее выполнения. Если нет, вспомните, что вы тщательно выбирали определенные виды деятельности в соответствии с вашими стратегическими целями. Вы подорвете свои же усилия, если возьметесь за дополнительные задачи, которые не являются частью общего плана вашей жизни.
Например, ваш сосед просит вас на добровольной и безвозмездной основе организовать сбор денег на благоустройство местного парка, сквера или дворовой площадки. Если ваша стратегическая цель – участие в общественной жизни своего микрорайона или в местном самоуправлении, и в своем плане распределения времени вы выделили отдельную зону времени для участия в общественных работах и мероприятиях, тогда вы можете обдумать возможность выполнения этой задачи. Помните, в этот момент вы еще не собираетесь планировать выполнение этой задачи. Вы только пропустили ее через первый круг проверок, чтобы понять, заслуживает ли она вообще дальнейшего рассмотрения.
Задача этапа сортировки – определить, относится ли данная конкретная задача к одному из видов деятельности, включенных в ваш план распределения времени, и если относится, то к какому именно. Предположим, по субботам вы выделили определенное время в середине дня, чтобы посвятить его семье. В среду, когда ваш сын спрашивает вас: “Ты можешь взять меня с собой, когда пойдешь за покупками, чтобы купить мне кроссовки для футбола?”, вы знаете, что в плане распределения времени у вас есть особое время, отведенное для этого вида задач. Или, например, ваша подруга Дженни звонит вам и хочет встретиться и пообщаться с вами. Вы знаете, что для встреч с друзьями у вас выделено время по понедельникам вечером, и поэтому спросите ее, какие у нее планы на вечер в следующий понедельник.
Каждый раз, когда вы думаете о том, что хотели бы сделать, или если кто-нибудь обращается к вам с просьбой, проводите в уме эту простую проверку – к какой из выделенных вами в плане зон деятельности относится эта задача? Если она относится к одной из таких зон деятельности, от нее зависит и достижение одной или нескольких ваших стратегических целей.
А сейчас не беспокойтесь о том, будете ли вы приступать к выполнению рассматриваемой вами задачи или нет. Все, что от вас требуется на этой стадии, – оценить, где в вашем плане распределения времени найдется для нее место.
Если задача не относится ни к одному из выбранных вами видов деятельности, она, скорее всего, не служит достижению ни одной из ваших стратегических целей и поэтому не заслуживает того, чтобы браться за ее выполнение. Иногда задача может помочь вам в достижении ваших целей, но не относится к выбранным вами видам деятельности. Предположим, что брокер, управляющий вашим инвестиционным портфелем акций, посоветовал вам принять участие в семинаре по фондовому рынку, чтобы научиться играть на фондовой бирже. Вы поставили себе цель добиться финансового благополучия, и самостоятельные операции на фондовом рынке могут помочь вам в достижении этой цели, но в текущем году в области финансов в качестве конкретных видов деятельности вы выбрали мероприятия по возврату долгов, финансовое планирование и сокращение расходов, чтобы оставаться в рамках бюджета. По крайней мере, в этот период в вашем плане распределения времени нет места для обучения игре на бирже и для постоянного наблюдения за рынком акций, поэтому откажитесь от этой возможности. Затем, например, кто-то предлагает вам хорошо оплачиваемую работу в свободное от основной работы время. Поскольку один из видов вашей деятельности в текущем году – возврат долгов, а дополнительный заработок поможет вам в этом, вы решаете рассмотреть возможность выполнения этой задачи. Теперь вам нужно определить, сколько времени для этого потребуется.
