Итан Расиел - Метод McKinsey. Использование техник ведущих стратегических консультантов для решения личных и деловых задач
Система внутренних коммуникаций
О внутренних коммуникациях в McKinsey
Успех коллективных усилий зависит от того, насколько свободно информация движется сверху вниз и снизу вверх. Система внутренних коммуникаций в McKinsey устроена так же, как в любой другой современной компании: это голосовая и электронная почта, коллективная электронная рассылка, заседания, разговоры за чашкой кофе и т. д. В плане средств внутренних коммуникаций Фирма не может предложить ничего нового. Однако что касается управления этими внутренними коммуникациями, консультанты McKinsey наработали целый ряд эффективных методов, применение которых принесет пользу и вам.
Организуйте свободную циркуляцию информации
Для команды консультантов информация – все равно что бензин для автомобиля: если его подача прекращается, двигатель глохнет.
Я уже упоминал известный управленческий «метод выращивания шампиньонов»: держать в темноте, поливать навозом и смотреть, что вырастет. Большинство практикующих его не подозревают, что этот метод работает в обоих направлениях: начальника тоже можно держать в темноте. Однако в какую бы сторону ни бросать навоз, «метод выращивания шампиньонов» все равно останется неэффективным. Чтобы командная работа приносила пользу, поток информации должен течь беспрепятственно в обоих направлениях.
Регулярно проверяйте, чтобы члены команды были в курсе общей картины происходящего в рамках проекта. Это особенно актуально для крупномасштабных проектов. Если люди в курсе, то им гораздо легче понимать, как работа, которой они в данный момент занимаются, помогает приблизиться к цели, а значит, они знают, что их усилия не напрасны. В противном случае люди страдают от информационного вакуума, они не понимают общий контекст работы и их интерес к делу в конце концов сходит на нет. Забота об информировании подчиненных возвращается к начальнику сторицей. Во-первых, сотрудники бывают осведомлены о событиях, неизвестных руководителю, а во-вторых, налаженный обмен информацией помогает гораздо быстрее выявлять проблемы (а также благоприятные возможности).
Периодически оповещайте начальника о ходе командной работы. Не надо думать, что если вы будете держать босса в темноте, то он станет меньше путаться под ногами. Он как раз будет гораздо спокойнее, зная, что все под контролем. Но если происходит нечто чрезвычайное, то начальник должен в точности представлять, что случилось и как помочь.
Есть две основных разновидности внутренних коммуникаций: обмен сообщениями (голосовая и электронная почта, коллективная рассылка) и проведение совещаний. В следующем разделе вы найдете несколько советов по эффективному обмену сообщениями. Здесь же рассмотрим совещания.
Совещания – это клей, который скрепляет членов команды друг с другом. Совещания создают идеальные условия для перетекания информации во всех направлениях и обеспечивают налаживание социальных связей. Они напоминают присутствующим, что они составляют команду. Бывший менеджер McKinsey Сьюзан Тозини, ныне работающая старшим менеджером Freddie Mac, раскрыла один из секретов успешного совещания – это обязательное присутствие на нем всех членов команды без исключения. Чтобы гарантировать присутствие всех, включите регулярные совещания в рабочий график каждого сотрудника. Если обсуждать пока нечего, то просто отмените совещание (желательно заранее), а члены команды сами решат, на что потратить появившиеся у них лишние 45 минут.
Два других секрета успешного совещания – наличие повестки дня и ведущего. Старайтесь уменьшить число пунктов повестки дня до минимума, необходимого, чтобы каждый член команды был в курсе важнейших событий, вопросов и проблем. Если нечто можно отложить на следующее совещание, то лучше так и сделать. Если совещание ведете вы, то постарайтесь обсудить повестку дня как можно оперативнее. Частые совещания полезны только тогда, когда они не затянуты.
Еще один метод внутренних коммуникаций не относится ни к одной из двух описанных разновидностей – это простые прогулки по офису. По моему опыту, самые продуктивные беседы происходят при случайных встречах в коридоре, возле кофейного аппарата или по пути на обед. Многое можно узнать, просто прогуливаясь и беседуя с проходящими мимо людьми, которым, в свою очередь, наверняка интересно поговорить с вами. Не стоит недооценивать такой метод сбора фактов.
Какой бы способ общения вы ни избрали, главное, чтобы вы общались часто и были открыты для контактов. Тем самым вы повысите эффективность работы команды и укрепите ее дух, а ваш начальник станет гораздо спокойнее на ваш счет. В общем, включите свет и уберите навоз!
Три принципа эффективного обмена сообщениями
Грамотно составленное деловое сообщение имеет три отличительные черты: краткость, завершенность и структурированность. Эти черты должны присутствовать в каждом отправляемом вами сообщении, если вы хотите, чтобы адресат вас понял.
Каждое сообщение коллегам – будь то электронное письмо, голосовое послание, рассылка или стикер с неразборчивыми каракулями – есть презентация в миниатюре, т. е. средство донести информацию до определенной аудитории. Чтобы сообщение выполняло свою функцию эффективно, оно должно иметь все характеристики эффективной презентации. Иными словами, оно должно быть кратким, т. е. содержать только те сведения, которые нужно знать адресату; оно должно быть завершенным, т. е. содержать все сведения, которые нужно знать адресату; оно должно иметь четкую структуру, которая передает эти сведения ясным образом.
1. Краткость. Краткость, а точнее ее отсутствие, гораздо чаще становится проблемой при коммуникации в устной, а не письменной форме. Многие деловые люди умеют кратко писать, но много ли найдется тех, кто владеет искусством составлять краткие сообщения голосовой почты? Если вы хотите быть в числе этих людей, хорошенько думайте, прежде чем говорить (или писать). Привыкните сводить сообщение к трем-четырем пунктам, которые надо знать вашему адресату. При необходимости предварительно конспектируйте эти пункты на бумаге. Некоторые консультанты McKinsey, прежде чем посылать менеджеру или директору проекта голосовое сообщение, набрасывают на бумаге целый сценарий этого сообщения. Наверное, такие действия излишни – простого перечня пунктов обычно бывает достаточно.
2. Завершенность. Перед отправкой убедитесь, что ваше сообщение содержит все сведения, которые должны узнать адресаты. Не надо вынуждать выпытывать у вас подробности. Вместо того, чтобы говорить своему начальнику «Я сейчас занят делами А, Б и В, если будут вопросы – звоните», сообщайте ему не только то, чем занимаетесь, но и какие у вас возникают проблемы и что вы об этих проблемах думаете. Не надо посылать сообщения просто «для галочки» – это напрасная трата вашего времени и времени начальника. Если сообщать пока нечего, ждите, пока не появится информация.
