Вячеслав Кондратьев - Даешь инжиниринг! Методология организации проектного бизнеса

Положения о системе управления проектами – мультипроектное управление.

Структура системы управления проектами – мультипроектный офис, проектный офис.

Типовая проектная документация – реестр проектов, список ресурсов проекта, программа.

Информационные системы управления проектами – автоматизация функций планирования, учета, анализа, хранения документов, коммуникационных сервисов (рис. 11.0.1).

Рис. 11.0.1. Типология систем управления 11.1. Системы мультипроектного управления

Рис. 11.1.1. Компоненты системы мультипроектного управления

Система мультипроектного управления представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов совместного планирования и управления двумя проектами и более (рис. 11.1.1). Цель системы мультипроектного управления – обеспечить эффективное использование временных, человеческих и финансовых ресурсов, выделяемых на проведение изменений в технологии и бизнес-процессах компании путем грамотного планирования, организации и контроля исполнения проектов.

Системы мультипроектного управления (рис. 11.1.2) фокусируются на решении следующих задач:

– выявление проблем в организации проектов;

– рассмотрение инициатив и принятие решений об открытии проектов;

– определение целей проектов;

– рейтингование целей проекта, оценка ресурсоемкости их достижения;

– контроль состояния проектных ресурсов;

– контроль выполнения проектов;

– запуск/остановка и изменение целей проекта;

– финансирование проектов;

– информирование о состоянии системы управления проектами;

– архивирование проектных материалов.

Основными документами, определяющими работу системы управления проектами, являются Положение о системе управления проектами (мультипроектное управление) и Положения об организации отдельных проектов (уставы проектов), а также Положения о работе необходимых целевых подсистем управления проектом.

Примеры распространенных систем мультипроектного управления.

– Системы управления стратегическими инициативами.

– Системы управления инвестиционными проектами.

– Системы управления созданием новых объектов.

Рис. 11.1.2. Архитектура системы управления проектами

Если рассматривать обсуждаемую ситуацию с позиции всего комплекса задач управления, то приходится признать, что и система управления отдельным проектом и система мультипроектного управления не являются, строго говоря, замкнутыми и самодостаточными. Если только речь не идет о SPV, то часть функций управления – инвестиции, финансы, стратегия и др. реализуются за рамками этих систем. Это значит, что необходимо обеспечить интеграцию и гармонизацию системы управления компанией (и составляющих ее подсистем), системы мультипроектного управления и систем управления отдельными проектами (см. рис. 11.1.3)

Рис. 11.1.3. Позиционирование и согласование систем управления в проектно-ориентированной компании

11.2. Организационная структура системы мультипроектного управления

Организационную структуру системы мультипроектного управления образуют:

– кураторы проектов;

– куратор системы управления проектами;

– администратор системы управления проектами;

– организационное совещание по проектам – центр проектов;

– звенья систем управления отдельными проектами;

– руководитель проекта;

– администратор проекта;

Стандарты управления проектом фокусируются напринципах иметодах организации отдельным проектом.

Универсальные стандарты мультипроектного управления пока не написаны…

В практике бизнеса применяется целый ряд целевых организационных образований, создаваемых для управления и реализации проектов.

– Временный целевой коллектив (проектная группа) – команда из сотрудников по совместительству, создаваемая для реализации проекта.

– Проектный офис – организационная единица в составе компании, создаваемая с целью исполнения заданного проекта.

– Мультипроектный офис – организационная единица в составе компании, создаваемая для исполнения мультипроектного управления.

– Центр управления проектами – целевая организационная структура (подразделение, филиал), создаваемая для управления реализацией проектов заданной направленности.

– SPV (Single Purpose Venture) – компания, создаваемая для реализации заданного проекта.

– Проектно-ориентированная компания – компания, создаваемая для реализации проектов заданной направленности.

В практике бизнеса сформировались типовые функции проектно-ориентированных организационных звеньев.

Функции куратора проекта:

– сопровождение проекта;

– поддержка проекта;

Рис. 11.2.1. Структура системы мультипроектного управления

Примерные функции организационных звеньев системы мультипроектного управления показаны на рис. 11.2.1.

Функции куратора системы управления проектами:

– обеспечение соответствия выполняемых проектов стратегии;

– контроль эффективности системы управления проектами;

– развитие системы управления проектами.

Функции организационного совещания по проектам:

– рассмотрение и согласование решений, подготовленных куратором системы управления проекта;

– рейтингование проектов;

– принятие решений о запуске/остановке и изменении целей проекта.

Функции администратора системы управления проектами – центр проектов (мультипроектный офис):

– учет информации о реализации проектов;

– контроль сроков реализации проектов;

– архивирование проектной информации и документации;

– подготовка информации (отчетности) для руководства о функционировании системы мультипроектного управления.

11.3. Документация системы мультипроектного управления

Приведем типовые примеры документов системы мультипроектного управления:

– реестр проектов – централизованное хранилище информации обо всех зарегистрированных в компании проектах (табл. 11.3.1);

– список проектных ресурсов – перечень и общее количество ресурсов каждого типа, которое можно использовать в проектах. Описание этих ресурсов и их текущего состояния (табл. 11.3.2);