Майкл Армстронг - Практика управления человеческими ресурсами
• подключение к Интернету (например, как часть системы поиска персонала с помощью Интернета) или внутренней информационной сети.
Очень полезно делать различие между трансакционным применением (такие процессы ЧР, как ведение документов, рекрутинг и е-обучение) и родственными системами (коммуникация, управление знаниями и укрепление бренда работодателя).
Системы могут быть полностью объединены с системами учета заработной платы либо, что более распространено, они поддерживают прямую связь. Некоторые системы автономны. Может быть одна комплексная программа или отдельное программное обеспечение для таких функций, как управление посещаемостью или оценка работ.
ТЕХНИЧЕСКАЯ ИНФРАСТРУКТУРА
ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ
Эта система предоставляет информацию, необходимую для управления процессами ЧР. Она может быть в виде базы данных работников и системы начисления зарплаты и в дальнейшем расширена за счет таких продуктов, как система рекрутинга, электронного обучения, управления показателями труда и вознаграждением. Она также может представлять собой веб-систему, что облегчает доступ к ней в любое время, на расстоянии или в онлайновом режиме.
ВНУТРЕННИЕ СЕТИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ЧР ИЛИ КОРПОРАЦИИ
Внутренняя сеть (интранет) – это электронная сеть, облегчающая обмен данными и коммуникацию подразделений. Она сообщает информацию о политике ЧР, а также сведения о возможности обучения и преимуществах гибкого режима работы для сотрудников. Она может включать в себя ссылки, помогающие менеджерам и остальным сотрудникам организации непосредственно пользоваться прикладными программами ЧР, вносить изменения или делать запросы.
ПОРТАЛ B2E
Портал B2E представляет собой отдельный экран интранета, который позволяет организации собирать и представлять информацию, делая ее легкодоступной для всех сотрудников.
ПРОВАЙДЕР ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ
Провайдер прикладных программ (ASP – application service provider) берет на себя полностью или по большей части администрирование информационных систем человеческих ресурсов. Мелкие или средние организации могут воспользоваться ASP на основе аутсорсинга, возложив ношу по управлению этой системой на сторонние организации, специализирующиеся в этой области.
ОЦЕНКА ПАРАМЕТРОВ СЕТИ
В исследовании, проведенном Институтом персонала и развития (ИПР) и Институтом исследований занятости (ИИЗ) в 1999 г., было установлено, что организации высоко оценили следующие параметры системы:
• данные о работниках;
• учет заработной платы;
• исчисление оплаты больничных листов и декретных отпусков;
• контроль равенства возможностей;
• создание стандартных писем и договоров;
• регистрация и контроль невыходов на работу;
• данные о ежегодных отпусках;
• запросы;
• регистрация присутствующих;
• регистрация дисциплинарных нарушений.
Параметрами, которые оценили не так высоко, были:
• психометрическое тестирование;
• оценка интеллекта и личностных качеств;
• составление графика смен или дежурств;
• построение структуры организации;
• планирование преемственности;
• моделирование «что, если...»;
• определение навыков, соответствующих должности;
• планирование рабочей силы;
• анализ потребностей в обучении;
• документирование аттестаций;
• моделирование системы оплаты труда.
ЭФФЕКТИВНАЯ СИСТЕМА
В руководстве ИПР по использованию автоматизированных систем управления персоналом (1999) утверждается, что эффективная система будет обладать следующими качествами:
• удовлетворение потребности организации;
• удобство в использовании;
• достаточные возможности составления отчетов;
• гибкость;
• соответствие цены и качества;
• серьезная поддержка со стороны поставщика;
• надежность.
ПРОБЛЕМЫ И СПОСОБЫ ИХ РЕШЕНИЯ
В руководстве ИПР 1999 г. перечислен ряд типичных проблем и предложены способы их решения. Проблемы и решения изложены в табл. 57.1.
Таблица 57.1. Проблемы с компьютерными системами и способы их решения
ВОВЛЕЧЕНИЕ ЛИНЕЙНЫХ МЕНЕДЖЕРОВ
С распространением персональных компьютеров (ПК) и развитием распределенной обработки данных в локальных и глобальных сетях стало возможным использование линейными менеджерами данных, пересылаемых из центра (обычного компьютера, мини-компьютера или системы UNIX). Менеджеры также могут хранить свои данные и работать с цифрами, используя электронные таблицы, например, при рассмотрении альтернативных способов распределения бюджета с целью увеличить фонд заработной платы своих работников. Конечно, все данные будут тщательно защищены, чтобы они поступали только к тем, кто имеет допуск, а некоторые данные могут предоставляться в режиме «только для чтения».
Ясно, что стратегия привлечения линейных менеджеров к пользованию системой целиком зависит от политики организации в отношении передачи им полномочий принимать решения по вопросам управления персоналом. Однако если организация придерживается именно такой политики, то та будет наверняка реализована при условии, что менеджеры имеют доступ к требующейся информации.
РАЗРАБОТКА КОМПЬЮТЕРИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ
При разработке компьютеризированной системы человеческих ресурсов необходимо принять решения относительно типа и доли оказываемых услуг, оптимальных способах их предоставления и использования системы, принадлежащей нескольким сервисным центрам ЧР. При этом возникают следующие задачи (Кеттли и Рейли, 2003):
• обеспечение учета инвестиций в создание компьютеризированной системы человеческих ресурсов в стратегии компании;
• учет потребностей разнообразной рабочей силы, включая их знакомство с технологией и доступ к ней;
• учет индивидуальных требований заказчика при создании компьютеризированной системы человеческих ресурсов;
• необходимость избежать информационной перегрузки;
• учет влияния компьютеризированной системы человеческих ресурсов на ЧР и показатели труда организации.
Кеттли и Рейли подчеркивают важность недопущения простой компьютеризации существующих процессов. Необходимо «мыслить процессами», т. е. переработать процессы и лишь потом компьютеризировать их. Это может включать в себя серьезную рационализацию уже существующих процессов.
ОБЩИЙ ПОДХОД
Далее перечислены типичные этапы разработки информационной системы в сфере управления ЧР:
