Андрей Парабеллум - Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании

Еженедельные отчеты

Вам необходимо выработать форму, в которой вы будете выстраивать свои еженедельные отчеты и принимать отчетность от своих работников.

Принцип тот же, что и раньше: чем проще – тем лучше. Скорее всего, вам будет достаточно списка дел с описанием их состояния.

Вам необходимо понимать стандарты расстановки приоритетов по своим задачам: что нужно сделать сначала, что потом ит. д.

Внедрение

Еженедельные летучки и еженедельные отчеты. Внедряйте для каждого подчиненного, включая фрилансеров. И через несколько недель вы увидите, насколько сильно изменится ваш бизнес.

Бланки «Еженедельная отчетность»

Если до сегодняшнего дня вы не практиковали еженедельную отчетность с каждым из своих прямых подчиненных – в ближайшем будущем вам предстоит немало работы по внедрению стандартных еженедельных летучек на всех уровнях компании.

М05-01. Еженедельные летучки для ваших прямых подчиненных

1. Для начала составьте общий список текущих задач для каждого из ваших прямых подчиненных.

2. Назначьте время и место еженедельной летучки с каждым из своих прямых подчиненных. Она не должна длиться больше часа (идеальная продолжительность – 20–30 минут). Согласуйте расписание с подчиненными.

3. Во время первой летучки обсудите список задач, их приоритеты и время выполнения. Для каждой задачи, которая должна быть сделана за текущую неделю, обозначьте дедлайн.

4. Добавьте мини-дедлайн (то, что должно быть сделано до следующей летучки) для остальных задач.

5. Получите согласие своего работника по каждому пункту.

6. Узнайте, что не вошло в обсужденный список задач, и при необходимости включите в него дополнительные задачи, проблемы и пожелания.

7. На следующей летучке проконтролируйте статус и выполнение всех намеченных задач.

В случае неадекватного выполнения работником поставленных перед ним задач добавьте в расписание экспресс-проверку статуса их выполнения в середине недели. Если и это не помогает, какое-то время вам придется проверять статус задач каждое утро и каждый вечер.

Если же и при ежедневном контроле задачи будут выполняться слишком медленно, тому может быть три причины.

1. Нежелание работника выполнять задачи в заданном темпе.

2. Неумение работника выполнять задачи в заданном темпе.

3. Физическая невозможность выполнить все задачи в заданном темпе.

В первом случае вам придется уволить этого работника и нанять другого.

Во втором – научить сотрудника работать.

В третьем – подумать о расширении своей компании.

В любом случае, чтобы убедиться в невозможности или нежелании выполнять задачи в заданном темпе, иногда бывает достаточно поработать вместе. То есть физически находиться рядом с работником и помогать ему концентрироваться на одной ключевой задаче.

Во многих случаях этого бывает достаточно, чтобы повысить работоспособность подчиненных в два-три раза.

М05-02. Еженедельные отчеты

1. Каждую летучку можно сопровождать отчетом о проделанной работе в следующей форме:

а) завершенные задачи за неделю;

б) задачи, над которыми работали, но не завершили. Статус. Прогнозы по завершению;

в) новые проблемы, требующие обсуждения и решения;

г) реприоритезация задач.

2. Для каждой задачи необходимо фиксировать ее источник, приоритет, описание, дату приема, шаги, предпринятые для ее решения, и дату окончательного решения.

Примечание по приоритетам:

а) все приоритеты делятся на три группы: кризис (!!!), очень важно (!) и все остальное;

б) из всего списка задач в единицу времени только одна задача может иметь приоритет (!!!);

в) из остальных задач самые важные (!) могут решаться в порядке очередности только при отсутствии критических задач категории (!!!);

г) если в списке присуствует нескольких задач одинакового приоритета, предпочтение отдается той, которая более важна или выгодна для клиента. В случае сомнений по приоритетности задач стоит проконсультироваться с клиентом;

д) при появлении новых задач приоритета (!!!) или (!) необходимо сразу проконсультироваться с клиентом о порядке их выполнения.

М05-03. Внедрение еженедельных летучек во всей компании

1. После того как вы внедрили еженедельные летучки для своих прямых подчиненных, нужно их вводить и для остальных отделов компании. Потребуйте от всех менеджеров создать и внедрить систему еженедельных отчетов и летучек.

2. После внедрения еженедельных летучек в компании при необходимости внедрите такую же систему для ключевых поставщиков и фрилансеров.

3. После этого – для всех клиентов компании.

Модуль № 6. Управление документами

В этом модуле мы рассмотрим порядок совместной работы с документами.

Вам наверняка приходится решать какие-то совместные задачи с сотрудниками, фрилансерами и партнерами. Для этого необходимы шаблоны, документы, чек-листы и т. п.

Отсылать все по e-mail крайне неэффективно.

1. Письма теряются.

2. Если вы добавили или что-то изменили в той или иной процедуре, у каждого сотрудника компании должен быть доступ к последней версии файла.

Документооборот с совместным доступом к документам

Начните с описания сегодняшних процессов работы с документами.

1. Где хранятся электронные версии документов вашей компании: у вас на компьютере? в общем доступе?

2. Как разделяется доступ? Кто имеет доступ на чтение? Кто имеет доступ на чтение и запись? На каком сервисе все хранится? Как вы добавляете туда юзеров? Является ли сервис открытой системой (например, GoogleDocs)?

3. Как ведется учет доступа к документам?

4. Как хранятся прошлые версии документов?

Например, в GoogleDocs это делается автоматически.

5. Как ведется учет выпуска новых версий?

6. Есть ли копии всех текущих ключевых документов в бумажном варианте?

Это крайне важно, так как электронные копии могут теряться, удаляться и т. п.

7. Кто несет ответственность за актуальность бумажных копий?

8. Есть ли копии текущих бумажных документов в электронном виде?

Здесь наоборот: берем все бумажные документы и сканируем их для хранения в электронном виде, потому что бумага имеет свойство портиться.

9. Кто несет ответственность за актуальность электронных копий?

10. Через какое время уничтожаются старые бумажные копии документов? Совпадает ли это с требованием к штрафным формам?

Это первый шаг, который необходимо сделать. Если у вас нет совместного доступа, нужно озаботиться этим вопросом. Я советую использовать GoogleDocs, если у вас нет ничего другого. Посмотрите, почитайте – там все достаточно просто.