Владислав Гагарский - Хватит платить за все! Снижение издержек в компании

С точки зрения сотрудника компании, применительно к организационной структуре он должен знать, что он должен делать и с кем при этом должен взаимодействовать в ходе своей деятельности. Таким образом, структура компании по внутренним взаимодействиям описывает функциональные связи подразделений и сотрудников в ходе выполнения бизнес-процессов компании.

Описанные выше проекции являются, по сути, последовательной детализацией организационной структуры компании. Сведения о каждой из проекций содержатся в следующих документах (разумеется, если таковые имеются в наличии и доступны) (табл. 4.2).

Характеристики системы управления

Что нужно знать о компании и ее системе управления, для того чтобы в дальнейшем выявить проблемы в системе управления и быть способным их устранить?

1. Виды деятельности компании, определяемые по ее продуктам (услугам).

2. Стратегия компании как совокупность ее целей и задач, направленных на достижение целей, и желательно планы по реализации задач (их может и не быть).

3. Характеристики внешнего окружения (поставщики, покупатели, партнеры, темпы роста отрасли).

4. Организационная структура компании (организационнофункциональная модель).

5. Основные бизнес-процессы, проекты, задачи и функции компании.

6. Характеристики персонала компании (возрастная, образовательная, квалификационная структура, динамика изменения численности).

При этом ключевой информацией для анализа является организационно-функциональная модель компании, а вся прочая информация необходима для проверки адекватности этой модели прочим характеристикам организации.

Организационно-функциональная модель компании

Организационно-функциональная модель (ОФМ) компании – это документ, описывающий организационную структуру (с определенной детализацией) и функции, выполняемые подразделениями компании.

Как правило, в ОФМ как документ включают следующие разделы:

• общая информация об организационной структуре (органиграмма и комментарии к ней);

• сферы ответственности высших должностных лиц;

• задачи и функции, выполняемые каждым из подразделений.

Детализация ОФМ производится до уровня подразделений самого нижнего звена. Если есть отдельные сотрудники вне состава подразделений, то они также должны включаться в ОФМ (например, внутренний аудитор).

Приложениями к ОФМ могут быть: штатное расписание компании; перечень функций, переданных на аутсорсинг.

Основные приемы оптимизации организационных структур

Очевидно, что проведение организационных преобразований может благоприятно отразиться на издержках компании (а может и неблагоприятно!). Какими изменениями в системе управления компанией можно сократить ее издержки?

В соответствии с уровнями организационной структуры приемы оптимизации также группируются по ним.

На уровне структуры по капиталу приемы оптимизации сводятся в основном к широко известным способам налоговой оптимизации и защиты бизнеса:

• применение различного рода оффшорных схем;

• разбиение компании на несколько юридических лиц с целью получения статуса малого предприятия, что дает налоговые льготы;

• применение трансфертных цен в расчетах между компаниями группы;

• и еще десятки различных приемов и хитростей.

Мы не будем заострять внимание на этих приемах, поскольку они, во-первых, достаточно подробно рассмотрены в соответствующей литературе, а во-вторых, могут оказаться довольно рискованными. Никто не горит желанием шить варежки где-нибудь под Читой?

На уровне структуры по управлению приемы оптимизации следующие:

1) устранение явных ошибок в организационной структуре: дублирование функций в различных подразделениях, несоблюдение нормы управляемости, наличие несвойственных функций в функциональных блоках и т. п.;

2) построение так называемого баланса сорсинга организации. Проще говоря, это выстраивание оптимального соотношения между функциями, выполняемыми собственными подразделениями, и работами и услугами, закупаемыми на стороне;

3) централизация либо децентрализация функций управления в каждом из направлений деятельности компании;

4) изменение типа организационной структуры в соответствии с потребностями бизнеса.

На уровне структуры по внутренним взаимодействиям приемы оптимизации тождественны способам оптимизации бизнес-процессов, что рассмотрено в соответствующей главе.

Говоря о приемах реорганизации структуры по управлению, хочется подчеркнуть, что эффект от них по большей части сводится к высвобождению неэффективно используемых ресурсов. Причем под ресурсами понимается не только и не столько численность персонала, но в особенности затраты рабочего времени, ранее тратившегося нерационально. И задача управленцев будет состоять в том, чтобы направить высвободившиеся ресурсы в нужное русло.

Особенности применения оптимизирующих приемов

Устранение явных ошибок в организационной структуре. Частая ошибка в организационной структуре – это несоблюдение нормы управляемости. Встречаются структуры, где в прямом подчинении генерального директора находится 1520 человек: заместители, начальники крупных подразделений. И даже отдельные сотрудники. Может ли генеральный (гениальный?) директор непосредственно управлять таким количеством сотрудников? Вряд ли. Либо он будет сильно перегружен, либо его подчиненные будут предоставлены сами себе. В результате будет страдать эффективность управления.

К несоблюдению нормы управления также относятся линейные подразделения с небольшим количеством сотрудников (2–3 человека). В целях оптимизации лучше объединять такие отделы с другими, близкими по профилю деятельности. Но тут надо сначала разобраться, почему возникла такая ситуация. Может быть, из отдела только что уволились несколько сотрудников. Или, наоборот, отдел только создан и в него еще набирают персонал. Либо подразделение является обеспечивающим, и его функции обособлены от всех остальных, при этом в нем не требуется по объективным причинам большее количество сотрудников. Но, в любом случае, на такие ситуации надо обращать внимание.

Бывают также такие крайние ситуации, когда сотрудник с достаточно большим статусом в компании (уровень заместителя генерального директора) не имеет вообще прямых подчиненных. Вообще-то это чепуха. Если он руководитель, то кем он тогда руководит? Подобные оргструктуры я видел своими глазами. Но в такой ситуации тоже не следует рубить сплеча: возможно, что открылось новое направление деятельности и руководитель только начал набор сотрудников в штат. Либо это матричная структура, и руководитель имеет сотрудников в функциональном, а не административном подчинении.