Дэйв Рэмси - Покажите мне деньги! Полное руководство по управлению бизнесом для предпринимателя-лидера
Ненавидите собрания?
Когда ваша организация достигает такого масштаба, что собрания персонала становятся необходимыми, чтобы координировать работу над проектами и налаживать эффективное взаимодействие между структурами и отделами, в скором времени вы начинаете эти собрания ненавидеть. Вспомните: все рабочие вопросы, которые стали поводом для собрания, уже рассмотрены и обговорены, но все продолжают сидеть на своих местах и разговаривать о совершенно посторонних вещах. Если никто не предпринимает попыток продолжить обсуждение, вам, возможно, стоит применить следующую технику – подняться со своего места. Когда собрание окончено, но никто не расходится, просто встаньте с кресла. Это немного нетактично, но ничего страшного. Если этот прием не приведет к нужному эффекту, то направьтесь к двери, и тогда даже самый невоспитанный человек поймет, что нужно уходить, и последует за вами.
Если вы не можете терпеть собрания, потому что думаете, что это пустая трата времени, то стоит изменить свое мнение. Мой приятель Патрик Ленсиони написал прекрасную книгу под названием «Смерть на собрании» (Death by Meeting), в которой он дает несколько замечательных советов. Несколько человек из числа моих лидеров прочитали эту книгу и потребовали изменить некоторые правила ведения собраний в нашей компании. В результате сегодня у нас функционирует лидерский совет, состоящий из 23 сотрудников. В этот совет входят начальники отделов и другие ключевые фигуры нашей компании. Раз в месяц мы собираемся вместе и обсуждаем самые разнообразные вопросы, касающиеся нашей организации и путей ее развития. Люди, состоящие в этом совете, стали буквально братьями и сестрами. Мы «в одной обойме» уже десять лет. Мы поддерживаем товарищеские отношения. Зачастую собрание лидерского совета превращалось в развлечение – мы шутили и смеялись, приятно проводили время в компании друг друга и даже рассказывали старые «фронтовые» истории. Все это очень хорошо и весело, но цель нашего собрания в другом. Как однажды отметил один из исполнительных вице-президентов, заплатите сами себе за час работы в этом кабинете и потом не расстраивайтесь, когда этот час будет потрачен впустую. Поэтому в настоящее время единственное, что мы обсуждаем на лидерском совете, – это те вопросы, которые стоят у нас на повестке дня. Любой сотрудник, входящий в состав совета, имеет право внести любой вопрос в повестку дня как минимум за час до собрания, но мы стараемся всегда строго придерживаться списка подготовленных для обсуждения вопросов. Вчера вечером мы провели собрание лидерского совета, которое продлилось всего лишь 38 минут, поэтому мы все смогли вернуться пораньше домой к своим семьям. Вот что значит работать по плану. Я ничего не имею против того, чтобы собрание длилось столько, сколько нужно, но оно не должно превращаться в вечеринку. Когда это происходит, моя команда лидеров «слетает с катушек».
Когда вы назначаете собрание, не поленитесь подготовиться к нему. Очень часто мы просто заходим в кабинет, начинаем собрание и проводим его экспромтом. Если вы собираетесь вложить ценное время и определенную сумму денег в то, чтобы собрать вместе членов своей команды, то разработайте повестку дня и будьте готовы представить свои идеи в надлежащей форме. Можно даже сказать, что каждое собрание требует отдельной концепции или как минимум четко поставленной цели. Когда будут сформулированы какие-либо решения, поручите дальнейшую работу по данному вопросу одному из сотрудников и назначьте срок, по завершении которого этот вопрос должен быть полностью разрешен. Участие в собраниях, на которых выдвигаются те или иные идеи и предлагаются решения проблем, за которыми не следует никаких реальных действий, очень разочаровывает и демотивирует команду. Поэтому сотрудники начинают ощущать, что собрания – это пустая трата времени, потому что они действительно таковы.
Попробуйте проводить собрания по-разному. Например, в нашей компании есть один вице-президент, который сажает в свой пикап всех людей и отвозит их за город на природу; во время таких поездок они обсуждают рабочие вопросы. Этот вице-президент управляет одним из самых прибыльных отделов моей компании, поэтому я считаю, что в этом подходе есть некая польза. В вестибюле нашей компании есть кафе, в котором, по моим наблюдениям, часто проводятся собрания членов команды. Естественно, когда я забегаю туда, чтобы купить, к примеру, мороженое, то это может нарушить активный творческий процесс и смутить собравшихся людей. Если вы проводите «мозговой штурм», то старайтесь делать это вне офиса для того, чтобы стимулировать приток новых идей. Все вышеупомянутое кажется очевидным, но поскольку я человек привычки, то все равно продолжу проводить собрания в офисе. Если я не изменюсь, то так и не смогу понять, почему мы иной раз не можем найти новых решений. Глупая позиция.
Технологии
Как я уже сказал, мой календарь, который редактируется моим секретарем, хранится в программе Outlook и доступен для ознакомления. Адрес моей электронной почты, контакты и календарь находятся в свободном доступе в сети Интернет, куда вы можете выйти при помощи компьютера или смартфона в любое время суток, находясь при этом в дороге, дома или в офисе. И я никогда не закрываю доступ к этим данным, если, конечно, у меня не появится желание это сделать. Это очень эффективный способ взаимодействия с людьми, даже в тех случаях, когда моя жена планирует пригласить гостей к нам на ужин. Она может посмотреть на шесть месяцев вперед, в какие из предстоящих вечеров мы будем свободны.
При ведении небольшого бизнеса, как правило, возникает два типа технологических ошибок. Первый тип заключается в том, что руководитель не приемлет технических новшеств и не использует современные достижения, позволяющие сэкономить массу времени: электронные календари, электронная почта и очень полезные инструменты для составления бюджета. У меня есть друг, который занимается строительством домов под заказ. Он проводит все операции по оценке, определению бюджета и сроков строительства при помощи своего смартфона. А его офис располагается в багажнике пикапа. Но я знаком еще с одним строителем, чье представление об управлении сметой строительных работ укладывается в небольшом бумажном счете, который он хранит в заднем кармане своих брюк и предоставляет к оплате за каждый проведенный вид работ. Лично я ненавижу обучаться работе с новыми технологиями. Как только я привык к своему интернет-браузеру, разместил все закладки по своим местам и научился ими пользоваться, меня попросили обновить программное обеспечение, и я должен был все начинать сначала. Ох. Но каждый раз, когда я приобретаю новый, более функциональный телефон или новое программное обеспечение, я повышаю производительность своей работы, разумеется, преодолев вначале свое нежелание обучаться чему-то новому. Поэтому советую не терять несколько часов в неделю из-за того, что вы сопротивляетесь внедрению новых технологий. Сегодня я не пользуюсь печатной машинкой или калькулятором с десятью клавишами, но было время, когда эти устройства составляли основу моего бизнеса.
