Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"
Определение рисков проекта при детализации задач
Кроме определения работ в процессе разработки их структурной схемы, также можно выявить различные неопределенности, способные вызвать затруднения при выполнении проекта. Информация по множеству факторов, которые следует принять во внимание, продумывая работы проекта, не всегда бывает полной и достоверной. От того, насколько эффективно удастся выявить и учесть эти неопределенности, во многом зависит успех проекта.
Неизвестную информацию можно разделить па две категории.
• Частично неизвестная — информация, неизвестная вам, но которой располагает кто-то другой.
• Полностью неизвестная — информация, которая неизвестна ни вам, ни кому-то другому, поскольку в данное время ее еще не существует.
В первом случае вам просто нужно найти человека, который владеет информацией. Во втором — составить план с учетом непредвиденных обстоятельств либо попытаться оценить значение этой информации и снизить ее влияние на ход работ.
Рассмотрим часть структурной схемы работ на рис. 3.2, а именно: проведение опроса по почте выбранной группы клиентов. Первое задание называется "Определение выборки для опроса". В начале планирования проекта вы не знаете, существует ли файл со списком клиентов. Если таковой имеется, то эта задача займет одну неделю, а если нет, то растянется на четыре.
Это частично неизвестная информация. Она неизвестна вам, но ее знают в отделе сбыта, куда можно позвонить.
Разработка структурной схемы работ поможет вам определить ситуации, в которых что-либо может помешать выполнению вашего проекта. (О том, как справиться с такими ситуациями, рассказывается в главе 14, посвященной рискам проекта.)
Описание конкретных работ по проекту
После декомпозиции всех задач проекта до нижнего уровня работ следует дать по этим работам всю важную информацию. Для больших проектов эта информация составит так называемый словарь-справочник структурной схемы работ. Каждая конкретная работа описывается так.
• Детальное описание работы — последовательное описание процесса и операций, которые подлежат выполнению.
• Исходные — предназначенные для этой работы продукты, полученные в результате выполнения других работ.
• Результаты — конечный продукт данной работы.
• Роли и обязанности — исполнители и способ их взаимодействия в процессе выполнения работы.
• Продолжительность работы — установленный календарный срок выполнения данной работы.
• Требуемые ресурсы — труд исполнителей, фонды, оборудование, оснащение, сырье, информация и прочее, необходимое для выполнения данной работы.
Иногда в этот список включают:
• предшествующие работы — работы, которые должны быть завершены перед данной;
• последующие работы — работы, которые можно выполнять только по завершении данной.
К правильному решению ведут разные пути
Есть смысл начинать с разработки сразу нескольких вариантов, чтобы иметь возможность оценить проект с разных точек зрения и снизить вероятность что-либо упустить.
Рассмотрим в качестве примера проект по созданию общественного Центра по реабилитации лиц с алкогольной и наркотической зависимостью. На рис. 3.7 и 3.8 показаны два варианта структурной схемы работ этого проекта.
Представленная на рис. 3.7 структурная схема работ составлена по организационному принципу.
• Персонал
• Помещение (здание Центра)
• Контингент (люди, которые будут жить в Центре и пользоваться услугами)
• Работа с общественностью
На схеме рис. 3.8 основные задачи выделены по функциональному признаку.
• Планирование
• Наем
• Закупка
• Обучение
Однако виды работ более низкого уровня совпадают в обеих схемах.
Определяя виды основных работ по функциональному признаку, вы можете обнаружить, что не учли некоторые виды деятельности:
• работу по найму персонала;
• работу по закупке оборудования для персонала;
• работу с общественностью.
Теперь, после выявления пропущенных работ и внесения уточнений, можно взять в качестве рабочей любую схему.
Рис. 3.7. Первый вариант структурной схемы работ по созданию Центра реабилитации
Рис. 3.8. Второй вариант структурной схемы работ по созданию Центра реабилитации
В дальнейшем пользуйтесь только одним вариантом структурной схемы работ, иначе можете запутаться.
Глава 4
Составление графика работ
В этой главе…
• Разработка и анализ сетевого графика
• Оценка продолжительности работ
• Как действовать в условиях ограниченных сроков
• Формы представления графика работ
Проект всегда имеет установленный срок завершения. Вы можете не знать всего его содержания, но срок его окончания хотите знать наверняка. И, как правило, вашей первой мыслью будет, что вам никогда не уложиться в отведенное время!
Ваши опасения вполне естественны, так как вы не можете сразу оценить, сколько времени понадобится на выполнение проекта, особенно если проект достаточно сложный и содержит множество ответственных работ.
Чтобы получить четкое представление, как выполнять намеченные задачи, сколько времени уйдет на каждую и как уложиться в такие, на первый взгляд, нереальные сроки, вам потребуется системный подход. В этой главе показано, что делает ваши планы выполнимыми и устойчивыми к различным изменениям условий выполнения проектов.
Анализ графика работ
Общее время для выполнения комплекса работ задачи зависит от следующих факторов.
• Продолжительность. Время, которое необходимо для выполнения каждой отдельной работы.
• Последовательность. Порядок выполнения работ.
Предположим, ваш проект содержит десять отдельных работ, на каждую из которых требуется неделя. За какое время вы можете закончить проект? Вопрос не простой. Если выполнять работы одновременно, то хватит одной недели. При необходимости делать их последовательно потребуется не меньше десяти. Проект, в котором последовательной зависимостью связаны только отдельные работы, займет от одной до девяти недель.
