Анжелика Шепелева - Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве
Очень часто кадровые работники становятся жертвой собственной «мягкотелости», безотказности и стремления помочь ближнему. Мы говорим о тех случаях, когда работник просит вас пойти навстречу и выполнить в его интересах то или иное сомнительное действие. Тем самым он практически подталкивает вас к нарушению действующего законодательства. Рассмотрим примеры.
Пример первый.
Работник приносит кадровику две (бывает и более) трудовые книжки и просит заполнить обе. Чаще всего кадровики идут навстречу пожеланиям работников, предоставляя им право самостоятельно разбираться со своими трудовыми книжками и трудовым стажем при уходе на пенсию. Кадровики не проявляют излишней настойчивости из-за боязни возникновения конфликта с работником уже на стадии приема на работу, тем более что такое поведение в случае, например, с работниками зрелого возраста имеет вполне реальное жизненное объяснение. В недалеком прошлом при поступлении на работу по совместительству требовалось разрешение с основного места работы. Получить такое разрешение было не так просто, и работники заводили себе несколько трудовых книжек одновременно.
С точки зрения закона вы должны действовать так: вы должны взять для заполнения одну из имеющихся у вашего сотрудника трудовых книжек, причем по его выбору, другие же погасить. Гашение производится путем перечеркивания страниц буквой «Z». Внизу страницы ставятся должность, подпись и расшифровка подписи специалиста, произведшего гашение, а также печать организации.
Далее вам следует объяснить работнику, что гашение трудовой книжки ни в коем случае не приводит к прерыванию стажа. Ведь если начисления в Пенсионный фонд производились со всех мест работы, но при этом в одной трудовой книжке работника есть разрывы в стаже, перекрываемые записями в другой книжке, практика показывает – при уходе на пенсию Пенсионный фонд учитывает все периоды при условии их правильного оформления.
Идем дальше.
Как уже говорилось ранее, работа по договору гражданско-правового характера не подчиняется трудовому законодательству, не включается в стаж и не влияет на размер будущей пенсии. Поэтому вас могут попросить внести в его трудовую книжку запись о периоде работы по гражданско-правовому договору (договору возмездного оказания услуг, договору подряда).
Такая просьба совершенно незаконна. Это значит, что вносить в трудовую книжку запись о работе на основании гражданско-правового договора не следует, невзирая ни на какие просьбы и аргументы работника. Ведь с соответствующей записью в трудовой книжке работник может пожаловаться в трудовую инспекцию на то, что ему не платили отпускные, не оплачивали больничные листы и т. п. Судебное разбирательство неминуемо в любом случае. Даже если работник не докажет свою правоту, вам придется выплачивать штраф за ненадлежащее ведение документации.
Вариант третий. Новый сотрудник при приеме на работу в организацию по основному месту работы утверждает, что в период трудоустройства потерял трудовую книжку, и очень просит завести ее заново.
Здесь вас может поджидать такая опасность: некоторые работники, которых уволили «по статье», чтобы не портить впечатление на новом месте и скрыть истинные причины увольнения, просто «теряют» свою книжку. Так же могут поступить и инвалиды с нерабочей группой. Кроме того, заведение новой книжки в рассмотренной ситуации является прямым нарушением закона.
Мы можем посоветовать вам следующее: проинформируйте работника, что в соответствии с Правилами «лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы». И именно этот работодатель и выдает работнику дубликат не позднее 15 дней (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках») со дня подачи работником заявления.
Если же вы, наоборот, являетесь представителем той организации, которая была последним местом работы, то ни в коем случае не ограничивайте сроки для обращения за выдачей дубликата трудовой книжки. Некоторые предприятия, например, заявляют, что дубликат выдается работникам только в течение года после увольнения. Это, безусловно, незаконно. В Правилах не оговаривается период обращения по поводу выдачи дубликата, так же как ничего не сказано и о количестве таких обращений. Работник вправе самостоятельно решить, какое место своей работы он считает последним, и может обратиться за выдачей дубликата трудовой книжки даже через несколько лет после увольнения.
Следует обратить внимание, что рассмотренные ситуации не имеют никакого отношения к кадровым военным, уволенным в запас. Им трудовые книжки заполняются при приеме на работу как принятым на работу впервые. Но при этом в разделе «Сведения о работе» на основании военного билета или соответствующей справки отмечается период службы в вооруженных силах (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках»).
В последнее время стала широко распространенной такая ситуация: человек находит себе новое место работы, но боится, что не выдержит испытательный срок, или не уверен, что ему подойдут условия работы. В таком случае он берет больничный и выходит на новое место, рассуждая таким образом: если на новом не получится, то смогу вернуться на старое. При этом получается ситуация, когда на новой работе его оформляют в соответствии с законом, а со старого еще не уволили.
Рассмотрим пример.
На собеседовании с работодателем работник предъявил копию трудовой книжки и сообщил, что в настоящее время увольняется с прежней работы. Ему был назначен день выхода на новое место работы, допустим, 2 декабря 2003 г. В этот день работник пришел, заявив о том, что уволился со старого места по всем правилам закона. С ним заключили трудовой договор. Кадровый специалист оформил приказ о приеме, личную карточку работника, но нужна еще и трудовая книжка… Кадровик просит принести ее для заполнения, но у работника неожиданно возникает просьба «немного подождать» – ремонт, переезд – нет возможности зайти на прежнюю работу. А когда, наконец, он является с трудовой книжкой, там стоит дата увольнения – 27 февраля 2004 г. Кадровик организации, проявивший лояльность к работнику и таким образом нарушивший закон, встает перед неразрешимой проблемой: какую дату приема на работу указывать в данном случае?
Вы можете спросить: «А зачем принимать работника без трудовой книжки?» Так-то это так. А если он – очень ценный специалист с высокой квалификацией, да и руководитель настаивает, куда тут денешься?
