Геннадий Захаренко - Выставка. Техника и технология успеха

Очное и заочное участие в выставке

Предприятие может принять очное или заочное («тройка») участие в выставке.

Очное участие в выставке может проходить как:

– самостоятельное («туз»);

– групповое («семерка»).

Самостоятельное участие в выставке заключается в том, что все расходы и всю полноту ответственности несет сама фирма. Эта форма участия имеет значительное преимущество в свободе действий, самостоятельности в принятии решений – как на своем стенде, так и на выставке в целом.

Групповое участие в выставке состоит в том, что несколько компаний арендуют территорию или совместный стенд. Такое участие имеет ряд преимуществ по сравнению с самостоятельным. Например, стоимость участия может оказаться значительно ниже, возможно, фирма будет освобождена от трудоемких работ и разнообразных организационных мероприятий. Однако имеются и недостатки – например, обычно имеются более «выгодные» места с точки зрения обзора, подхода к образцам, стеллажам и т. п. Групповое участие фирмы в выставке может быть и в таких редких случаях, когда существенную часть расходов берет на себя государство или общественные организации.

Групповые стенды теперь уже редкость в выставочной деятельности, однако для нашей страны это хорошая возможность для небольших и средних фирм выйти на международные выставки.

Для компаний, не принимавших ни разу участия в выставках, можно порекомендовать первый раз принять участие в выставке совместно с кем-нибудь из своих партнеров. Такое решение выгодно не только с экономической точки зрения, но и многих других (обучение персонала, получение навыков взаимодействия с администрацией выставки).

Иногда фирмы в силу различных причин (прежде всего финансовых или отсутствия опыта) не могут принять очное участие в выставке, поэтому они участ вуют заочно. В этом случае стоимость участия фирмы в выставке может оказаться самой низкой из рассмотренных вариантов. Финансовая сторона с точки зрения затрат фирмы на выставку будет самой благоприятной, однако будет отсутствовать полная самостоятельность.

Если финансов недостаточно, то некоторые выгоды от выставки можно получить и не имея на ней своего стенда.

Секрет успеха!

Известно, что одна текстильная компания направила своих сотрудников поработать на выставке. Основной задачей сотрудников компании была раздача приглашений на презентацию. Сама презентация, которую фирма устраивала для заинтересованных лиц, проводилась в тот же день, но не на территории выставки, а в офисе фирмы. Для всех приглашенных, кто решил посетить презентацию, арендовали автобус. Желающих привезли в офис, показали новую продукцию, а затем устроили банкет. Такой прием позволил компании привлечь новых клиентов и укрепить доверие старых. Экономический эффект превзошел все ожидания. Данная презентация обошлась компании в 15 раз дешевле, чем стоило бы непосредственное участие в выставке.

Стенд – зеркало фирмы

Среди специалистов, занимающихся выставочной деятельностью, широко известна справедливая фраза: «Стенд – зеркало фирмы». При хорошей композиции стенда он может во многом отразить все преимущества вашей фирмы. Кроме того, на стенде можно отразить образ мыслей и действий компании. Главное – подойти с системных позиций к отражению на стенде реальной действительности.

Для эффективного привлечения внимания посетителей к стенду прежде всего учитываются место расположения стенда и его тип. Ниже будут приведены методы и приемы, позволяющие эффективно привлекать внимание посетителей к вашему стенду.

Выбор конкретного павильона на выставке и предпочтительного места расположения стенда в этом павильоне производите сразу же после того, как приняли решение об участии в выставке.

Если выставка проводится не первый раз, то предварительно выясните у организаторов выставки:

– какие фирмы уже принимали в ней участие;

– кто из них будет участвовать во второй, в третий и т. д. раз, где размещались стенды этих компаний;

– кто из ваших конкурентов уже принимал участие и где размещались их стенды;

– где предполагают разместить свои стенды ваши конкуренты.

При подаче заявки на участие в выставке поступите следующим образом: если будет возможность, то зарезервируйте несколько наиболее выгодных мест расположения вашего стенда. При подписании договора вы будете уже владеть всей необходимой информацией о желательном месте расположения вашего стенда и оставите только его.

Выставочный стенд является своеобразной визитной карточкой фирмы. Желательно, чтобы он был гармоничным по соотношению своих размеров и выставленных на нем экспонатов.

Стенд должен быть организован для показа товара. Независимо от типа стенда и его размеров он должен иметь три функциональные зоны:

– презентационную площадь;

– место для переговоров;

– подсобные помещения.

Презентационная площадь зависит от целей участия в выставке, от количества и габаритов экспонатов и оборудования, она включает все информационные табло, видео– и аудиоаппаратуру для проведения демонстрационных мероприятий.

Места для переговоров могут представлять собой закрытые кабинеты, просторные помещения или всего лишь стулья или уголки для сидения. Для организации престижных мест для переговоров иногда выделяются очень большие пространства.

Для проведения индивидуальных бесед предусматриваются бар, столики для приема гостей, информационная служба.

Подсобные помещения могут включать:

– гардероб;

– помещение для персонала;

– помещение для сервисной службы;

– склад;

– кухню;

– место для проспектов и сувениров;

– технические подсобные помещения.

При проведении мероприятий, связанных с ориентацией на товар, посетителям, как правило, демонстрируют и поясняют его качественные характеристики и конкурентные преимущества. В этом случае соотношение между презентационной площадью и местом, отведенным для переговоров, должно составлять 60 к 40 %.

При проведении мероприятий, связанных с ориентацией на информацию, желательно следующее соотношение по площадям – 40 % для информационных средств и 60 % для проведения переговоров. Перечислим информационные мероприятия:

– презентации;

– доклады;

– тезисы докладов;

– сообщения;

– мультимедиа;

– видеопросмотры;

– показ диапозитивов и т. п.

Если основная деятельность экспонента – консультации, то приоритетным направлением являются индивидуальные беседы и переговоры. В этом случае каждый посетитель-специалист в основном посещает выставку для проведения переговоров и индивидуальных консультаций. Приоритет в этом случае с точки зрения площадей предоставляется местам для проведения переговоров.