Джулия Моргенстен - Технологии эффективной работы

Возможно, встречи с руководителем стали так редки, что у вас вошло в привычку растягивать их до марафонской дистанции, когда вам удается поймать его на несколько минут. Или вы теперь пишете сверхдлинные отчеты. Такие действия могут восприниматься руководителем как неуважение к его времени. Постарайтесь изменить свой подход. Ограничьте каждый повод контакта одним-двумя пунктами и никогда не занимайте более пятнадцати минут за один раз. Кто знает, может быть, ваш руководитель станет более доступным.

Возвращайтесь к оценке вашего поведения с точки зрения шести отличительных качеств каждый раз, когда у вас с кем-то возникают трудности в общении. Это поможет точно определить, в чем причина проблемы, и позволит без проволочек урегулировать ситуацию. Вы можете попытаться улучшить одно из своих качеств за один раз или работать одновременно над всеми категориями отношений, за которые вы себе поставили низкие оценки. Можно даже предположить, что ваше поведение не на высоте только в некоторых случаях (или с некоторыми людьми). Сыграйте на своих сильных сторонах и постарайтесь стать лучше, стараясь понять, почему люди, с которыми вы работаете, разочарованы вашим поведением. Самоанализ на основе подобного знания поможет вам избавиться от недопонимания и противостояния на рабочем месте.

Знаете ли вы? В докладе секретаря Трудовой комиссии США было отмечено, что 82,5 процента служащих ценят навыки общения с людьми выше, чем концептуальные или технические.

Этот раздел даст вам инструмент для поиска быстрых, прагматичных, умных решений, чтобы улучшить любые рабочие контакты, включая отношения с руководителем, сотрудниками, коллегами и клиентами. Под каждой отличительной чертой есть список причин низкой оценки; обратите внимание, не узнаете ли вы в этих описаниях кое-какие особенности своего поведения или тех людей, с которыми вы работаете. Понимание того, что стоит за поведением, исключает из ситуации неизвестность и гнев и подготавливает вас к решению проблемы. За анализом следуют советы и стратегии, которые помогут вам изменить поведение и улучшить ваши отношения.

1. БУДЬТЕ БОЛЕЕ ДОСТУПНЫМ

Ваша недоступность может выглядеть как безразличие к тому, что делают другие люди и о чем они думают. Если у вас есть проблемы с доступностью, что может быть ее причиной?

• Прагматизм. Иногда недоступность является следствием чистой логистики. Если вы часто бываете в деловых поездках или у вас расписание, отличное от расписания людей, с которыми вы работаете, ваша доступность будет оставаться постоянной проблемой. Вы всегда спешите, никогда не замедляете шаг, чтобы уделить внимание или время вопросам? Имея лимиты времени, вы никогда не сможете быть одинаково доступным для всех людей.

• Стиль работы. Вы слишком сконцентрированы? Под этим я имею в виду, что вы настолько поглощены нюансами и деталями своей работы, что просто не допускаете, чтобы вас прерывали? Вы сидите, опустив голову, посылая молчаливые сигналы, чтобы к вам не приближались, что вас нет, вас нельзя отвлекать? Я по себе знаю, что когда пишу, «проваливаюсь в дыру» на 3–5 часов и допускаю, чтобы меня прерывали только один или два человека, потому что если это происходит чаще, моя творческая активность иссякает. Когда вы возвращаетесь и проверяете, какие в ваше отсутствие принимались решения, у вас неизбежно возникает свое мнение и приходится кое-что припомнить, чтобы вернуть прежний взгляд на детали и нюансы. Людей, с которыми вы работаете, это может разочаровать, потому что им может показаться, что вы не уважаете их время и способности.

• Ненадежность. Дефицит уверенности в себе может привести к недоступности. Вы раболепствуете перед людьми и хитрите, отвечая на звонки и на собраниях, когда чувствуете ненадежность или не готовы противостоять им? Возможно, ваш руководитель или помощник ждут ответов на вопросы о проекте, который вы не закончили, поэтому вы перестаете отвечать на телефонные звонки?

Советы для желающего стать более доступным:

• Установите для себя норму давать ответ через 24 часа. Даже если вы не можете дать полный ответ, предложите людям хотя бы немного информации, которая им необходима, и планируйте продолжить консультации. Дав себе 24-часовой срок, вы продляете момент сотрудничества и в то же время не позволяете себе слишком вмешиваться в дела и чувствовать себя полностью захваченным этой работой.

• Организуйте и придерживайтесь ежедневных встреч или еженедельных собраний с основными членами команды. Выделение специального времени каждый день или неделю для встреч с основными членами команды сохранит вашу связь и успокоит волнения по поводу вашей недоступности. Определяйте пункты повестки дня перед каждым совещанием и не обсуждайте темы, на которые у вас нет ответа. Каждые несколько месяцев собирайтесь на ланчи с людьми, с которыми вы не имеете возможности (может быть, в этом и нет необходимости) встречаться часто.

• Известите людей, каким способом им лучше всего с вами связываться, особенно если вы много времени проводите в деловых поездках или работаете в другом часовом поясе. Стиль вашего общения будет зависеть от стиля работы другого человека. С некоторыми людьми вы можете контактировать с помощью электронной почты, потому что она доступна все 24 часа в сутки, если вы, конечно, не находите более эффективным быстро позвонить по телефону или переговорить с глазу на глаз. Позвольте характеру и важности ваших отношений диктовать вам способ общения.

• Устраивайте «время открытых дверей», выберите часы, когда ваш кабинет будет открыт для посетителей. Если у вас есть помощник, пусть он для этого внесет в ваше расписание 10-15-минутные перерывы в работе.

2. БУДЬТЕ БОЛЕЕ НАДЕЖНЫМ

Некоторые люди, с которыми вы работаете, не обращают внимания на этот недостаток, особенно те, которые сами не всегда держат слово из-за сверхбольшого объема работы и сжатых сроков. Другие не так терпимы. Отсутствие надежности необязательно проистекает из невнимательности, высокомерия или неуважения. Есть несколько причин, по которым самые лучшие намерения могут привести к обратным результатам.

Если вы менее надежны, чем вам хотелось бы, в чем здесь могут быть причины?

• Трудно ответить «нет». Желание всех сделать счастливыми является заблуждением. Обычно оно приводит к обратному результату. Если у вас срабатывает коленный рефлекс на каждую просьбу вашего руководителя, клиентов, коллег или помощников и вы готовы тут же ответить «да», вам не удастся толком никому угодить. На работе, где расписание и репутация других людей, как и ваши собственные, зависят от того, насколько вы хорошо выполняете свои обязанности, достижение хороших результатов гораздо важнее, чем ваши благие намерения.

• Неумение правильно оценивать время. Опоздания на собрания, несвоевременные ответные звонки, неспособность уложиться в сроки могут быть вызваны нереальным представлением о том, сколько нужно времени на то или иное дело. Часто ли вам приходилось браться за задания или вызываться добровольно на какое-то дело, думая больше о качестве каждой задачи (нравится вам это или нет), чем о том, сколько времени займет ее выполнение? А может быть, вы попали в западню самоотречения и привычки выдавать желаемое за действительное, допуская добавочное давление на себя, вынуждающее вас быть проворнее, чем вы есть в действительности. Вы можете страдать от синдрома «сделать-еще-одно-дело», привычно пытаясь сделать еще хоть что-то перед уходом, что всегда занимает гораздо больше времени, чем ожидалось.

• Равновесие сил. Не обращать внимания на сроки завершения работы, начальные моменты и выполнять работу по собственному расписанию может быть вашим собственным способом подтвердить свои возможности, испробовать привилегии своей должности или своего рода протестом против руководства (вашему руководителю нужна скорость, а вам — качество). Не заставляете ли вы людей ждать, потому что считаете, что ваше время более ценно? Или это попытка сохранить самоуважение и достоинство, отказываясь от принудительного следования планам других людей? Если вы делаете только то, что хотите и когда хотите, очень похоже, что вашим поведением управляет самомнение. Ненадежность может быть также результатом отсутствия самодисциплины. Вместо того чтобы готовиться каждый день к работе, не приходите ли вы невыспавшимся и угрюмым? Как вы думаете, это отражается на качестве вашего труда?

• Неуверенность. Когда вам не нравится задача или вы чувствуете, что она очень трудна и запутана, вы можете ждать до последней минуты, чтобы начать работать над ней. Если вам трудно начать работу, не давайте себе много времени на борьбу с этим чувством, потому что тогда будет еще труднее вовремя получить результат, да еще в надлежащем виде.