Джулия Моргенстерн - Технологии эффективной работы

Рабочий стол Марка был постоянно завален морем бумаг. Ему редко удавалось вспомнить, где что лежит. Очень часто он испытывал страх, что позвонит один из торговых представителей, а ему не удастся найти нужной бумаги, чтобы ответить на его вопросы.

Перед собраниями он часами занимался поисками материала, необходимого для повестки дня. Из-за своей неорганизованности Марк терял темп работы, что отражалось на его профессионализме. Он стал неэффективным работником, и его руководители и коллеги смотрели на него с неодобрением. Если он хотел сделать следующий шаг по карьерной лестнице (и он его сделал), ему было необходимо в первую очередь стать более организованным.

Марк продолжал искать время для того, чтобы все исправить, но оно никак не находилось. Телефоны никогда не переставали звонить, собрания надо было проводить, и бесконечные поиски нужных документов тоже были тут как тут.

Каждый час, каждый рабочий день его заваливали информацией, поступавшей миллионами способов, — в виде служебных записок, обычной почты, электронной почты, записей, сделанных вручную, телефонных сообщений, визитных карточек. Для того чтобы воспользоваться шансом и быть конкурентоспособным, мы должны уметь со скоростью света отделять информацию, которая нам нужна, от лишней, ничего не пропустив. Ирония современной работы состоит в том, что объем информации, с которым нам необходимо иметь дело (и скорость, с которой нам придется его обрабатывать), требует от нас исключительной организованности, но этот же самый ритм не оставляет нам времени организоваться.

Цена заваленных бумагами столов, переполненных портфелей и компьютеров огромна. Когда мы позволяем работе накапливаться, нам приходится за это платить часами, потраченными на поиски информации, которую положили не на место, пропущенными идеями и даже плохой репутацией.

Я уверена, что вас не нужно убеждать в преимуществах организованности, возможно, вы сами каждый день сокрушаетесь по поводу ее отсутствия. Но вот чего вы не сознаете, так это того, что добиться организованности и сохранить ее — очень важный навык. Высококвалифицированные работники могут найти то, что им нужно и когда нужно, быстро, четко и спокойно.

Но, как и в случае с моими неорганизованными клиентами, ваше отчаянное стремление к порядку душит ограниченное время, которое вы можете посвятить этому навыку. В какие-то дни я просто счастлива, когда у меня есть возможность пообщаться с моими клиентами три-четыре часа, но потом они вдруг исчезают в одно мгновение из-за необходимости работать. Итак, мне пришлось изобретать способы, чтобы быстро и эффективно улучшить их ситуацию за короткое время.

В этой главе я поделюсь с вами своими методами, чтобы вы также могли найти все, что вам нужно, и когда нужно, оставаясь спокойным, производя благоприятное впечатление на коллег и клиентов и прекрасно чувствуя себя на рабочем месте.

Каждый способ потребует от вас менее четырех часов. Очень быстрое кардинальное изменение по сравнению с двадцатью четырьмя часами, которые требуются для того, чтобы перерыть весь офис. Посвятите так много или так мало времени (сколько вам потребуется), чтобы добиться своих целей.

Нет таких людей, которые неорганизованны во всем, всегда найдется пусть даже один ящик в столе или книжная полка, где у вас порядок. У Марка справочный материал находился в безукоризненном порядке. Он держал его рядом с собой около телефона. Доступность этой информации давала ему возможность быстро решать какие-то проблемы.

Проблемы были связаны с материалами, имеющими отношение к его должности менеджера, — отчетами о расходах, корпоративными формами и методическими записями, большинство из которых приходило на бумаге, и теперь ими был завален весь стол. Умение управляться с бумагами было для него непривычно, поэтому не стоит удивляться, что все они находились в ужасном беспорядке.

Вместо того чтобы ждать, когда появится достаточно времени, чтобы перевернуть ваш офис, давайте сначала обозначим зоны, которые нуждаются или не нуждаются в нашем внимании, и разберемся почему. Разрушая старые привычки, мы имеем возможность заняться одной из зон и относительно быстро ее изменить, а не выискивать время между проектами в вашем расписании.

Во-первых, давайте определимся, что значит быть организованным. Главное — понять, что организованность не определяется наличием или отсутствием беспорядка у вас на столе, а тем, как эти завалы влияют на вашу продуктивность.

Давайте зафиксируем проблему. Вы можете столкнуться с одной из трех нижеописанных проблем (или сразу со всеми).

• Вы не можете отыскать нужные вещи. Это самая большая проблема из всех. Если документы, информация и материалы теряются в вашей системе, ваша эффективность и качество работы становятся ниже. Такое уж время. Вы тратите на поиски пропавших бумаг огромное количество времени (иногда по два часа в день). Вам приходится откладывать работу над очень важными проектами из-за того, что вы боитесь не найти то, что вам необходимо.

• Другие люди не могут найти нужные вещи. Возможно, вы знаете, где что лежит, но больше никто не может понять вашу систему. Как член команды, с которой вы делитесь информацией, вы виноваты, если остальные не могут найти необходимые документы во время вашего отсутствия. Уже были жалобы? Помощник, не понимающий вашу систему, не сможет вам оказать такую же полноценную помощь, какую вы могли бы получить, если бы он разбирался в вашей системе и был ее частью. Нет ничего хуже, чем быть в дороге и отчаянно нуждаться в каком-нибудь документе, но не иметь возможности объяснить кому-то, как его найти. Это впустую убивает ваше время, а иногда и снижает доверие, которое к вам испытывают ваш руководитель и коллеги, что может навредить вашей карьере.

• У меня не осталось места для работы. Неконтролируемое количество материалов в вашем кабинете является причиной, по которой пространство визуально сужается. Один только взгляд на этот беспорядок лишает вас энергии, вы автоматически начинаете думать: «Когда я с этим разберусь?» Принять решение о том, что сохранить, а от чего избавиться, непростое дело, и в горячке рабочего дня многие люди стараются не беспокоиться по этому поводу.

Каждая специфическая проблема нуждается в своем решении.

Ваше рабочее пространство состоит из восьми основных зон. Какие из них действительно создают вам проблемы, и что это за проблемы? Составьте список этих потенциальных проблемных зон, чтобы выяснить, что работает, а что нет, с помощью графика контроля над запасами, как показано ниже. Для каждой зоны определите: состоит ли проблема в том, что вы не можете найти вещи, другие не могут найти вещи или у вас не осталось из-за свалки свободного пространства. Вы можете сделать больше колонок для каждой проблемы. Например, если вы не можете найти вещи, это значит, что и у ваших коллег будут проблемы с определением их местонахождения в вашем кабинете.

Дальше разберитесь, какая зона особенно влияет на вашу продуктивность. Какая зона самая неприятная для вас? Определите, какая зона может иметь самое значительное влияние на эффективность вашего труда по отношению к доходным статьям компании. Хорошо налаженная регистрация документов, чтобы вы могли найти необходимую информацию, в настоящее время где-то затерявшуюся в вашей системе? Или свободная поверхность вашего стола, чтобы вы могли работать и принимать за ним коллег? Если зон, где вы не можете найти необходимые вещи, несколько, принимайтесь за ту, на которую вы тратите больше всего времени, потому что в этом случае вы получите самое большое облегчение и прилив сил.

СОЗДАЙТЕ «ДОРОЖНУЮ КАРТУ» ДЛЯ ВАШИХ КОЛЛЕГ

Если вы сами можете найти необходимые вещи, а другие не могут, я это называю «беспорядок, но организованный». Вы полагаетесь на зрительную память и точно можете запомнить, в какой стопке какие материалы. С вашей особенностью поможет справиться система, работающая на вас. Поэтому вам ничего не надо менять. Дайте своим коллегам, руководителю и помощнику доступ к вашим документам, снабдив их «дорожной картой» к вашей системе хранения материалов.

Есть несколько способов это сделать.

• Сделайте маркировку. Воспользуйтесь листочками бумаги одного цвета и дайте название каждой стопке, ящику, полке и папке в вашем кабинете. Если вы любитель стопок, положите цветной листок бумаги на каждую стопку или прикрепите ярлык к краю полки под каждой стопкой. Напишите на каждом ящике, полке, что там находится, используя общую классификацию (клиенты, маркетинг) или более специфическую (Эплтон, Бретань, поставки, балетные труппы и т. д.).