Джулия Моргенстерн - Технологии эффективной работы

Ждите сюрпризов. Вместо того чтобы беспомощно воздевать к небу руки, овладейте несколькими восстанавливающими приемами. Если вы уступите и будете принимать желаемое за действительное, вы снова и снова будете попадать в одну и ту же западню. Воспользуйтесь следующими советами, методами и стратегиями, чтобы опять вернуться к плану.

Так же как багажник машины, ваш рабочий день — это хранилище, в котором находится определенное количество задач. Когда внутри все аккуратно разложено, вы можете вместить туда еще множество вещей (о чем вы узнали из навыков 3 и 4). Но точно так же, как с багажником машины, чем больше места, тем больше вам требуется уложить.

Если уж вы стали думать о своем рабочем дне как о физическом объекте, который может много вместить, то понятно, что вам надо организовать контроль над его размерами и формой. Вы можете выбрать: сколько времени вы хотите, чтобы ваше вместилище удерживало содержимое? Как долго продолжается ваш рабочий день? Сколько вам хотелось бы, чтобы он продолжался?

Слишком часто мы привыкаем к структуре нашего рабочего дня, автоматически выбираем себе привычную модель, например, десять часов в день. Подсознательно мы верим, что наша ценность измеряется количеством часов, проведенных на работе. Это все равно, что сказать: «Эй! Моя работа не может быть сделана, но я очень усердно работал, поэтому никто мне не может дать нагоняй за невыполненную задачу. В конце концов, я провел здесь десять часов!»

Работать много часов — это самый легкий способ выполнения наших обязанностей. Но хорошая работа зависит не от количества часов, вложенных в нее, а от того, что вы фактически сделали.

Если вы постоянно работаете больше восьми часов, я осмелюсь разрушить вашу привычку переполнять свое хранилище и красть время у самого себя. Раз… и ваш день стал на тридцать минут короче. Если вы обычно покидали офис в семь тридцать, считайте, что теперь ваше время ухода домой — семь часов. Привыкли уходить в шесть часов? Заставьте себя уйти в пять тридцать.

Это может показаться нелепым — рабочий день и так очень насыщенный, зачем делать его еще более напряженным? Потому что он нагоняет на вас страх, вот почему. Подумайте о себе в реально сжатые сроки. Разве вы бездельник? Или болтушка? Абсолютно нет!

Болтовня с коллегами, перекусы, переделка уже сделанной работы и плавание по Интернету — подобные неконтролируемые привычки каждый день отнимают у нас массу времени. Вы колеблетесь? Не устраиваете ли вы длительные бизнес-ланчи, когда таких же результатов можно достичь, просто переговорив по телефону? Или проводите слишком много исследований по совсем простым проблемам? Или позволяете своим сотрудникам оплачивать счета и болтать с друзьями, прерывая рабочий день?

Запишите ваши три главные помехи:

1. _______

2. _______

3. _______

Что сделать, чтобы держать утечку времени под контролем? Во-первых, просто осознайте, что она есть. Когда вы чувствуете, что сползаете к менее продуктивной работе, остановитесь и задайте себе эти три вопроса:

• Почему я это делаю?

• Какая от этого польза?

• В чем заключается риск?

Чем лучше вы узнаете своих вредителей, тем менее вероятно, что вы позволите им себя отвлекать.

Посмотрите на свой список главных виновников потери рабочего времени. Каждый раз, когда вы поймаете себя за одним из этих дел, сделайте пометку рядом с ним в списке и запишите, сколько вы потеряли времени. Большинство исследований доказывают, что не менее часа каждый день тратится неэффективно. Сокращение содержимого вашего хранилища на тридцать минут уменьшит впустую потраченное время.

Встряхнитесь, вернитесь к жизни! Если вы каждый день «разводите огонь под своим хвостом», вам придется прыгать, чтобы справиться с работой.

Мишель подошла ко мне после семинара, на котором я предлагала эту стратегию. Она рассказала мне, что сама стала пользоваться ею, и это изменило ее жизнь. Выполняя большую часть работы, она гордилась, что тратила на это по двенадцать-четырнадцать часов в день, никогда не пользуясь перерывами на ланч или на обед. Она постоянно была на работе, стойкая и преданная. Но в возрасте тридцати трех лет она стала весить 116 килограммов, испытывала острые тревожные состояния, бессонницу и сердцебиение. После того как у нее случился сердечный приступ и пришлось вызывать «скорую помощь», Мишель поклялась, что приведет в порядок свою рабочую жизнь. Она пообещала, что будет уходить с работы ровно в 18:00 и посещать спортивный зал.

Сначала ее пугало, что она может стать малозначительным работником (потеряет ореол надежности), но, к ее удивлению, эффективность, наоборот, возросла. Это было совершенно алогично, но, сократив наполненность своего рабочего дня, она стала делать больше.

Давайте разберемся. Мишель не знала, что существует множество способов попусту тратить время даже у активно работающего человека. Ее возросшая производительность стала приводить к повышению за повышением. Теперь Мишель является руководителем специальных проектов и даже создала свой некоммерческий бизнес, направленный на помощь женщинам в бизнесе. Она до сих пор строго придерживается восьмичасового рабочего дня и умудряется столько сделать за неделю, сколько другие люди делают за месяц. Мишель за восемь лет потеряла 60 килограммов и никогда еще не чувствовала себя более здоровой, активной, никогда ее так не ценили клиенты, коллеги и семья.

Освобождение хранилища — лучший и самый эффективный способ уменьшить объем откладываемой работы. Кроме того, вы можете неожиданно столкнуться с гораздо более серьезными препятствиями — ненавистными привычками, которые так тяжело ликвидировать, и ожиданиями других людей. Это реальные, значительные препятствия на пути к эффективности, заслуживающие того, чтобы отдельно поговорить о каждом из них.

Чрезмерно требовательные к себе люди нуждаются в защите больше других. Принимая все проблемы близко к сердцу, они чувствуют воодушевление от прилива адреналина каждый раз, когда углубляются и начинают вдаваться в детали. Результаты «без слабых мест» позволяют им чувствовать себя в безопасности, потому что они оправдывают свои ожидания, создавая одновременно иммунитет против критики и жалоб по поводу их работы.

Сверхтребовательные к себе люди имеют тенденцию все, что они делают, оценивать по одной из двух степеней — или безупречно, или полная катастрофа, другого не дано. Такой подход деморализует, принижает, вызывает депрессию и лишает воображения.

Отсутствие перспективы заставляет этих людей чувствовать, что их сокрушает вес своих собственных ожиданий. Они буквально сходят с ума из-за того, что не успели проработать эту кипу документов, не ответили на абсолютно каждый телефонный звонок и не ответили «да» на каждую просьбу, обращенную к ним.

Главной помехой Франсины была мертвая хватка ее непомерно высокой требовательности к себе. Руководитель ей много раз говорил, что гораздо важнее доделывать работу до конца, чем делать ее безупречно. Как и во многих других организациях, в их компании проводилось сокращение штата, и пришлось отказаться от определенных проектов, задач и соответственно урезать их стоимость. Приверженность Франсины безупречности и самому высокому качеству всегда была ценной чертой для ее компании. Как можно было от нее ожидать понижения своих стандартов теперь, когда отменен испытательный срок?

На интеллектуальном уровне она знала, что изредка теряет перспективу, пересекая линию то истинного улучшения проекта, то приводя его к обратному результату. Иногда Франсина ловила себя на том, что изо всех сил старается что-то сделать безупречно, понимая, что это совсем не имеет значения, например, составляя внутреннюю служебную записку или отправляя сообщение коллеге по электронной почте.

Требовательность к себе должна иметь место. Вы можете и должны стремиться к совершенству, но применяйте требовательность только там, где это действительно необходимо. В исключительно стрессовой атмосфере на современном рабочем месте каждый чересчур требовательный к себе человек (включая Франсину) нуждается в эволюционной корректировке и развитии того, что я называю выборочной требовательностью, — искусстве решить, какие задачи должны быть выполнены безупречно, а какие достаточно будет сделать хорошо.

Существует экономическая версия, что 20 процентов всего населения зарабатывают 80 процентов всех доходов. Только 20 процентов ваших задач должны быть выполнены абсолютно безупречно — планы для клиентов, продукты на продажу, информация, необходимая для общества, материалы, рассылаемые 20 процентам ваших самых верных клиентов… Поберегите требовательность к себе для задач и проектов, которые очень важны для бизнеса.