Джулия Моргенстерн - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

• Берите в поездку небольшое количество любимых туалетных принадлежностей, оставляя большие бутылки и банки дома, если только ваша поездка будет не слишком долгой.

• Перед тем как взять с собой фен, утюг или пароварку, позвоните в гостиницу и спросите, предлагаются ли там такие удобства.

• Кладите в бумажник только самое необходимое: водительские права, одну кредитную карточку, телефонную карточку, АТМ-карточку[6] и паспорт со всеми вашими текущими номерами счетов. Кроме всего прочего, это еще и безопаснее!

• Составьте список всех вещей, которые нужно взять с собой. Если вы много путешествуете, продумайте несколько версий таких списков для разных типов поездок (одни сутки или три-семь дней, в страну с жарким или холодным климатом и т. д.).

Оценка времени

Ниже приведено среднее время, необходимое для организации мобильного офиса:

1. Сортировка

По сравнению с почти любой другой ситуацией организации пространства, мобильные офисы вынуждают нас быть более избирательными при сортировке и группировании вещей. Ведь в самолете, в поезде или в автомобиле невозможно путешествовать караваном. Ниже приведен список возможных способов сортировки, который может пробудить у вас собственные ассоциации.

Способы сортировки документов

По счетам клиентов.

По хронологии событий в течение поездки.

По географии.

Или документы можно разделить следующим образом:

Работа, связанная с поездкой.

Работа, не связанная с поездкой.

Литература.

Файлы проектов или клиентов.

Работа в самолете.

Работа на встречах.

Способы сортировки литературы

По категории продукции.

По размеру.

В алфавитном порядке.

По типам клиентов.

Способы сортировки одежды

По ситуациям.

По комплектам.

Повседневная, рабочая или спортивная.

Чистая или грязная.

Верхняя одежда, белье или аксессуары.

То, что нужно повесить, сложить или не нужно ни складывать, ни вешать.

Способы сортировки туалетных принадлежностей

По категориям (средства для ухода за зубами, за волосами, для ванны и душа; косметика; парфюмерия).

По размеру и весу.

Самые необходимые (в несессере) или обыкновенные (в чемодане).

Хрупкие или прочные.

Способы сортировки оборудования

По категориям:

Компьютер.

Связь.

Презентации.

Способы сортировки документов, связанных с поездкой

По категориям:

Файлы.

Билеты и путеводители.

Кредитные карточки.

Паспорта.

Деньги.

Способы группировки расходных материалов

По категориям:

Для записей.

Для компьютера.

Приведите в порядок свой домашний офис. Секрет того, как быть организованным человеком в дороге, отчасти основан на том, чтобы домашний офис тоже был организованным. Запланируйте генеральную уборку в домашнем офисе сразу же после того, как закончите с мобильным, чтобы одна система поддерживала другую.

Сначала займитесь тем, что видите. У многих профессиональных путешественников есть внушительные коллекции сумок и чемоданов, доверху забитых вещами, которые они так и не распаковали после предыдущих поездок. Запланируйте разобрать весь этот багаж после разбора основных чемоданов и автомобиля: давно забытый багаж будет проще рассортировать, если у вас уже существует представление о вашей системе организации.

2. «Чистка»

Для профессионалов мобильных офисов она заключается в том, чтобы избавиться от лишних предметов, которые не используются и накопились в автомобиле, портфелях и чемоданах. Кроме того, на этой стадии нужно принять решение о том, чего вы не будете брать в поездки. Ведь вы хотите путешествовать налегке и с комфортом.

• Литература и отчеты по продажам — если они старые, мятые или испачканные.

• Расходные материалы, образцы и презентационные материалы — если вы их так никогда и не использовали.

• Устаревшая литература — если она осталась непрочитанной, как минимум, в течение шести месяцев.

• Документы, оставшиеся с предыдущих встреч, — если вы никогда их не открывали или отложили в сторону сразу после встречи.

• Туалетные принадлежности — если вы некоторое время не пользовались ими, то, возможно, уже не воспользуетесь никогда.

Профессиональные путешественники часто говорят, что работают лучше всего именно в пути, вдали от постоянных помех: телефонных звонков, клиентов и коллег. Выберите на основе собственных привычек, вашего стиля работы и реакции на окружение в путешествии, какую работу вам лучше всего удается делать в пути. Майк М. брал с собой в самолет не слишком важную работу, потому что его постоянно отвлекали стюардессы и объявления. Шерри Дж. совершенно не обращает внимания на эти внешние помехи и берет с собой в самолет самую сложную работу; то, что она находится далеко от телефона, позволяет ей сконцентрироваться, и, планируя сроки сдачи проекта, она учитывает время полета.

Другие идеи для работы в поездке:

• Между пересадками, пока ожидаете у терминала, приведите в порядок портфель (или кошелек). Одна моя клиентка между полетами располагается рядом с большой урной и выбрасывает в нее все использованные блокноты, смятые салфетки, сломанные ручки и прочитанные журналы и отчеты. Когда она добирается до пункта назначения и открывает портфель, тот оказывается в полном порядке.

• Возьмите с собой специальную литературу, чтобы ознакомиться с последними новостями и событиями в вашем бизнесе или отрасти.

• Находясь за рулем, можно совершенствовать многие навыки, слушая аудиозаписи семинаров и учебных курсов, касающихся вашей профессии. Держите под рукой диктофон, чтобы наговаривать свои замечания по время прослушивания таких аудиоматериалов. Затем отправьте эту кассету своему ассистенту для расшифровки, чтобы, вернувшись в офис, вы могли действовать на их основе.

• Возьмите с собой папку или большой конверт с запасными письменными принадлежностями (бумага, карточки для заметок, конверты, марки, открытки) и займитесь старыми письмами и выражениями благодарности в самолете или поезде. Отправьте написанные письма по прибытии.

• Записывайте все свои дела и телефонные сообщения в календарь/органайзер. Берите в поездку тот же календарь/органайзер, который используете дома, чтобы вам не приходилось повторно записывать или переносить информацию.

3. Найти всему свое место

Ценность создания постоянного, подходящего места для всех вещей в сумках или в автомобиле для профессиональных путешественников нельзя недооценивать. Это позволит:

• Намного ускорить сборку и разборку багажа.

• Делать быструю визуальную проверку взятых с собой вещей и мгновенно находить то, что нужно, в любое время в течение поездки.

• Усилить чувство контроля и уверенности в поездке.

• Путешествовать в безопасности. Если в поездке вы суетитесь и выглядите неорганизованным, то легко можете стать объектом преступления. Например, в моем портфеле есть узкий карман, в котором я всегда храню билеты и путеводитель, а паспорт мне удобно хранить в небольшом отделении в бумажнике. Проходя через терминал в аэропорту, я могу легко и быстро достать билет и паспорт, без суеты и волнения.

Чтобы спланировать, какие вещи и где будете хранить, используйте следующие рекомендации. Естественно, окончательное решение нужно принимать на основе своих привычек, ассоциаций, физических потребностей и чувства комфорта.

• Карман пиджака или кошелек — вещи, которые должны быть самыми доступными и находиться в безопасности (например, деньги, паспорт, визитки, ключи, пейджер, путеводитель).

• Портфель — вещи, связанные с работой, которые должны быть под рукой в течение всей поездки (например, ноутбук, документы, календарь, литература, руководства и карты, расходные материалы для записей).

• Дополнительная ручная кладь — связанные с работой или личные вещи, которые не помещаются в портфель и которыми вы не хотите рисковать, сдав их в багаж, потому что он может потеряться или застрять в пути (например, презентационные материалы или торговые предложения, книги, обувь, бутылка с водой, еда, подушка для путешествия, принадлежности на случай непредвиденный обстоятельств, например, зубная щетка, одеколон, сменное нижнее белье или чулки). Однажды один мой клиент направлялся к покупателю с важным перспективным торговым предложением. По пути он остановился, чтобы заправить машину. Опуская шланг, он облил бензином брюки и ботинки. После двадцатиминутной пробежки по морозу в надежде, что бензин выветрится, он вошел в офис клиента, молясь о том, чтобы запах наконец рассеялся. Секретарь с любопытством понюхала воздух и спросила, не чувствует ли он запаха зажигалки. Если бы у него была с собой запасная одежда и обувь в автомобиле!