Джулия Моргенстерн - Технологии эффективной работы

Необходимость делать записи может показаться пустой тратой времени, но этот процесс заставляет вас еще раз продумать, на что вы тратите свое время, поразмышлять и перегруппировать дела, и к тому времени, когда надо будет действовать, вы сможете это делать уверенно и четко. Разрываться на части, не думая о ценности дела для организации, — самый верный путь потерять большое количество времени, занимаясь неправильными вещами. Вы безрассудно истратите гораздо больше времени на исправление ошибок, чем его ушло бы на то, чтобы все записать.

«Да, но… моя компания требует от меня использовать их систему расписаний»

Вы предпочитаете записывать свои дела на бумаге, а от вас требуют, чтобы вы хранили свое расписание в программе Outlook, чтобы коллеги знали, где вы находитесь. Или вы используете высокие технологии, но вас заставляют вывешивать свое расписание на стене. Это довольно сложная ситуация, потому что добавляет вам работы. Не отказывайтесь от системы, которая вас устраивает, но добавьте еще один уровень ввода. Постарайтесь найти самый эффективный способ это сделать.

Решение. Выделите время для ежедневной пересылки данных. Таким образом, вы сможете переносить информацию из вашей системы в систему компании, используя это время на то, чтобы подумать и решить, как лучше использовать ваше время и осуществить планы. Ежедневные десятиминутные переносы информации могут помочь безошибочно выбрать самые важные задачи. Если вам повезло и у вас есть помощник или член команды, который может это сделать за вас, доверьте ему (или ей) стопроцентную ответственность за корректировку данных в системе компании, дав постоянный доступ в вашу персональную систему. Не меняйте человека, который вносит изменения, так как ваши колебания могут стать причиной утери информации.

«Да, но… моя работ требует такого темпа, что мне некогда вести записи»

На некоторых рабочих местах требуется очень быстрый темп, и может показаться, что если вы начнете делать записи, у вас не останется времени на выполнение работы. Это очень похоже на работу «поддерживающего» персонала: ассистентов, брокеров и даже администраторов, чья работа изначально связана с управлением работой остальной команды и которым приходится иметь дело с постоянными кризисами.

Решение. Если каждое ваше дело возникает внезапно (поступила просьба, вы немедленно реагируете и приступаете к выполнению следующей просьбы), у вас нет необходимости что-то записывать. Но если вам поручают проекты, а вы выполняете их позже установленного срока, вам необходима система записей. Если простые записи занимают слишком много времени, создайте в вашем настольном компьютере несколько сборников со специфическими названиями. Можно обозначить их ярлыками «Мероприятия», «Дела» или «В ожидании», обозначающими повседневные дела, и неопределенными ярлыками для каждого сборника единичных дел: «Прочел и вперед», «Назначить встречу», «Подтвердить расходы». Этот способ сэкономит вам массу времени в течение рабочего дня, которое сейчас тратится попусту, когда вы перекапываете кипы бумаг, чтобы посмотреть, что у вас там дальше по плану.

Если все дела записаны в одном месте, вам остается только выбрать самые важные из них. Но принятие решения на этом не заканчивается. Что делать, если вы столкнетесь с несколькими противоречивыми приоритетами? Постоянно меняющиеся направления наших отраслей, заказчиков и рост потребностей заставляют нас соответствовать, развивать способность ориентироваться на ходу.

Что происходит, когда вы спланировали свой день вокруг важных дел, но вдруг возникает кризисная ситуация? Не пришел ключевой сотрудник или позвонил клиент со срочным делом, требующим очень много времени. Вы попали в неожиданный переплет с проектом, и на него ушло гораздо больше времени, чем ожидалось. Конечно, вы не можете предположить, что вам постоянно придется сталкиваться с такими ситуациями, но можете быть уверены, что день за днем, минута за минутой вы будете вынуждены быстро принимать решения. Вы должны быть готовы с уверенностью выбирать самые важные задачи.

Будь это критический период в бизнесе или такой уж выдался день, но наши самые удачные планы постоянно срываются из-за различных проблем, кризисов и случайностей. Что происходит, когда вы сталкиваетесь с несколькими конфликтующими между собой приоритетами? Когда все кажется первостепенным? Что выбрать — работу над бюджетом или встречу с перспективным клиентом? Писать статью или разрабатывать проспект? Посетить профессиональное собрание или продумать содержание для своей веб-страницы? Хотя вам, конечно, хотелось бы нажать кнопку воображаемой машины времени и оказаться на побережье острова Майи, но придется остаться и принимать жесткие решения.

Дин, менеджер книжного магазина, пользовался компьютером. Большую часть своего времени он проводил на первом этаже с посетителями, но как только выдавалась свободная минутка, Дин возвращался к компьютеру, чтобы заняться канцелярской работой. К сожалению, его участок работы представлял собой огромный ящик входящей почты. Все было разделено на две группы — «В ожидании» и «Дела». Первые пятнадцать минут он тратил только на то, чтобы посмотреть, что там есть (избегая каких-то задач, если они пугающе выглядели). К тому времени, когда он, наконец, выбирал себе дело, появлялся посетитель, и Дин вставал из-за стола, не закончив задачу.

В течение тридцати минут мы сортировали дела Дина, определив десять постоянных функций («Специальная инструкция», «Контроль по знаку», «Проверка содержания»), открыли для каждой просторный сборник. Теперь, когда у него выдавался пятнадцатиминутный перерыв, Дин мог идти в свой кабинет и заняться той задачей, которая ему была по настроению в этот момент. В первый раз за все время работы он выбрался из-под завала информации, и производительность его труда значительно выросла.

Чтобы найти выход из трудной ситуации, сначала определите степень важности той, или иной задачи, а затем ответьте на три вопроса, чтобы выяснить, какой задачей необходимо заняться в первую очередь:

1. Сколько времени займет выполнение задачи?

2. Какова рентабельность инвестиций?

3. Что такое предельный срок исполнения?

ВОПРОС 1. СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ ЗАЙМЕТ ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАДАЧИ?

Если задачи равны по степени важности, следует их рассмотреть с точки зрения времени, необходимого на их выполнение, и размера прибыли, которую они принесут. Другими словами, если вы столкнулись с конфликтом первостепенных задач, оцените, сколько времени уйдет на выполнение каждой из них, и выберите ту, от которой будет большая отдача за более короткое время.

Имея предельные сроки, за которые задача должна быть выполнена, было бы глупо, просматривая список дел, не оценивать, сколько времени потребуется на ее исполнение. Но люди редко задаются этим прагматичным вопросом, концентрируясь только на том, что именно они должны сделать (и еще на своем отношении к этому заданию — «мне хочется это делать» или «не хочется это делать»).

С точки зрения управления временем, вам будет легче правильно организовать свой рабочий день, когда вы знаете, сколько времени займет выполнение задачи. Бессмысленно включать в свой график на четверг двадцать важных задач, если реально у вас хватит времени только на три. Гораздо лучше (и даже необходимо) знать лимит вашего рабочего дня, чтобы суметь выбрать три самые важные задачи из двадцати, а решение остальных перенести на другие дни.

Подсчет времени, необходимого на выполнение задачи

• Измерьте время, необходимое на выполнение задачи, три раза, чтобы вывести среднюю величину.

• Расспросите коллег, выполняющих подобные задачи, сколько они тратят на это времени.

• Обсудите проблему в команде. Узнайте, сколько времени займет протоколирование для вашего отдела или компании.

Поинтересуйтесь у самых высокоэффективных работников, сколько времени должно занимать выполнение той или иной задачи. Запишите их ответы. Знание того, сколько необходимо времени, создает фактор осязаемого времени, добавляя объективности. Таким образом, когда у вас есть определенное количество времени на то, чтобы сделать несколько дел, желательно выбрать самые важные задачи. Знание лимитов времени наперед гарантирует выбор самых важных задач.

ВОПРОС 2. КАКОВА РЕНТАБЕЛЬНОСТЬ ИНВЕСТИЦИЙ?

Вам необходимо точно знать, сколько времени занимает выполнение задания, чтобы правильно определить приоритеты с точки зрения окупаемости вложенных сил.