Глеб Архангельский - Работа 2.0: прорыв к свободному времени

– Звонить за деньги на городские и мобильные номера (именно в этом состоит заработок компании Skype), при этом довольно существенно экономя по сравнению с тарифами обычных операторов связи.

– Обмениваться сообщениями в чате, файлами.

– Видеть статус людей из контактного листа: «В сети», «В сети, но просит не беспокоить» и т. п.

– Синхронизировать контакты из Скайпа с контактами Outlook и звонить со Скайпа на телефоны, указанные в контакте Outlook. Правда, к сожалению, в контактах Outlook нет специального поля для скайп-адреса.

Рис. 7. Видеозвонок по Скайпу.

Есть много программ для онлайн-общения, которые в тех или иных аспектах могут быть удобнее Скайпа. Но у него, как и у Microsoft Outlook, есть одно колоссальное преимущество: широчайшее распространение в мире, общеизвестность.

В нашей практике приучения деловых партнеров и клиентов к онлайн-общению оказывается, что примерно у 30 % людей Скайп уже есть и они с удовольствием готовы провести встречу с его помощью. Еще примерно 20 % быстро находят Скайп у жены, подчиненного, коллеги и проводят встречу через него. (Довольно забавно беседовать с владельцем завода, выступающим под ником «Твоя любовь», или с доктором наук, профессором, проректором, именующим себя «Катюха в эмиграции» (дочь находится на студенческой практике за границей). И наконец, примерно 15–20 % слышали о Скайпе и просто устанавливают его с нашей подачи и начинают пользоваться.

Я не знаю никакого другого инструмента онлайн-общения, который у 30 % моих текущих и потенциальных деловых партнеров уже есть, у 20 % есть в ближайшем окружении и еще 15 % слышали о нем и готовы для проведения онлайн-встречи его установить. Эта общепринятость – главное достоинство Скайпа.

Оцените эффективность. В уже упоминавшемся конкурсе на лучшее использование Скайпа, в котором автор был одним из членов жюри, в более чем половине кейсов из практики (а их были сотни, из самых разных стран) упоминалась существенная экономия на телефонных расходах: от 30 до 80 % общих расходов компании на телефонную связь.

Стоит заметить, что у Скайпа есть бесплатная функция в интернете – бизнес-панель, которая позволяет видеть количество звонков корпоративных пользователей Скайпа, кто и куда звонил, сколько это стоило. Это очень удобно не только для контроля затрат на телефонную связь, но и, например, для управления интенсивностью работы отдела продаж, сотрудники которого активно звонят клиентам.

Корпоративные ИТ-службы часто не любят Скайп за то, что он легко и непринужденно пробивается через файерволлы и прочие средства защиты и не позволяет отслеживать содержание пересылаемых по нему сообщений, а его внутренние механизмы работы не раскрываются компанией Skype. Но если ваша корпорация не предъявляет повышенных требований к информационной безопасности[17], эти нюансы работы Скайпа для вас непринципиальны.

Еще один вопрос, который часто задают уже не ИТ-специалисты, а бизнес-люди (владельцы, топ-менеджеры): насколько защищена информация, проходящая через чьи-то каналы, поддерживаемые какой-то неродной нам фирмой Skype? Это вопрос философский, он касается любых онлайн-сервисов, в том числе сервисов видеоконференций, о которых пойдет речь далее. Я глубоко убежден, что:

– вероятность того, что информацию конкурентам из вашей внутренней информационной системы сольет ваш собственный сотрудник, знающий, чем вы занимаетесь и кто ваши конкуренты, гораздо выше, чем вероятность того, что этим озаботится сотрудник любого онлайн-сервиса (у которого таких компаний-клиентов тысячи);

– вероятность того, что конкуренты взломают онлайн-сервис с вашей информацией, безопасность которого поддерживает серьезная профессиональная компания с миллионами пользователей, гораздо ниже, чем вероятность того, что конкуренты взломают вашу корпоративную сеть, которую поддерживает обычный ИТ-департамент.

Трудность с безопасностью онлайн-инструментов чисто психологическая. Кажется, будто то, что «ближе», «внутри», легче контролировать, чем то, что «где-то там, вовне, далеко». Это иллюзия. Скорее наоборот: правильно используя чужую систему, вы можете получить более высокий уровень безопасности, чем выстраивая свою.

Так что вывод прост: пользуйтесь онлайн-инструментами, в том числе Скайпом, не делайте ничего незаконного, слегка подшифровывайте в разговорах то, что составляет вашу коммерческую тайну (используйте, например, кодовые слова; как это делать, можно увидеть в любом фильме или книге про шпионов), и все с вашей информационной безопасностью будет хорошо.

Скайп – отличное решение для общения двух-трех человек. Но из-за отсутствия средств модерации оно становится неудобным, если в общении участвуют более трех-пяти человек. Скайп нужно устанавливать на рабочем месте каждого участника обсуждения (что разрешено не во всех корпоративных сетях), поэтому подключение сторонних участников, если они не работали со Скайпом ранее, иногда бывает затруднительно.

Вот два решения, опробованные мной и моими коллегами в практике компании «Организация Времени» и в практике наших клиентов, которые отчасти снимают эту проблему. Эти решения – Adobe Connect: www.adobe.com/products/ acrobatconnectpro и Webinar.ru: www.webinar.ru.

Adobe Connect[18] – сервер, достаточно недешевый и удобный для использования в практике средней (сто-двести человек управленческого аппарата) и крупной компании.

Хотя у него есть и хостинговые варианты (пока, к сожалению, недостаточно представленные в России), со сравнительно умеренной ежемесячной арендной платой за использование.

Вебинар. ру – интернет-сервис, аналогичный западному Webex.com. Программное обеспечение находится на сервере поставщика услуги; вы как клиент получаете свою учетную запись на этом сервере и возможность проводить определенное тарифным планом количество онлайн-семинаров в месяц.

Функционал очень похож в обоих случаях. Участники собрания могут:

– видеть и слышать других участников (каждый в отдельном небольшом окне), участник с правами администратора может предоставлять кому-то слово и т. п.;

– общаться в чате, что особенно удобно, когда участников несколько десятков. Тогда видео и звуком пользуются только два-три выступающих, а остальные задают им вопросы и общаются между собой через чат;

– выкладывать файлы в общий доступ и скачивать их;

– показывать слайды (презентацию);

– включать режим «Демонстрация рабочего стола», то есть, по сути, демонстрировать другим участникам экран своего компьютера. В практике «Организации Времени» мы активно пользуемся этим при проведении онлайн-семинаров по Outlook и MindManager, когда слайдов недостаточно и нужно показать реальную работу с программным продуктом. Эта возможность также очень хороша для совещаний, когда сотрудник, ответственный за ведение протокола, показывает Outlook на своем рабочем столе и в режиме реального времени записывает принятые решения и поставленные задачи;

– организовывать опросы, голосования.

Рис. 8. Интерфейс Вебинар. ру при проведении онлайн-мастер-класса.

Все эти возможности демонстрируются на одном экране, который делится на несколько небольших участков: например, видеоизображение выступающих, чат, презентация. Размер и сочетание этих частей экрана можно менять.

Преимущество AdobeConnect в серверном варианте – возможность поддерживать достаточно большое количество одновременных мероприятий с сотнями участников, не оглядываясь на тарифы. Недостаток – необходимость выделить отдельный «железный» сервер в компании и обеспечивать техническую поддержку сервера AdobeConnect.

Преимущество сервисных вариантов, таких как Вебинар. ру, – отсутствие необходимости в существенных инвестициях, возможность платить каждый месяц всего несколько тысяч рублей и при этом гибко регулировать тарифный план в зависимости от того, сколько мероприятий вы проводите. Недостатки – более высокая цена одного онлайн-мероприятия, если вы их проводите много[19].

Как правило, начать удобнее с сервисного решения, на нем обкатать все корпоративные онлайн-технологии и уже затем при необходимости покупать для своей компании сервер Adobe Connect, или Microsoft Communication Server (о котором будет сказано далее), или какое-либо другое ИТ-решение для организации онлайн-общения. В целом выбор и настройка технического решения для онлайн-работы – это самая простая часть всего проекта внедрения онлайн-инструментов в компании. Гораздо более сложны для решения управленческие задачи, о которых мы говорили в предыдущих главах.

Оцените эффективность. Пересчитав тарифы поставщиков онлайн-инфраструктуры в такой простой показатель, как стоимость участия в мероприятии одного человека, получим цифру порядка нескольких десятков рублей на участника. Сравните это со стоимостью конференц-пакета на одного участника в бизнесцентрах (это как минимум несколько сотен рублей, чаще – тысяч) или с величиной командировочных расходов и со стоимостью аренды переговорных комнат, если речь идет о внутрикорпоративных мероприятиях.