Дэвид Аллен - Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD

Продуктивность не возникает сама по себе

Чтобы определиться со своей работой и быть максимально продуктивным в ходе ее выполнения, необходимы три вещи. Они не происходят сами по себе. Придется тренироваться и сознательно контролировать себя до тех пор, пока мы не научимся выполнять их автоматически, по привычке.

Итак, нам нужно:

1. Принять решение о том, что́ мы собираемся делать с возникшей проблемой, и понять, какие следующие действия необходимы (что такое «делать»?). Дело не сдвинется с места, пока мы не решим, какого результата ожидаем и каким будет следующий шаг. Масса дел из списка или гора сообщений электронной почты обычно отталкивают, а не привлекают нас до тех пор, пока мы точно не решим, как именно намерены с ними поступить, и не определим свои дальнейшие шаги: позвонить, подготовить ответ, купить гвозди, поговорить с… и так далее.

2. Зафиксировать в письменном виде полученные результаты, а заодно и дальнейшие действия на тот случай, если только мы не планируем предпринять их сразу после обдумывания. Даже решив, что именно нужно сделать по какому-то поводу, и сохранив эту информацию на психической «карте памяти», мы подвергаемся серьезному риску забыть о ней и тем самым создаем предпосылки для неудачи и ненужного стресса. Наш ум полагает, что следует делать все сразу, одновременно.

3. Следить за напоминаниями (и действовать в соответствии с ними, насколько это возможно). Если вы решили, что вашим очередным шагом должна стать отправка сообщения по электронной почте, но напоминания об этом при пользовании Интернетом не увидите, вы рискуете упустить возможность продвинуться вперед. Для сохранения максимальной эффективности всегда нужно видеть напоминания обо всех действиях, которые могут быть выполнены в этот момент.

Эти три правила представляют собой набор основных навыков анализа и обработки информации. Почти все профессионалы, с которыми я встречался, смогли значительно улучшить свою способность по последовательному применению этих трех действий для повышения личной продуктивности.

Час результативных, аккуратных, глубоких, системных и комплексных размышлений может стоить месяца упорной работы. Размышления – это сама суть и наиболее трудная часть бизнеса и жизни в целом. Создатели империй занимались умственной работой час за часом… пока остальные веселились. Если вы не прилагаете сознательных усилий для развития навыков вами же инициированных глубоких размышлений, если вы действуете под влиянием своих чувств и идете по пути наименьшего сопротивления, то уступаете своей лени и больше не контролируете собственную жизнь.

Любое действие – дитя мысли.

Думайте как человек действия, действуйте как думающий человек.

Нас не учили развивать в себе эти навыки. Нашим родителям в повседневной жизни не требовалось критически важного умения анализировать и обрабатывать информацию. Люди просто делали то, что им казалось очевидным – то, что находилось в этот момент перед ними. Теперь мало кто живет в таком мире. Любой из нас, кто сегодня вознамерится поработать над тем, что видит прямо перед собой, питает надежды на мир в стиле ретро, которого больше нет. Такие люди напоминают мне пациентов с диагнозом «высотная болезнь», симптомы которой не проходят с новым подъемом. Мы должны научиться использовать все свои умственные способности, чтобы действительно понять, что именно перед нами и как с этим следует поступить.

Кстати…

– Какая проблема поглощает ваши мысли? Какое следующее действие вы предпримете для ее решения и когда вы это сделаете? Где вы можете разместить напоминание о таком действии? (Сколько времени вам на это потребовалось?)

– Что из окружающего вас мира возникло в вашей жизни недавно и не является ее частью? Какие размышления помогут вам понять, что́ необходимо с этим сделать?

23. Не думайте о своих делах больше, чем нужно

Это следствие из предыдущего принципа. Конечно, нужно размышлять о делах, чтобы знать, как поступить, но опасайтесь при этом переусердствовать. Немного размышлений («Что я хочу? Каким будет мой следующий шаг?») позволяют сфокусироваться и без напряжения контролировать ситуацию. Но большинство людей вообще отказываются думать о некоторых вещах. Почему? Потому что их ум настолько быстр, а воображение так развито, что они, едва взглянув на ситуацию, начинают тревожиться обо всех предстоящих трудностях, вместо того чтобы обдумать способы избежать их. Даже простая мысль об этом способна внушить им тревогу. В результате ситуация психологически порабощает их. Решите, каким должен быть нужный результат и последующее действие, поместите напоминание там, где вы в нужный момент гарантированно его обнаружите, и обещаю: вы тут же услышите, как ваш ум облегченно выдохнет: «Уф, готово… а там посмотрим».

Не отстраняйтесь от незавершенного

На семинарах я часто показываю слушателям все свои проекты (примерно 60 на тот момент, когда я пишу эти строки) и следующие действия по их выполнению (около 150), выводя все примеры на экран. Часто при этом кто-то говорит: «Удивительно, как все эти вещи, которые надо сделать, еще не раздавили вас полностью!» На самом деле он хочет сказать: «Я такого себе не пожелаю!»

Можно ли перестать думать и не вспомнить, что нужно начать?

Вероятно, это объясняется свойственным каждому человеку стремлением к внутренней гармонии, балансу и желанию остаться наедине с собственным миром и с самим собой. Напоминания обо всех незаконченных проектах – всех этих «делах» – кажутся большинству людей нарушением безмятежного состояния типа «Просто Быть». Но это не так. На самом деле мой метод предназначен для более полного воплощения идеи этой гармонии. Главное – не отстраняться от незавершенного.

Конечно, здесь кроется парадокс. Когда вы сознательно фиксируете, отслеживаете, пересматриваете и обновляете обязательства перед другими людьми или самим собой, они в некотором смысле выполняются. И нет осадка, отвлечения внимания, пронзительной тревоги из-за необходимости направлять свою энергию на невидимые и незафиксированные обязательства. Вы смотрите на них при свете дня (в контексте своего осознанного понимания) и говорите: «Я обещал, что сделаю это, – и по-прежнему хочу это сделать, как только смогу, но не сейчас».

Мысль помогает, мотивируя к действию, и мешает, заменяя его.

С годами я поняла одну важную вещь: относиться серьезно к своей работе и к себе – не одно и то же. Первое – обязательно, второе – гибельно.

Усложнение простого – банальная ситуация; сделать сложное простым, потрясающе простым – вот истинное творчество.

У тех, кто думает, что мой список проектов слишком отягощает жизнь, есть множество дел, которые они сознательно игнорируют. Но то, чему сопротивляются эти люди, все равно остается с ними. Я постоянно напоминаю себе, что моя работа и я сам – разные микрокосмы, потому что я отделил ее от себя и наблюдаю за ней как бы со стороны. Думаю, многие до сих пор с трудом понимают эту разницу.

Настоящая встреча один на один с Вселенной, честно говоря, имеет мало общего с ведением списков дел или с продуктивностью. Так же далека она от темы ясного сознания, сбалансированных эмоций и телесной энергии. Даже имея все это, вы не сможете избежать встречи с неуверенностью, стрессами, простудой и дефицитом денежных средств. В любой момент вы можете отбросить все, что обременяет вашу жизнь, и обрести большую власть над своей работой, став свободным и сознательным человеком. Но если вы не хотите возвращаться к незавершенным делам или неэффективно управляете ими, то, вероятно, будете вынуждены столкнуться с более неприятными последствиями, чем хотите или можете себе представить.

Я не учу тому, как быть духовным. Я пытаюсь научить вас тому, как управлять своим фокусом для эффективного использования собственной энергии, чтобы получать ощутимые и полезные результаты.

Кстати…

– Какие чувства вы испытываете к своей работе за неделю до отпуска? Почему?

– Под каким предлогом вы откладываете то, что кажется вашему уму слишком сложным и неразрешимым? Каким могло бы стать ваше следующее физическое действие по «выгрузке» из собственной головы связанных с этим данных?

24. Когда вы понимаете, что делаете, остается только повышать эффективность

Если цели ясны, а стандарты заданы, лучшее, что вы можете предпринять, – это заниматься своим делом и продвигать его с минимально возможными усилиями. Тогда энергия не растрачивается зря, а ваши ресурсы могут быть дополнительно направлены на то, что вы еще хотите иметь или делать.