Николай Додонов - Антитайм-менеджмент

Поле «С приложением» – превосходный уточняющий инструмент. Как правило, мы используем его, когда ищем письмо определенного человека, содержащее вложение. Это очень полезная функция и с недавних пор она дополнена опцией – можно указать приблизительный размер вложения.

Самый последний по частоте применения фильтр – ориентир по дате. Он нужен, когда мы поднимаем старую переписку, о которой почти ничего не помним, кроме того, с кем и когда примерно она была.

Бывает так, что нужное письмо затеряно в цепочке сообщений с другой темой, фраза, которую мы хотим найти, выражена иными словами, чем мы помним, письмо без вложений и других ярких признаков. Остается сузить параметры поиска, включив фильтр по дате. Сразу скажу, что использовать этот параметр приходится крайне редко, может быть пару раз в год. Но уметь им пользоваться все равно стоит.

C техническими моментами мы познакомились. Теперь на очереди правила работы с электронной почтой. Они способны облегчить жизнь, даже если вы проигнорируете все остальные рекомендации в этой книге. Вы можете не работать с таск-менеджером, не использовать технику элементарных действий, не обращаться к сквозному поиску и все равно ощутить значительные сдвиги, если сделаете изменения, опирающиеся на эти правила.

Первое правило работы с электронной почтой

Не начинайте день с электронной почты!

Дайте себе хотя бы час работы с задачами и только потом займитесь письмами.

Второе правило работы с электронной почтой

Работайте с почтой по часам, ограничивайте себя во времени.

Приучитесь работать с почтой не больше 2 часов в день. А лучше 1 час. Еще лучше – как можно меньше. Вы думаете, это невозможно? Тим Феррис тратит на почту 1 час в неделю! Хотя управляет компанией, где работают 200 человек.

Иногда кажется, что на почту не уходит много времени. Обычно это заблуждение, и вот простой пример. Когда я заинтересовался, сколько времени решаю задачи развития, а сколько посвящаю рутине, то сделал аудит. По его итогам выяснилось, что на почту уходило 3 часа! В то время я уже 2 года занимался консалтингом по GTD, вел 3 проекта и считал себя довольно организованным. Аудит времени руководителей и сотрудников в компаниях показывает еще менее вдохновляющие результаты. Поверьте, на почту можно тратить меньше времени!

Третье правило работы с электронной почтой

Держите почту закрытой. Выключите все информеры!

Никаких выскакивающих окошек, открытых окон и уведомлений. Ни на компьютере, ни на смартфоне. Перестаньте постоянно отвлекаться от важной работы на почту!

Мы разучились нормально сосредоточиваться. И как только хоть немного погружаемся в проблему, нам сразу хочется отвлечься, посмотреть новости или проверить почту. Наша психика не терпит интриг и незавершенных дел, а любое уведомление ее создает! Даже если это системное сообщение, все равно хочется его прочитать или скорее удалить.

Отключите уведомления и закройте окно почты. Вы увидите, насколько проще станет работать и насколько улучшится результат такой работы. Не превращайте и без того обширную переписку в чат. Избавьтесь от лишнего общения. 99 % руководителей МОГУТ себе это позволить.

Вы боитесь что-то пропустить? Нечто важное? Вот пустой список. Перечислите хотя бы 5 тем или писем, которые требуют мгновенного ответа.

–

–

–

–

–

Если только вы не сидите на продажах и напрямую не общаетесь с клиентами, список будет пустым или полупустым. Меня «восхищают» руководители, которые буквально живут в электронной почте. Они требуют от сотрудников мгновенных ответов (иногда даже в нерабочее время), а потом жалуются на низкую продуктивность. Невозможно нормально работать, если постоянно отвлекаешься.

Иногда бывает, что мы ждем письмо, на которое нужно быстро ответить. Иногда из-за этого может встать целый процесс. В таких случаях слепо следовать правилам глупо. Лекарство не должно быть горше болезни. Мы будем применять мягкий вариант.

Если ждешь важное письмо – допускается часто открывать электронную почту и просматривать заголовки. Этого письма нет? Другие не читаем. Закрываем программу или окно браузера до следующего раза. Остальную переписку можно обработать в специально выделенное время. Теперь продолжим.

Правило «Нет времени – не трогай»

Это правило стоит особняком. Почта стала такой привычной, что иногда мы превращаем письма в чат. Бывает, не успеешь отправить письмо, приходит ответ: «Получил, посмотрю утром». Смысл таких писем под большим вопросом. Поэтому давайте будем следовать простому правилу: если на работу с письмами нет времени, не нужно их открывать.

Обычно по теме и первым строкам письма (они видны, даже если оно не прочитано) можно судить, сколько внимания оно потребует. Если в запасе только 10 минут, а писем несколько, стоит уделить время тем, обработать которые мы успеем. «Масштабные» письма лучше просто не трогать.

Правило «Тронул – ходи»

Как и предыдущее правило, это повторяет общую логику действий с Накопителями. Если работа с письмом начата, мы не имеем права пометить его непрочитанным. Если открыли, ему одна дорога – через обработку в Архив.

Конечно, точно рассчитать время не всегда возможно и закончить работу над письмом в один присест не всегда удается. В таком случае действуем по обычной схеме – записываем элементарное действие в таск-менеджер, а письмо все равно отправляем в Архив. В нем могут быть ценные сведения, которые потребуются для завершения дела. Их можно скопировать в комментарии к задаче в таск-менеджер.

Постарайтесь определить, как часто вы лично (и ваши сотрудники) должны отвечать на письма. Найдите наибольший интервал времени. Установите его как личный и корпоративный стандарт.

Доведите до сведения контрагентов и клиентов, что теперь вы проверяете почту по часам. Это очень важно. Если так не сделать, вас начнут одолевать бессмысленными звонками.

Настройте автоответчик, который сообщит, что письмо получено, и проинформирует, когда стоит ждать ответа. В его тексте напишите свой номер телефона, чтобы вам могли позвонить, если письмо очень срочное.

Если у вас почта на Gmail

Пожалуйста, выберите все прочитанные письма с помощью специального чекбокса и нажмите «Архивировать»[12], вся почта уйдет в Архив. Если необходимо, повторите эту процедуру несколько раз. Если писем слишком много, выберите «Все письма» в чекбоксе.