Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Если ваше сознание свободно, то оно всегда готово ко всему; оно открыто для всего.

Сила удара в карате определяется скоростью, а не мускульной силой; он подобен сконцентрированному щелчку после взмаха кнута. Поэтому невзрачные на вид люди могут научиться проламывать доски и разбивать кирпичи голыми руками: для этого не нужны мозоли или грубая сила — только способность быстро наносить сконцентрированный удар. Но напряженный мускул медлителен. Поэтому высшие уровни мастерства в боевых искусствах, помимо всего прочего, учат расслабляться и требуют внутреннего равновесия и спокойствия. Самое главное для внутреннего спокойствия — освобождение разума и готовность ко всему.

Все, что заставляет вас реагировать слишком бурно или слишком вяло, может управлять вами, и часто так и происходит.

Неадекватная реакция на электронные сообщения, действия персонала, внедрение проектов, непрочитанные журналы, мысли о том, что следует сделать, просьбы детей или указания начальника приводят к тому, что эффективность результатов не оправдывает ваших ожиданий. Большинство людей уделяют разным вещам больше или меньше внимания, чем они заслуживают, просто потому, что их разум не подобен воде.

Есть одна вещь, которую мы можем сделать, и счастливейшие из нас при этом способны выложиться до предела своих возможностей. Мы можем полностью отдаться работе. Можем находиться здесь и нигде больше. Мы можем… уделить все свое внимание возможности, открывшейся перед нами.

Подумайте, когда вы в последний раз продуктивно работали? Вы, вероятно, чувствовали, что контролируете ситуацию; вас ничто не беспокоило; вы сосредоточились на работе; время будто перестало существовать (никаких «долго еще до обеда?»); и вы чувствовали, что уверенно приближаетесь к существенному результату. Вы хотели бы, чтобы таких моментов было больше?

А если вы сильно отдалились от этого состояния — начинаете чувствовать беспомощность, стресс, не можете сосредоточиться, ощущаете усталость и безысходность — можете ли вы вернуться в продуктивный режим? Именно в этой области книга «Как разобраться с делами» повлияет на вашу жизнь сильнее всего: она покажет вам, как вернуться в состояние, когда «разум подобен воде», а все ваши возможности и способности задействованы по максимуму.

Главная истина, усвоенная мной за двадцать лет практической работы и тренингов, состоит в том, что большинство стрессовых ситуаций, в которых оказываются люди, обусловлены неадекватной реакцией на обязательства, которые они дают или принимают. Даже те, кто сознательно не поддается стрессу, несомненно, почувствуют себя спокойнее, научатся лучше сосредотачиваться и продуктивнее работать, если будут с большей эффективностью контролировать незамкнутые циклы в своей жизни.

Вы, вероятно, заключили гораздо больше компромиссов сами с собой, чем подозреваете, и каждый из них — серьезный или нет — откладывается у вас в подсознании. Они и представляют собой «незавершенности» или «незамкнутые циклы»: я определяю их как нечто, отвлекающее ваше внимание, нечто, что вас не устраивает или, по вашему мнению, находится не на своем месте. К незамкнутым циклам может относиться все что угодно: от самых серьезных проблем вроде «Победить голод во всем мире» до более скромных задач типа «Нанять нового помощника» или самых незначительных незавершенностей: например, «Заменить электрическую точилку для карандашей».

Скорее всего, в конкретный момент у вас больше внутренних проблем, чем вы можете предположить. Попытайтесь подсчитать аспекты, за которые вы ощущаете хотя бы минимальную ответственность: хотите что-то изменить, завершить, осуществить или хоть что-то предпринять в данном направлении. Например, у вас есть задача: как-то реагировать на каждое новое сообщение, приходящее по электронной, голосовой или обычной почте. И естественно, есть многочисленные проекты, которые требуют осуществления и входят в круг ваших обязанностей, а также цели и инструкции, которые следует уточнить, карьера, которую нужно строить, и жизнь в целом, которую необходимо держать в равновесии. Вы взяли на себя определенную внутреннюю ответственность за все аспекты своей жизни и работы, которые представляют незамкнутые циклы какого-либо типа.

Все, что вас не устраивает и, по вашему мнению, находится не на своем месте — это «незамкнутые циклы», отвлекающие ваше внимание.

Чтобы эффективно справляться со всеми этими задачами, вам нужно определить и собрать воедино все, что вас «гложет» по какой-либо причине, а затем — придумать, как решить эти проблемы. Это задание может показаться несложным, но в действительности большинство людей не знают, как решать эти проблемы.

Грамотное решение проблем требует применения ряда базовых приемов и определенного образа действий:

• Во-первых, если что-то занимает ваши мысли, то ваше сознание не свободно. Все, что вы считаете незавершенным по какой-либо причине, следует объединить в четкую систему вне вашего сознания (я называю ее накопительной корзиной), к которой вам придется регулярно возвращаться, чтобы упорядочить ее содержимое.

• Во-вторых, вы должны четко уяснить, в чем состоит задача и решить, что нужно предпринять (если имеет смысл что-то предпринимать), чтобы ее выполнить.

• В-третьих, как только вы определили, какие действия нужно предпринять, вам следует объединить напоминания о них в систему, к которой вы будете регулярно обращаться.

Я предлагаю вам на бумаге описать проект или ситуацию, которая в данный момент больше всего занимает ваше сознание. Что гложет вас сильнее всего, отвлекает вас, вызывает интерес или каким-то образом занимает большую часть вашего осознанного внимания? Это может быть злободневный проект или проблема, то есть дело, которым вы вынуждены заниматься, или ситуация, с которой, по вашему мнению, следует разобраться как можно скорее.

Возможно, вы решили куда-нибудь поехать во время отпуска, и вам нужно принять какие-то срочные решения в этой связи. А может быть, вы только что унаследовали шесть миллионов долларов и не знаете, как распорядиться деньгами. Что угодно.

Поняли? Хорошо. Теперь опишите одним предложением успешный результат, который принесет вам решение этой проблемы или выход из сложившейся ситуации. Иными словами, что должно случиться, чтобы вы могли считать проект осуществленным и могли поставить «галочку»? Ответ может быть прост: например «отдохнуть на Гавайях», «наладить отношения с клиентом X», «разобраться с учебой Сьюзен», «уточнить новую структуру управления функциональными подразделениями компании» или «реализовать новую стратегию капиталовложения». Все ясно? Замечательно.