Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

10. Рассылка приглашений с указанием тем и целей совещания

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

Проведение совещания

11. Начинать точно вовремя

12. Сообщить о стоимости минуты

13. Согласовать правила совместной работы

14. Назначить ответственного за соблюдение регламента и ведение протокола

15. Исключить ненужные паузы и «убийственные» фразы

16. Следить за критическими пунктами в дискуссии

17. Контролировать движение к поставленным целям

18. Повторно называть принятые решения и намеченные меры

19. Подвести итоги

20. Завершить точно в назначенное время (на позитивной ноте, с личным обращением)

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

После совещания

21. Перепроверить ход и результат совещания

22. Составить протокол результатов

23. Размножить и разослать краткий протокол

24. Контролировать выполнение решений

25. Невыполненное перенести на следующее совещание

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

- «Исходящие» телефонные разговоры осуществляйте по возможности «телефонными» блоками (до и после обеда); готовьте свои звонки, сообразуясь с интересами дела и содержанием разговора (телефонный листок-памятка),

- Будьте кратки во время телефонного разговора, оформляйте запись всех важных переговоров по телефону (до — во время — после),

- Кончайте с «документоманией», сокращайте или рационализируйте свою корреспонденцию.

1. Не обрабатывать «рутинную почту».

2. Сортировать, раскладывать по папкам.

3. Прикладывать разъяснительные материалы.

4. Несущественное — в корзину.

5. Помечать важные места в тексте.

6. Снабжать указаниями по обработке.

7. Переправлять по назначению.

8. Обрабатывать сразу после получения.

9. Ни одно письмо не оставлять без обработки.

10. Ящик для почты с тремя отделениями.

1. Немедленный ответ.

2. Письма-копии.

3. «Письма-маятники» (блицответ).

4. Облегчение ответа.

5. Краткие письма.

6. Обработка текста.

7. Индивидуальные письма.

8. Профессиональная диктовка.

9. Самоограничение.

10. Целеориентированность в работе.

- Листки-памятки способствуют концентрации на существенном, разгружают память и экономят время.

1. Выбрать вид деятельности.

2. Разложить процесс на рабочие этапы и фазы.

3. Составить логическую схему.

4. Произвести группировку.

5. Переработать предварительный листок-памятку.

- Различные формуляры, подобные листкам-памяткам, также экономят время.

Проработайте материал главы «Информация и коммуникации» применительно к своим нуждам. Что показалось вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового вы узнали? Что из вашего опыта нашло подтверждение? Что вы хотите проработать основательнее? Что бы вы хотели применить на практике?

Постарайтесь стать автономнее, отгораживаясь от посетителей, телефонных звонков и совещаний, которые крадут ваше время.

Бесконтрольная и чрезмерная коммуникация является ключевой проблемой персонального стиля работы и самым большим «поглотителем времени».

7. Претворение в практику

Все вещи тяжелы до тех пор, пока не полегчают

7.1. Ретроспективный взгляд и план мероприятий

После того как вы в процессе чтения книги познакомились с функциями и возможностями применения самоменеджмента, в настоящей главе вам надлежит оценить и приспособить к своим нуждам знания, приобретенные при чтении, с тем чтобы последовательно применять их на практике.

Наверняка при чтении отдельных мест книги вы подумали: «Это бы я попробовал», например устанавливать приоритеты (АБВ), завести дневник времени, вести планы дня, по-иному использовать телефон и т.д., и, возможно, отметили эти мероприятия в таблицах, завершающих соответствующие главы?!

В данной главе речь идет о том, чтобы свести воедино отдельные запланированные шаги в общую стратегическую концепцию и последовательно претворять ее в повседневной работе. Перелистайте поэтому еще раз отдельные главы и внесите все те предложения, которые вы хотите претворить в жизнь, во всесторонний план мероприятий.

Обратите внимание при этом на следующие вопросы:

1. Что именно вы собираетесь сделать?

2. Кто будет затронут соответствующими мерами ( вы сами, сотрудники, секретарь и т.д.)?

3. Когда вы собираетесь начать?

4. Имеете ли вы в виду определенные сроки исполнения? Насколько обширным получился ваш план мероприятий? Реально ли все это и не слишком ли много хорошего?

Проблема подобных планов часто заключается в том, что в начале принимается слишком обширная программа и эти действительно благие намерения по улучшению работы и изменению привычек с течением времени уходят, как вода в песок.

Договор на использование в начале этой книги должен был дать понять, насколько важно для автора, чтобы именно этот эффект после прочтения был бы минимальным или — в идеальном случае — вообще бы не проявился.