Джерри Вайссман - Блестящая презентация. Как завоевать аудиторию
Другое дело презентации. В презентации публика имеет только линейный доступ к материалам: один слайд за другим, одно предложение за другим, и все это под руководством докладчика. Как только слайд исчезает с экрана, для публики он пропадает навсегда. У нее нет возможности по своему усмотрению заглядывать назад и вперед, чтобы прояснять поток информации.
Равно как и в случае с повествованием, визуальное содержание презентации публике доступно лишь на уровне деревьев. И задача выступающего такая же – подняться над деревьями и показать аудитории весь лес целиком. Конечно, оратор должен направлять умы своей публики, но он может также направлять их взгляд.
Структуры потока, описанные в главе 4, и принцип «Скажите им, что собираетесь сказать» из главы 5 помогут вашим слушателям следовать за потоком, но это исключительно вербальные техники. Графика тоже помогает публике улавливать поток. В ваших силах организовать слайды так, чтобы они отображали взаимосвязи ваших идей. В вашем распоряжении – набор простых визуальных инструментов, которые подчеркивают последовательность и позволяют зрителям прослеживать общую логику вашей презентации.
Прежде чем использовать эти инструменты, важно сделать шаг назад и проверить поток презентации в целом – сделать обзор с высоты птичьего полета. Для этого существует один полезный инструмент, так называемая раскадровка, приведенный на рис. 9.1.
Кино– и телережиссеры делают раскадровку, планируя конечный продукт, будь то минутный рекламный ролик или киноэпопея с многомиллионным бюджетом. Они определяют точку съемки каждого эпизода, а затем представляют, как отдельные сцены будут сочетаться в последовательном ряду кинокадров. Мы предоставляем клиентам программы «Эффективная презентация» специально разработанные бланки для раскадровки. (Скачать копию такого бланка вы можете на нашем сайте www.powerltd.com.) В Microsoft PowerPoint есть подобный инструмент, он называется Сортировщик слайдов (меню Вид ). Оба инструмента дают панорамный вид презентации.
Такой вид позволяет вам окинуть взглядом все слайды целой презентации сразу, отвлечься от деталей и получить более полную картину. Это эффективный инструмент планирования, который помогает вам проверить последовательность своей истории. Обратите также внимание на маленькие прямоугольники под каждым слайдом – здесь вы можете делать пометки, касающиеся вашего повествования, тем самым и далее проясняя поток.
Рис 9 1 Бланк раскадровки, предоставляемый учащимся программы «Эффективная презентация»
На рис. 9.2 показано, что дает панорамный обзор. Вы смотрите на свои слайды, расположенные в бланке раскадровки. Они представлены в группах, отражающих ту структуру потока, которую вы выбрали для своей презентации. В данном примере презентация состоит из четырех частей: введение, раздел «Перспективы», раздел «Средства достижения цели» и заключение. Каждая часть опирается на группу слайдов, и внутри секции каждый слайд должен не нарушать логики и быть на своем месте.
Рис. 9.2. Панорамный вид
Просматривая таким образом всю презентацию, вы поймете, если некоторые слайды выбиваются из общей последовательности. Вы сможете переместить их, а если они несущественны, то и вовсе исключить. Последовательная связь между всеми частями презентации должна быть ясной. Если это не так, возможно, вам захочется пересмотреть очередность: добавить, удалить или поменять слайды местами так, чтобы логика стала очевидной, – или даже изменить структуру потока. И завершающий метод проверки потока – прочтение только заголовков слайдов, как показано на рис. 9.3. Если получается проследить логику всей презентации, читая только заголовки слайдов и пропуская пункты списка, графики и прочее, значит вы добились ясности. Презентация, в которой присутствует внутренняя логика, легко воспринимается публикой, ее легко проводить. В Microsoft PowerPoint есть инструмент, позволяющий читать только заголовки слайдов, – Сортировщик слайдов .
Рис. 9.3. Завершающая проверка потока
Методы установления графической последовательности
Как только вы добились логики повествования, можете возвращаться к графике, которая поддерживает русло вашего потока. Хорошо спроектированная графика не только четко и привлекательно представляет информацию, но и позволяет аудитории устанавливать связь между вашими идеями. И снова панорамный вид дает прекрасную возможность оценить поток презентации. Если последовательность визуального ряда неочевидна, картина получается примерно такой, как показано на рис. 9.4.
Рис. 9.4. Ни одного похожего слайда
Попытайтесь просмотреть эту раскадровку слайд за слайдом. Поскольку здесь нет и двух аналогичных слайдов, презентация с каждым слайдом начинается словно бы заново, заставляя вас постоянно подстраиваться к новому содержанию, новой форме, новому виду. А теперь подумайте об аудитории. Без такой роскоши, как панорамный вид, они будут видеть только по одному слайду за раз , и им придется прилагать еще больше усилий , чтобы многократно подстраиваться к новому содержанию, новой форме, новому виду. К концу презентации они совсем измучаются и, скорее всего, будут сбиты с толку. Не заставляйте их думать!
Существует пять проверенных графических техник, которые помогут вам отобразить поток презентационной информации в слайдах. Давайте рассмотрим каждую из них вместе с наглядными примерами, взятыми из реальных деловых презентаций.
1. Слайды-заставки
Первая и самая простая техника последовательного выстраивания кадров – это слайды-заставки . Она заимствована из практики издательского дела. Загляните в любую нехудожественную книгу. Вы наверняка в ней обнаружите главы и разделы. Часто каждую главу отделяет от предыдущей целая страница, на которой указаны ее порядковый номер и название.
Задача – завершить предыдущую часть и перейти к следующей. Преимущество – сознание читателя очищается от прошлой темы и приходит в боевую готовность для следующей. В презентации слайд-заставка сигнализирует о переходе к новой части. Слайд-заставка – это что-то вроде шербета, который подается между изысканными кушаньями, чтобы очистить небо.
На рис. 9.5 приведен самый простой и наиболее эффективный образец слайда-заставки. Он состоит всего из одной строки текста (не забывайте минимизировать движения глаз, избегая «заворачивания» текста). Одна эта строка анонсирует содержание следующей части презентации. Например, у вас могут быть такие слайды-заставки, как «Рыночная возможность», «Уникальная технология», «Лидерство в индустрии» и «Коммерческие результаты», каждый из которых предваряет ряд последующих слайдов, раскрывающих заявленную тему.
