Мэри Бостико - Этикет бизнесмена. Официальный. Дружеский. Международный

При назначении временного председателя никаких трудностей обычно не возникает, так как его единственная функция — обеспечить избрание постоянного председателя, и его роль заканчивается, как только избирают последнего. Более того, временного нельзя предлагать на постоянное председательство.

Заняв кресло, временный председатель встает и говорит: «Леди и джентльмены, рад буду получить предложения кандидатуры на пост председателя». Он обычно устанавливает временные рамки для каждого оратора, часто ограничивая выступающих тремя минутами.

Затем кто-то встает и официально предлагает кандидата, сопровождая выдвижение несколькими словами о соответствии кандидата этой роли. Когда первый оратор закончит, один из его друзей или друг предложенного кандидата выступит в поддержку предложения, и теперь другие смогут выдвигать своих собственных кандидатов.

Временный председатель собирает все предложения и, если других не выдвигают, выставляет каждого из кандидатов на голосование, или в том порядке, в котором их предлагали, или в алфавитном порядке — как договорились заранее. Голосуют обычно поднятием рук. Если не проходит первый, подсчитывают число «за» и принимают к сведению. Затем голосование продолжается за второго и последующих кандидатов.

Если не проходит ни один номинант, обычно назначают человека, собравшего наибольшее число голосов. Другой и более верный метод — исключить кандидата с наименьшим количеством голосов «за» и поставить оставшихся на повторное голосование. Эту процедуру можно повторять, пока не проявится явное большинство.

Человек, выдвинутый на пост председателя, должен дать предварительное согласие, и он обязан присутствовать на выборном заседании. Нет оснований выдвинутому кандидату не голосовать за самого себя как председателя, хотя, вероятно, более уместно для него сохранять строгий нейтралитет, особенно если разгорится жаркий бой за место.

Непосредственно после избрания долг председателя — продолжить заседание. Прежде всего ему необходимо не только изучить до мельчайших подробностей ведение заседания, но также ознакомиться с правилами, касающимися организации, или, если это заседание компании, со статьями совместной работы компании.

Заседания следует проводить абсолютно беспристрастно, тактично, вежливо и твердо.

Он должен быть начеку в продолжение всего заседания, вежливо выслушивая каждого оратора и говоря так, как он желал бы, чтобы говорили другие. Никто не думает, что у него не окажется собственного мнения, но лучше держать его при себе и бороться с искушением оказывать на заседании покровительство тем, чью точку зрения он разделяет. Ему следует быть строгим и справедливым в своих суждениях и твердым в поддержании порядка и ведении заседания.

Более конкретно обязанности председателя следующие:

• Проверить наличие кворума, установленного правилами организации или статьями ассоциации компании.

• Обозначить цель совещания.

• Зачитать протоколы предыдущего заседания (обычно это делает секретарь).

• Прочитать любую корреспонденцию (это также дело секретаря).

• Продолжить обсуждение вопроса, включенного в повестку дня.

• Закрыть заседание.

После председателя секретарь — почти самый важный чиновник в организации, будь то компания, общество или другая организация, — по крайней мере в том, что относится к проведению заседания. Конечно, есть секретари и секретари, и мы здесь не рассматриваем обязанности секретаря компании как таковые, не более чем мы рассматривали раньше обязанности главы компании как таковые. Мы говорим об обязанностях секретарей, работающих на заседаниях на платной или неоплачиваемой основе.

Первый долг секретаря состоит в том, чтобы разослать оповещения о заседании, если требуется, или же вывесить такую информацию на видном месте. Затем он должен разработать повестку дня и в некоторых случаях послать копию каждому участнику.

Повестка дня обычно составляется по строго соблюдаемой форме, вроде следующей:

Протокол последнего заседания.

• Вопросы, возникающие по протоколу.

• Корреспонденция (она часто состоит из писем с извинениями от членов, которые не смогли присутствовать).

• Отчеты.

• Выбор чиновников на следующий год (если это происходит).

• Прочее.

Ясно, что при подготовке повестки дня секретарю следует упомянуть, какие отчеты должны быть представлены и какую важную тему предстоит обсудить, объединив текущие дела под рубрикой «Прочее».

Когда наступит день заседания, секретарь прежде всего проверит, позаботились ли об организации приема и удобстве всех членов, и затем займет свое место на трибуне рядом с председателем. С этого момента и далее он будет действовать как правая рука председателя, держа наготове документы для него, если таковые потребуются. Он также будет пристально следить за ходом заседания и запишет все принятые решения, отметит ход заседания в целом. Эти заметки окажут ему неоценимую помощь, когда он перейдет к записи протокола заседания.

В начале заседания председатель попросит секретаря зачитать повестку дня, а затем снова зачитать протокол предыдущего заседания, равно как любую поступившую корреспонденцию.

Протокол заседания следует вести очень внимательно, если в нем должно быть точно отмечено то, что происходило на собрании. Протоколы клуба и общественных заседаний часто записывают весьма небрежно и включают только принятые решения. Однако протоколы заседания совета директоров должны соответствовать положениям акта о компаниях 1948 года и включать назначения чиновников, сделанные директорами, имена присутствующих директоров, все резолюции и работу комиссии.

Разумно принять образец протокола, так как при этом его намного легче и записывать, и читать.

• Место, дата и время начала заседания.

• Имя председателя.

• Имена других присутствующих — в случае, если это небольшая организация, или их число — в случае более многолюдных собраний.

• Ссылка на формальности, одобренные перед нынешним заседанием, то есть чтение извещения о заседании и протокола предыдущего заседания и так далее.

• Суть дела, о котором ведутся переговоры, и принятых решений.

• Дата, установленная для следующего заседания, если применимо.

• Время, когда заседание закрывается.

Протоколы записывают в журнале для протоколов и обычно там также держат постоянные документы, на которые часто ссылаются.

То заседание, которое мы обсуждаем, обычно проходит в похожих, но не идентичных условиях с парламентским. Его иногда называют «народной процедурой», здесь обширное поле для обсуждения, и эта тема выходит за пределы содержания книги по этикету, но если очень коротко, то происходит следующее: как только заканчиваются отмеченные выше формальности, начинается заседание с рассмотрения предложения, выдвинутого перед этим.