Андрей Парабеллум - Развитие Бизнеса
Деньги - это кровь вашего бизнеса. Ваш бизнес как организм очень нуждается в правильном кровоснабжении. Здоровая система продаж, - это здоровье вашего бизнеса. Здоровая система производства и оказания услуг, - это нормальное функционирование организма по имени бизнес. Вы следите за своим здоровьем? Принимаете меры, если что-то не так? Так же и в деятельности вашей организации. Ее нужно кормить, следить за самочувствием, во-время делать оздоровительные процедуры, минимизировать стрессы, но иногда проходить через них, - это полезно, без стрессов, которые вы преодолеваете вы станете нежизнеспособным, и ваш бизнес так же. Когда речь о здоровье, - вы на любом уровне, будь то эмоции, физиология или логика, - понимаете что с вами, насколько вам хорошо, насколько плохо, когда начинается болезнь и когда ваше здоровье идет на поправку. Что помогает вам понять самочувствие бизнеса? Среди массы индикаторов, которые вы должны наблюдать и периодически проверять, наиболее важными являются показатели, связанные с деньгами. Многие начинающие предприниматели полагают (часто ошибочно), что существуют вещи, которые деньгами не измерить, которые нельзя перенести в плоскость финасово-экономических индикаторов. Это действительно ошибка. Практически все параметры бизнеса: маркетинговые, производственные, кадровые, хозяйственные, какие угодно, - можно перевести в пространство денег. Именно этот принцип лежит в основе выстраивания корпоративных моделей сбалансированных KPI (key performance indicators), пронизывающих все подразделения и все функции компании, и это помогает свести жизнь всей компании, анализ этой жизни к единому языку, на котором можно оценивать состояние, здоровье бизнеса, - языку денег, языку финансового и экономического анализа. Находитесь ли вы в начале пути создания бизнеса, либо вы развиваете бизнес, которому много лет, - с точки зрения денег, с точки зрения здоровья компании, - ваш главный инструмент, помогающий понять самочувствие, это следующие финансово-управленческие отчеты.
Первое. Баланс. Очет, помогающий вам в долгосрочной перспективе наблюдать состояние компании. Растут ли ваши активы? Что с заемным капиталом? Насколько вы зависите от долгов и кредитов? Сколько стоит ваша компания? Каковы тенденции за последние годы, дающие вам прогнозировать капитал и свое состояние с этой точки зрения? - ответы на все эти и подобные им вопросы дает анализ баланса компании. Управленческий баланс дает вам увидеть показатели ликвидности и финансового рычага, оборачиваемость активов, оборачиваемость запасов и дебиторской задолженности, многое другое. Что этот отчет не дает? В первую очередь, он не дает информации о краткосрочном и среднесрочном состоянии дел. Вы не можете наблюдать баланс в динамике. И, тем не менее, для роста, для подготовки компании к продаже, к привлечению акционеров, к получению кредитов, - данный срез необходим.
Второе. Profit amp;Loss. Отчет о прибылях и убытках. Очень важный, нужный и полезный отчет. Делается за период, и в этом его слабость. В данном отчете рассчитывается чистая прибыль, заработанная компанией в отчетном периоде. Промежуточными итогами, которые может содержать Отчет о доходах и расходах могут быть маржинальная прибыль, EBITDA (прибыль до уплаты налогов, процентов и амортизации), EBIT (прибыль до уплаты налогов и процентов) и т.д. Особенностью ОДР является то, что в нем отражены доходы, признанные заработанными в текущем периоде, и затраты, которые также признаны в текущем периоде. Доходы считаются заработанными, а затраты понесенными, если в текущем периоде произошел переход права собственности от продавца к покупателю, или, в случае услуг, подписан акт сдачи-приемки услуг. Момент признания доходов и расходов может не совпадать по времени с фактической оплатой, т.е. с поступлением денег на счет или списанием денежных средств со счета компании. Результирующим показателем ОДР является чистая прибыль, которая характеризует эффективность деятельности компании в текущем периоде.
Третье. Cashflow report. Отчет от движении денежных средств (ОДДС). Результирующим показателем ОДДС является чистый исходящий денежный поток, т.е. та сумма денежных средств, которая остается в распоряжении компании на конец отчетного периода. С точки зрения управления на основе показателей отчетных периодов, этот отчет просто необходим. Но для краткосрочного понимания ситуации и для оперативного управления и этот отчет не дает необходимых возможностей.
Четвертое. Бюджет. По классике бюджет не входит в перечень трех основных управленческих отчетов. Но это крайне важный и необходимый инструмент управления компанией. Бюджет содержит ваши цели на год и на более короткие отчетные периоды (квартал, месяц, возможно, неделя). Бюджет позволяет вам балансировать расходные и доходные составляющие. Он позволяет вам периодически сопоставлять фактическую ситуацию с плановой и принимать необходимые корректирующие управленческие решения. И не только в отношении денег, - ведь это связь финансового состояния со всеми подразделениями и функциями компании.
Несомненно, управление компанией на основе этих отчетов, - обязательная часть работы владельца и менеджеров. Но какой бы крупной и стабильной ни была компания, правильное управление должно заключаться в ежедневном (если не чаще) мониторинге ситуации и способности быстрого реагирования на исключительные ситуации. Для этого вы должны использовать комбинированные и модифицированные версии перечисленных отчетов. И ваши инструменты (система бухучета, система управления заказами, платежами и так далее) должны быть способны, должны быть адаптированы к вашему ритму управления. Как только системы по любой причине начинают тормозить, не удовлетворяя вашим требованиям, вам срочно нужно что-то менять, либо с точки зрения бизнес-процессов, либо с точки зрения инструментов, либо все вместе. Что касается комбинированных и оперативных отчетов, - правильный подход, - это организовать автоматизированное получение из всех существующих инструментов, а если их нет, то от ответственных (отвечающих за нужные показатели) сотрудников. Главная цель: если не в любой момент, то, по крайней мере раз в день, иметь перед собой набор отчетов о различных финансовых срезах ключевых элементов бизнеса. В первую очередь, это отчеты о продажах, о поступивших, ушедших средствах и о ближайших будущих доходах и расходах. При этом именно у вас (или у правильных доверенных лиц - чем меньше, тем лучше) должна быть возможность изменить ситуацию (повлиять на хронологию и размер входящих и исходящих платежей). В этом вам могут помогать такие отчеты, такие представления информации, из которых быстро и удобно видно соответствие плана и факта. По форме они, - сочетание бюджета, cashflow и доходов-расходов. В простейшем варианте это можно реализовать в Microsoft Excel или подобном spreadsheet-инструменте. В более серьезном варианте, - это набор отчетов или сочетание отчетов из управленческих, бухгалтерских, платежных систем, системы заказов, CRM и ERP. Старайтесь с самого начала прививать к себе и своим подчиненным правильную культуру отношения к бизнесу как к финансово-экономической системе. Учитесь говорить именно на этом языке, и делайте так, чтобы ваши сотрудники умели это делать. Не упускайте момент, с первого дня жизни вашей компании выстраивайте систему отчетности, и не только управленческой (планы-задачи-результаты), но и финансово-управленческой (планы-задачи-результаты-деньги).
