Григорий Фидельман - Менеджмент систем. Как начать путь Toyota

120 «бриллиантов», требующих разработки программы улучшений и дополнительных ресурсов.

Из них:

62 «бриллианта» были взяты во владение;

36 владельцев «бриллиантов»;

14 «бриллиантов» исполнено.

Утром 15 февраля на моем (Татьяны Г.) столе появился листок с программой улучшений, которая охватывала два разных подразделения: инкассацию и архив. Не потребовалось никаких согласований и санкций, чтобы запустить программу с внушительной суммой выгоды от улучшений (около 200 тыс. руб. ежегодно). Поздравляем не только владельца (Митрофанову Т. А.) и рабочую группу, но и руководителей подразделений, без чьей поддержки и поощрения наверняка этого бы не случилось!

Поначалу проблема (тяжело открывалась дверь) казалась неразрешимой. Действительно, как объяснил Алексей, между внешней и внутренней стороной двери возникает разница давлений, буквально припечатывающая ее к косяку. Но недаром говорится: если ясна причина проблемы, то половина дела сделана. Начали экспериментировать с микрощелью, с одной стороны, устраняющей разность давлений, а с другой – не приводящей к нарушению теплоизоляции и не создающей сквозняк. Эксперимент удался. К утру (а точнее, в этот же день вечером) все было исправлено. Обращение к автору «бриллианта» (Алле Б.) с вопросом, решена ли проблема, подтвердило правильность выбранного варианта. Так, за один день невозможное стало возможным. Поздравляем Алексея К. с изящным и дешевым решением.

Руководство взяло ответственность за развитие системы улучшений

Руководство, Илья Ш. и Владимир Г., взяло под свой контроль дела по развитию системы улучшений. На первом этапе произошло закрепление за ними тех или иных топ-менеджеров. Эта информация добавилась в сводную таблицу…

Наши первопроходцы, УРРС в лице Дарьи П., довели до конца решение своего «бриллианта».

14 февраля 2011 г.

«Бриллиант»: длительный процесс согласования счетов на оплату.

Программа улучшений

1. На совещании 15.02.2011 было принято решение вынести на правление банка вопрос о назначении ответственными подписантами оплаты счета по заключенным договорам, разовым платежам и первичным документам Светланы М. и Александра Ч. на новый срок и в рамках установленного лимита.

2. Также был решен вопрос о предоставлении управлению канцелярией банка курьера, сопровождающего документы из управления в бухгалтерию.

3. Таким образом, из вышеуказанного следует, что время подписания счета и первичных документов сокращено в 2–3 раза и у сотрудников подразделения освобождается в среднем 2 часа в день для выполнения задач, непосредственно связанных с их работой.

4. Поздравляем!!!

Состоялась первая кросс-группа по межтерриториальному «бриллианту»: «Непонимание работы в части ПОД/ФТ дополнительным офисом и операционной кассой вне кассового узла, в связи с этим много ошибок». Она проходила на территории дополнительного офиса. В кросс-группе участвовали: Ольга Ф., Андрей С., Анна У., Оксана Ч. и Татьяна Г. В результате была выработана и запущена программа улучшений.

В разговоре с Ильей Ш. выяснилось, что его недельный бюджет по работе с улучшениями составляет 12 часов!

• Когда руководители подразделений соберут свои «бриллианты» с экранов других подразделений?

• Кто поможет подсчитать выгоду от улучшений и тем самым определить ранг «бриллианта»?

Как результаты, отраженные в листке, соответствуют отмеченным тенденциям?

Как видим, поток новых «бриллиантов» явно замедлился, вместе с тем выросло число владельцев и уже появились первые примеры доведенных до конца программ улучшений. Другими словами, волна авторства пошла на убыль, фокус в системе улучшений сместился к владению и работе над программами улучшений.

Из листка видно, как много позитива нарабатывается по пути построения системы улучшений. Это вехи. Остановимся на некоторых из них.

От невозможного к возможному

В вышеприведенном листке рассказано о плохом (тяжелом) открывании входной двери. Когда дверь – главный вход, то мелочью это не назовешь. Видимо, поэтому данный «бриллиант» был внесен в перечень одним из сотрудников. После того как появился владелец, произошли события, вкратце описанные в листке. На таких примерах растет заинтересованность людей и снимаются их опасения.

Вот еще один пример (из первой партнерской сессии).

В одном из подразделений местный Кулибин бросил фразу, что хорошо бы сделать более однородным стадо птицы, с тем чтобы большее количество их набирало нужный вес к моменту убоя, что в свою очередь повысило бы суммарный вес стада и, естественно, конечный результат.

На ближайшей встрече с владельцем компании я изложил эту идею. Его первоначальная реакция была абсолютно отрицательной. Объясняя, почему это невозможно и ссылаясь на свой многолетний опыт, он долго логически рассуждал, пока не бросил фразу: «Правда, если…» – и далее высказался, как это можно осуществить. Поначалу идея представлялась труднореализуемой, но сдвиг произошел, невозможное перестало быть невозможным.

От дорогого и долгого к дешевому и быстрому

В соответствии с порядком работы над этим «бриллиантом» собралась небольшая кросс-группа, целью которой было придумать техническое решение для реализации выдвинутой идеи. В результате было предложено провести эксперимент на вновь строящемся птичнике. Не вдаваясь в детали, отметим, что оно было дорогим – требовались конструктивные изменения помещения и специальное оборудование, а начало эксперимента могло состояться не раньше чем через полгода. Когда это предложение было представлено на широкое рассмотрение, в целом оно не вызвало сопротивления, но, как оказалось, послужило толчком к созданию другого решения, не требующего никаких дополнительных средств и запуск которого стал возможным спустя несколько дней.