Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт
Мыслите позитивно. Китайская идеограмма кризиса состоит из двух иероглифов: первый означает «серьезная опасность», второй – «возможность». Больше слов и не нужно. После этого вам нужно быть последовательными. Кризис может привести к стрессу и напряжению, и хотя это неотъемлемая часть многих профессий, важно уметь работать так, чтобы не допускать подобных проблем. Как сказал А. П. Чехов: «Любой идиот может столкнуться с кризисом – изматывает человека повседневная жизнь» [1].
Если продумывать дела слишком поздно или небрежно (а зачастую и то, и другое), то в итоге приходится поспешно разбираться с ними в срочном порядке. Такой подход усложняет любую задачу, а положение дел усугубляется текущими повседневными обязанностями. Если вы приобретете привычку думать наперед, – ранее упомянутая система поможет вам сделать это, – тогда у вас будет гораздо больше шансов понять, когда действительно нужно действовать.
Некоторые считают, что «увидеть» картину будущей работы и задач – трудно. Неоценимую помощь в этом оказывает планирование или настенная диаграмма. Это позволит вам представить картину деятельности, и промежутки времени будут выглядеть намного понятнее на такой диаграмме, чем на страницах дневника. Диаграммы бывают всех форм и размеров: одни предназначены для планирования на год и, по сути, являются большими дневниками; другие нужны для конкретных задач; а некоторые могут помочь прорабатывать детали. Большие диаграммы продаются с различными наклейками, чтобы было удобно выделить важные моменты; можно приобрести магнитный планер и регулярно обновлять собственное расписание.
Какой бы способ вы ни выбрали, главное – выработать привычку думать наперед и успевать выполнять текущие ежедневные задачи. Прогнозирование проблем и выявление возможностей могут реально изменить вашу работу в краткосрочной перспективе.
Тратьте время, чтобы его сэкономить
Какими бы способами вы ни пытались продолжать работать организованно – а их много, – мы разделим их на две категории: простые в реализации, занимающие всего мгновение, и способы, которым потребуется некоторое время, чтобы укорениться и приносить плоды. Если вы ограничитесь первыми, то никогда не сможете максимизировать эффективность управления временем. Возвратимся к более раннему примеру: мы рассматривали мышление «быстрее сделать это самому». В краткосрочной перспективе это чувство часто правильно. Вам и правда быстрее сделать это самостоятельно, однако это верно лишь в момент, когда что-то происходит.
Достаточно сказать, что это то, что должно стать своего рода рефлексом. Каждый раз, когда вы понимаете, что предпринимаете действия, основанные на этой предпосылке, остановитесь и подумайте, правильно ли вы поступаете. Может быть, лучше выработать долгосрочную стратегию, которая принесет больше пользы? Чем чаще вы будете применять такую стратегию, тем больше времени сэкономите и тем больше сможете сделать. Это механизм самоусиления. Стоит задуматься. Постарайтесь не попасть в эту ловушку, стремитесь к тому, чтобы сэкономить больше времени в будущем. Этот более продуманный подход логически ведет к следующей теме.
Выделяем время на размышления
В конце учебного фильма «Время думать» главный герой, руководитель, который научился эффективнее управлять своим временем, сидит в своем офисе. Его коллега появляется в приемной и проходит мимо секретарши на встречу с главным героем. Секретарша останавливает его, говорит, что руководитель занят, и предлагает ему записаться на прием. Он переводит взгляд с нее на руководителя, сидящего в своем кабинете (видном за стеклянной перегородкой), и говорит: «Но он же ничего не делает…», на что секретарша тут же отвечает: «Он думает. Итак, вы хотите увидеть его сегодня днем или…». В этом есть смысл.
Будет верным отметить, что чем выше вы поднимаетесь по иерархической лестнице организации, тем больше времени вы должны тратить на обдумывание, планирование и принятие решений и меньше – на другие дела. Верно и то, что обдумывание, планирование и генерация идей – это самые важные обязанности в этой работе.
На что будет тяжелее всего выкроить достаточное количество времени? На размышление. Это однозначно сложнее всего. Будьте уверены: многие профессии требуют определенной степени творчества, и это важно как для небольшого изменения подхода или системы, так и для более радикального развития. Моя работа в тренингах выявила, что очень сложно подходить творчески к работе, если ты находишься под давлением. Предоставление себе больше времени на то, чтобы думать творчески как в одиночку, так и в команде, может быть важным открытием, которое подарит вам тайм-менеджмент. Вернитесь к анализу своего времени или даже лучше – к журналу времени (если вы еще не завели журнал, обязательно это сделайте). Есть ли в вашем плане нужное время на размышление, или же оно вытесняется другими более насущными делами? Я предлагал ранее использовать разбивку времени и ориентировочную схему для написания задач. Поставьте в приоритет цель выделить достаточное количество времени для размышления и проследите, чтобы это решение не привело к ненужным проблемам на работе. Если не работать над вашими целями, то можно потерять весь прогресс.
Будьте готовы сказать «нет»
Это основной принцип, и для его осуществления требуется решимость, поэтому лучше иметь его в виду во время чтения этой книги. Каждому нужно признать, что он не может делать все. Это нужно понимать буквально, потому что в любой работе, которая имеет какой-то инновационный или творческий характер, может быть почти бесконечное количество дел. Многие могут часами перечислять свои многочисленные дела, не все одинаково важные, но заслуживающие места в их ежедневнике. Даже если ваша работа не такая, вы должны признать, что не сможете делать все, когда захотите. Как с точки зрения количества, так и с точки зрения приоритета некоторым делам вам придется сказать «нет». Здесь стоит задуматься не столько о том, что именно вы вычеркиваете из своего списка, сколько о том, кому вы говорите «нет». Например, вам, возможно, придется отказать следующим лицам.
• Коллегам по работе. Здесь можно говорить о самых различных просьбах и, например, о взаимовыручающих услугах, но главное – не дать этому процессу выйти из-под контроля. Если будете часто отказывать, то и вам не будут помогать, и вы потеряете время. Если же беспрекословно соглашаться помогать, вас будут воспринимать как добряка, и вам придется выполнять и свою работу, и чужую. Поэтому выделим ключевые моменты – это баланс и время; вы не обязаны мгновенно все выполнять.
• Подчиненным. Они не могут говорить вам, что делать, однако им может понадобиться поддержка, и это нельзя упускать из виду.
• Собственному боссу. Работа с ненасытным боссом, который ожидает, что все будет сделано мгновенно, только
