Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт
1. Планирование. Это обязательное условие для всех действий. Многие задачи подразумевают исследования, разработку, анализ и тестирование. Эта область может также включать консультации, в конечном счете передачу планов и, конечно же, является ключом к принятию решений.
2. Реализация. Проще говоря, выполнение дел – любых – будь то нематериальные (из которых ключевым является принятие решений) или материальные дела. Конкретные задачи делятся на два вида:
• во-первых, индивидуальные задания. Они стоят отдельно. Они могут быть объемными или мелкими. Например, письменным заданием может быть как составление двухстрочного электронного письма, так и двадцатистраничного отчета;
• во-вторых, такие задачи, где ряд тесно связанных действий в совокупности способствуют достижению общего результата. Подобные задачи могли бы включать в себя переезд в другой офис, и такие действия лучше наглядно представлять, а не описывать, – например через блок-схемы, которые помогут вам продуктивно поработать и сэкономить время. Задачи в обеих категориях вполне могут быть связаны с планированием деятельности в любом масштабе.
3. Мониторинг и контроль. Проверка вполне может быть необходима, чтобы все делалось наилучшим образом и приносило желаемые результаты. Проверка может быть упрощенной: например, редактирование набросков отчета или загрузка документа в программу проверки орфографии. Или она может быть сложной, как и многие системы финансового контроля.
4. Общение и взаимодействие с людьми. Это явно перекликается с остальными тремя категориями деятельности и свойственно работе практически каждого. Лишь немногие, если таковые имеются, работают изолированно от других, и для большинства, будь то инструктаж или отчетность, встречи или другие формы взаимодействия с людьми, являются неотъемлемой частью их работы и занимают большую часть их времени.
Во всех четырех категориях будет или должна быть прочная связь с целями и достижением результатов. Все задачи и действия должны быть сосредоточены на общих целях, и часто они не имеют большого значения сами по себе. Эффективность в конечном итоге измеряется достижениями. Тайм-менеджмент не должен рассматриваться просто как способ выполнения большего объема работы в имеющееся время, хотя это может быть его частью; он должен играть важную роль в обеспечении желаемых результатов. Это может быть и клише, но не следует забывать, что процесс никогда не следует путать с достижением. Имея это в виду, мы можем перейти к анализу текущей трудовой деятельности.
Оценка текущей трудовой деятельности
Вы можете думать, что знаете, как работаете; возможно, даже чувствуете, что слишком хорошо знаете, – включая все подводные камни. Но не впадайте в заблуждение, полагая, что детальное рассмотрение того, как вы работаете, является пустой тратой времени.
Улучшение чего-либо подразумевает определение того, как дела обстоят сейчас. Это будет показателем, по которому можно судить, в каком направлении нужно двигаться. Кроме того, такой анализ может дать ценную информацию о том, что именно можно улучшить, и поэтому изменения произойдут с большей вероятностью. Такой подход к тайм-менеджменту, безусловно, верный, потому что в этой области можно легко поддаться самообману. Если я спрошу, не проводите ли вы слишком много времени на совещаниях, вы вполне можете согласиться. А тратите ли вы время на ненужную работу с документами и общение? Вы плохо организованы? Такие вопросы, скорее всего, заставят нас защищаться, и это понятно. Вы, без сомнения, работаете эффективно, но в каких-то аспектах вашу работу можно улучшить. Для большинства людей дополнительное время было бы ценным ресурсом, чтобы выполнить свои задачи и обязанности. Для большинства это так.
Чтобы добиться ощутимых перемен, вам нужно пересмотреть собственные методы и условия работы и понять, на что вы сейчас тратите время. В сложной работе приходится заниматься многими видами деятельности.
Упражнение
Следующий раздел «На что тратится время сейчас» будет основой для упражнения. Можно самостоятельно разобраться в том, как вырабатывались ваши нынешние методы работы, или же воспользоваться советами, которые помогут вам более развернуто провести оценку. Какой бы способ вы ни выбрали, чтобы эффективно применять методы тайм-менеджмента, нужно честно признаться себе, как успешно вы справляетесь в данный момент.
На что тратится время сейчас
Есть два способа рассмотреть этот вопрос.
Рисунок 2.1. Планирование ограниченного «планового времени»
80 % Реактивное время
20 % Плановое время
Первый – это оценить вашу работу, хотя бы приблизительно. Это проще всего сделать в процентном выражении на круговой диаграмме (см. рисунок 2.1).
Слева находится круговая диаграмма, где выделено реактивное время (например, обработка запросов на продажу), которым нельзя пожертвовать, и плановое время, необходимое для других задач. Правая часть рисунка показывает, как можно измерять ваши конкретные задачи (перечисляя все и вся с точки зрения вашей категории работы).
Второй способ – завести журнал времени (см. рисунок 2.2), чтобы получить гораздо более точную картину, – буквально записывая то, что вы делаете в течение дня, и делая это по крайней мере в течение недели, и даже дольше, если вы можете (необходимость все записывать займет всего несколько секунд, но нужно делать это подробно).
Мало у кого получалось вести журнал и не открыть для себя что-то новое: например, понять, что на некоторые дела они тратят гораздо больше времени, чем думают, либо наоборот, что тратят меньше времени, чем полагают, но первый случай типичнее. В результате можно понять, что нужно пересмотреть очевидные вещи.
Опять же, при использовании простой круговой диаграммы на втором этапе этого анализа будет полезным написать, как вы представляете себе идеальную разбивку времени. Тогда вам будет понятнее, к каким результатам вы стремитесь. Возможно, вам стоит выполнить это задание, прежде чем продолжить читать дальше.
Это поможет вам понять, в каком направлении двигаться, а также вам будет легче отследить, есть ли положительный эффект от проделанных действий. Если параллельно учитывать и остальные моменты, то вам будет ясно, можно ли принять меры для улучшения ситуации и относятся ли они к областям, которые являются важными для вас. Имея все это в виду, мы обратимся к тому, что является основой тайм-менеджмента и, возможно, его наиболее важным принципом.
Рисунок 2.2. Журнал учета личного времени (пример)
Планируйте работу и разрабатывайте план
Конечно,
