Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт

• Принцип инвестирования времени для того, чтобы сэкономить его, очень важен и полезен.

• Позвольте вашему прогрессу мотивировать вас и вдохновлять на дальнейшие успехи.

04

Борьба с пустой тратой времени

Нет ничего более раздражающего, чем… Нет ничего менее отвлекающего…

Нет ничего более раздражающего, чем когда тебя прерывают. Ну разве что когда тебя прерывают беспричинно – более одного раза. И, как вы заметили, это случилось со мной – дважды. Нас может прерывать что угодно. В основном нас прерывают люди: находящиеся рядом с вами, может быть, те, кто постоянно вам звонит, или же чьи-то крики с улицы. Сюда также относятся чрезвычайные ситуации, пожарные учения, сбои в работе компьютера, походы к архивному шкафу, прием доставок, обед, кофе и то, что можно деликатно назвать перерывами на отдых; все это занимает время, причем обычно больше, чем нужно.

В предыдущей главе было рекомендовано четкое и позитивное планирование, и все же (это было затронуто), как бы разумно это ни звучало, как бы сильно вы ни хотели составить план и следовать ему, иногда кажется, что весь мир сговорился против вас. Я помню, что где-то читал опрос, в котором говорилось, что среднее время, которое менеджер тратит на работу без помех, составляет менее 15 минут. Многие это легко подтвердят. Прерывания и другие отвлечения, отнимающие много времени, повсюду. Вы либо падаете под их тяжестью, отчаиваетесь и полагаете, что они неизбежны и ничего не поделать, чтобы их сократить, либо вы переходите в наступление. Это вполне может быть самым очевидным примером необходимости не позволять лучшему быть врагом хорошего, потому что вас всегда что-то да будет отвлекать. Но вы можете уменьшить это число; и если вы хотите быть эффективными в тайм-менеджменте и пожинать плоды своих трудов, то это необходимо.

Если бы вы работали в герметически закрытой комнате, изолированной от внешнего мира, если бы вам не нужно было общаться с людьми и отвечать на их звонки, то, конечно же, вы успели бы сделать больше дел. Но среда была бы слишком стерильной, и вы во многих отношениях были бы менее творческими и менее эффективными, потому что то, что вы делаете в бизнесе, черпает силу из различных взаимодействий и стимулов вокруг вас. И в любом случае стерильная среда – это просто не вариант. Поэтому нам нужно не просто полностью отрезать себя от внешнего мира или избежать закономерных прерываний в работе, которые могут вам даже как-то помочь. Смысл в том, чтобы свести к минимуму потери реального времени и заменить некоторые из них более эффективными во времени способами достижения того, что мы хотим.

Мастер-прокрастинатор?

Итак, мы начнем с рассмотрения трех важных аспектов одного из величайших мастеров-прокрастинаторов, который, безусловно, возглавляет список причин потери времени, – вас. Это та самая естественная особенность человека, с которой нужно бороться (правильное слово, я думаю), потому что нас то и дело завлекают некоторые виды деятельности, которые крадут наше время.

1. Не откладывайте то, что вам кажется трудным. Потерять время можно в следующих двух случаях. Сначала откладывается принятие решения, затем реализация, и из-за этого теряется время. Давайте возьмем впечатляющий пример. Представьте, что вы управляете группой людей и один подчиненный плохо справляется с работой. Вам нужно что-то предпринять, и здесь есть только три варианта:

• смириться с этим (что не рекомендуется);

• обучить или убедить человека действовать более эффективно;

• уволить плохого исполнителя (или иным образом убрать его).

Причины плохих показателей работы нужно изучать, что может быть трудной задачей, поэтому возникает соблазн отложить ее – и время теряется. Или вы решаете, что вам нужно обучить этого подчиненного, и вы откладываете это – а время теряется. Или вы решите, что это безнадежный случай и увольнение – единственный выход. Но никому не нравится увольнять сотрудников. Это сложно, поэтому вы откладываете это дело, чтобы попытаться придумать наиболее безболезненный способ (такого не существует). И на протяжении всего процесса в голову постоянно приходит мысль, что «может быть, все наладится». Такое мышление очень распространено, и вы, наверное, можете приравнять его ко многим сложным задачам, с которыми вам придется столкнуться.

Очень жаль, что тяжелые задания не становятся проще, если отложить их решение. Хуже того, бывает и так, что не очень сложные задачи становятся почти невыполнимыми как раз из-за того, что за них не взялись вовремя. Подумайте еще раз о вышеупомянутом сценарии. Чего вам будут стоить низкие показатели работы, если вы все запустите? Какова будет расплата? Другими словами, как еще это повлияет на ситуацию? Например, если плохой работник – продавец, то потери можно рассчитать по несостоявшимся продажам. В зависимости от деятельности можно упомянуть и более дорогостоящие потери в долгосрочной перспективе: например, потерю деловой репутации в глазах клиента.

Так что не откладывайте дела, которые вам кажутся трудными, какими бы они ни были, большими или маленькими. Конечно, нельзя недооценивать обдумывание, анализ и проверку, но как только вы будете в состоянии принять решение, или предпринять действия, или и то, и другое, не стоит медлить. Следите за своими склонностями; контролируя их, вы можете сэкономить значительное время и не допустить непоправимого.

2. Не откладывайте то, что вам не нравится. Есть разница между тем, что вам кажется трудным, и тем, что вам просто не нравится. Результаты уклонения от выполнения таких заданий очень похожи на те, которые были описаны выше, и я не буду приводить похожий пример, мотив поведения здесь в другом, хотя он и не менее мощный. Причин не любить что-то делать целое множество: задача может быть связана с какой-то нелюбимой деятельностью (например, посещение регионального филиала компании, куда неудобно добираться и где придется провести весь день) или, чаще всего, неприязнь незначительна – это просто рутина. Пожалуй, вот почему у администрации так часто возникают непогашенные долги. Это же скучно, и есть другие дела, и… ну, вам знакомо это чувство.

Единственный выход из этой ситуации – это самодисциплина и сознательное усилие в планировании своих действий, чтобы не упустить такие вещи из виду и чтобы это, в свою очередь, не приводило к худшим проблемам. Такие дела можно выделять различными способами – это будет психологической подсказкой. Поэкспериментируйте, чтобы проверить, есть ли в этом смысл.

Если вам эти моменты кажутся незначительными и вы не верите, что это сказывается на общей картине, то упражнения, связанные с вашим журналом времени, скорее всего, подтвердят опасность. Опять же, все выглядит просто, но правильный подход может