Дмитрий Сидоров - Розничные сети. Секреты эффективности и типичные ошибки при работе с ними
• обеспечивать сохранность вверенных документов и ценностей и их возврат, если иное не предусмотрено действующим законодательством РФ, локальными нормативными актами либо Сторонами.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ОТДЕЛА ПО РАБОТЕ С СЕТЕВЫМИ КЛИЕНТАМИ.
5.1. Отдел по работе с сетевыми клиентами (в лице своих работников и в пределах их компетенции) согласно настоящему Положению несет ответственность за:
• надлежащее и своевременное выполнение отделом по работе с сетевыми клиентами своих функциональных обязанностей, состояние и ведение документооборота, учета и отчетности;
• соблюдение законности и требований, установленных действующим законодательством РФ в сфере, а также локальными актами, регламентирующими деятельность отдела по работе с сетевыми клиентами;
• заключение договоров продажи продукции, маркетинговых договоров, договоров других услуг с клиентами;
• организацию своевременного и качественного приема заказов от сетей и крупных магазинов;
• контроль выполнения условий договоров клиентами;
• превышение дебиторской задолженностью установленных нормативов;
• необоснованное невыполнение плана продаж;
• нарушение внутреннего распорядка работы фирмы;
• несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины работниками подчиненных служб;
• необеспечение контроля организации внутрифирменных процессов в соответствии с данным Положением, должностными инструкциями работников отдела по работе в сетевыми клиентами, регламентами проведения работ;
• необеспечение контроля над движением информации, документов и материальных ценностей;
• отсутствие контроля выполнения приказов и распоряжений директора по продажам, генерального директора, распоряжений коммерческого директора и других нормативных актов;
• несоблюдение бюджета затрат по структурным подразделениям, входящим в отдел по работе с сетевыми клиентами;
• несвоевременное и недостоверное предоставление информации и документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела по работе с сетевыми клиентами;
• составление, утверждение и представление достоверной информации о деятельности отдела по работе с сетевыми клиентами;
• разглашение сведений об утвержденных планах, заключаемых сделках, за утрату, порчу документов и имущества, иной вред, причиненный в процессе своей деятельности фирме и ее работникам.
6. ВНУТРЕННИЕ И ВНЕШНИЕ КОММУНИКАЦИИ ОТДЕЛА ПО РАБОТЕ С СЕТЕВЫМИ КЛИЕНТАМИ (СХЕМА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ).
6.1. Распоряжения руководителя отдела по работе с сетевыми клиентами могут быть доведены до работников отдела по работе с сетевыми клиентами, находящихся в его непосредственном подчинении, как в устной, так и в письменной форме. Распоряжения должны быть ясными, исключающими двойственность их толкования, соответствовать компетенции (должностным обязанностям и полномочиям) линейного руководителя и содержать указание срока их исполнения.
6.2. Информация, предоставляемая нижестоящими должностными лицами об исполненных распоряжениях, может быть представлена как в письменной (в виде установленной формы отчета), так и в устной форме. Информация о неисполненных распоряжениях либо трудностях, возникших в ходе исполнения полученных распоряжений и препятствующих их исполнению, может быть предоставлена только в письменной форме с указанием причин их неисполнения.
6.3. Для качественного и оперативного выполнения своих задач отдел по работе с сетевыми клиентами может осуществлять взаимодействие с другими структурными подразделениями на уровне непосредственных исполнителей в пределах их компетенции, а в случае возникновения разногласий, несоблюдения либо нарушения установленных сроков исполнения – на уровне руководителей соответствующих структурных подразделений.
6.4. Обращение к работникам других структурных подразделений может быть как в письменной, так и в устной форме. Повторное обращение по одному и тому же вопросу в случае его неисполнения допускается только в письменной форме. Взаимодействие по всем возникающим разногласиям осуществляется только в письменной форме.
6.5. При обращении в устной либо письменной форме к работникам других структурных подразделений работники отдела по работе с сетевыми клиентами должны поддерживать существующую иерархию должностей (обращение к вышестоящим должностным лицам департамента маркетинга и Департамента продаж и других структурных подразделений осуществляется посредством составления служебной записки на имя своего непосредственного руководителя).
6.6. При обращении в устной либо письменной форме к сотрудникам отдела по работе с сетевыми клиентами сотрудников других структурных подразделений уполномоченные на то представители департамента продаж обязаны отреагировать в пределах своей компетенции в течение 3 (Трех) рабочих дней со дня обращения в письменной форме либо форме, аналогичной форме обращения.
6.7. При территориальной удаленности (филиалы, служебные командировки и пр.) допускается осуществление документооборота, планирования, учета и текущей отчетности, а также ведение деловой переписки посредством почты, в том числе электронной, и факсимильного аппарата. Срок хранения деловой переписки составляет 1 (Один) год, если иные сроки не установлены действующим законодательством РФ.
6.8. Основные взаимосвязи отдела по работе с сетевыми клиентами и других отделов могут быть представлены следующим образом.
6.8.1. Отдел закупок:
• передает отделу по работе с сетевыми клиентами графики и информацию об объемах поставок продукции от поставщиков, изменениях прайс-листов поставщиков, о штрих-кодах на продукцию, письма поставщиков о периоде остановки производства или временного прекращения производства продукции, информацию о сверхнормативных поставках или недопоставках продукции и их причинах;
• получает от отдела по работе с сетевыми клиентами заявки на необходимый объем продукции, в том числе «под заказ клиента», заявку на получение от поставщика необходимых сопроводительно-разрешительных документов (сертификаты, качественные удостоверения, гигиенические сертификаты и т. д.);
• претензии от покупателей по качеству товара, упаковки и внутритарной комплектности.
6.8.2. Департамент маркетинга:
• передает сведения об изменениях ценовой политики предприятия; о проведении различных промомероприятий, мотивационных, бонусных и других маркетинговых акциях;
• информацию по ассортименту предлагаемой продукции и маркетинговых услуг;
• сведения о предстоящем вводе и выводе продукции, а также расширении ассортиментной линейки товаров и услуг, предоставляемых фирмой; обобщенную информацию о спросе на продукцию, в том числе по отдельным позициям номенклатуры, и о факторах, определяющих его; сведения о конкурентной среде по вопросам ценов ой политики, объемов оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции; информацию о состоянии товарного рынка; сведения о крупных покупателях продукции (предполагаемых и действительных объемах оборотов, финансовой способности, устойчивости на товарном рынке и пр.); сведения о планируемых выставках, ярмарках; информацию о наличии товарных остатков и товародвижении продукции, присутствующей в товарных матрицах сетей и ключевых клиентов; подтверждение участия в промоакциях, расчет их рентабельности;
