Миссия выполнима. Технология счастливой жизни - Маргулан Сейсембай
Наглядность прогресса. Список дел статичен. Он не отображает прогресс. Потоковое планирование динамично. Вы в любое время видите то, на какой стадии находится каждое из ваших дел. Дело в том, что любая задача состоит из более мелких действий или подзадач, и поэтому важно точно видеть, на каком этапе вы находитесь.
Например, такое дело, как покупка компьютера, состоит из следующих подзадач:
■ спросить себя, для каких целей и задач вам нужен компьютер;
■ выяснить, какой компьютер лучше всего подойдет для решения ваших задач;
■ составить перечень важных технических характеристик;
■ сравнить бренды и выбрать модель;
■ оформить заказ;
■ оплатить покупку;
■ получить покупку;
■ распаковать компьютер;
■ запустить все программы и провести их обновление;
■ перенести все файлы со старого компьютера на новый.
Все, компьютер готов, дело сделано!
Мотивация. Список дел, особенно большой, демотивирует вас и запускает цикл прокрастинации. Вы не знаете, с какого дела начать, словно находитесь в захламленной комнате и не понимаете, с какого края приступить к уборке. Следствием этой неопределенности как раз и является прокрастинация: не решаясь начать, вы будете постоянно откладывать выполнение плана на потом.
Потоковое планирование, наоборот, мотивирует и вдохновляет. Ваше внимание сконцентрировано только на тех задачах, которые вам нужно сделать сегодня, здесь и сейчас, вас не отвлекают дела, намеченные на будущее. Более того, вы видите, как дела тают по мере их выполнения, и поэтому вы четко представляете, когда закончите работу. Нет лучшего мотиватора, чем видимый прогресс в делах.
Высвечивание проблем. Список дел ничего не сообщает о проблемах, мешающих нормальному выполнению плана. Потоковое планирование нацелено на выявление таких проблем в вашем поведении, целях, стиле планирования и т. д. В системе потока заложен и алгоритм правильной реакции на проблему. Так потоковое планирование заставляет вас постоянно совершенствоваться.
Что важнее: эффективность или результативность системы планирования?
В любом планировании очень сложно с точностью определить количество затрат, которое понадобится для выполнения дел. Из-за этого эффективность систем планирования с трудом поддается подсчету. Поэтому основным требованием, предъявляемым к системам планирования, является их результативность или продуктивность с точки зрения количества и качества результатов.
При измерении результативности вашей системы планирования абсолютно неважно, сколько дел у вас запланировано в целом. Значение имеет только одно – сколько дел вы заканчиваете в течение дня. Количество дел, выполненных за день, и будет вашей «пропускной способностью», или показателем вашей продуктивности.
Продуктивность вашей системы планирования равна количеству законченных дел, деленному на время.
Для ваших клиентов, покупателей, коллег и т. д. важен конечный результат – продукт, а для вас – процесс. Им неважно, сколько энергии и времени вы потратили. Они смотрят на то, сколько продуктов – товаров или услуг – вы смогли им предоставить. Для клиентов важна ваша результативность, а лично для вас важнейшим компонентом планирования должен быть именно процесс. Для вас важна эффективность. Потому что хорошо организованный процесс всегда приводит к желаемым результатам.
Потоковое планирование, в отличие от списка дел ToDo, как раз и выстраивает такой процесс, призванный, с одной стороны, значительно упростить для вас ведение дел, а с другой – гарантировать то, что вы получите максимальное количество результатов.
Отличие потокового планирования от тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент – наиболее распространенная система планирования на сегодняшний день, ее применяют все более или менее успешные люди. Тайм-менеджмент хорошо выполняет свою задачу до определенного уровня, но, по моему мнению, имеет и существенные недостатки: этот подход не целостен, отталкивается от неправильного принципа и дает ложные ориентиры. Давайте разбираться.
На первый взгляд может показаться, что между потоковым планированием и тайм-менеджментом есть много общего. (К тому же в последние годы адепты тайм-менеджмента усовершенствовали свою систему, добавив в нее много хороших техник.) Однако это лишь внешнее сходство: на более глубоком уровне – принципов, целей и подходов – эти системы глубоко различны. Рассмотрим этот уровень подробнее.
Рассмотрим различия систем на примере приема пищи. Иллюстрацией тайм-менеджмента будет режим питания, при котором вы едите по расписанию, составленному из стандартных сетов без учета ваших предпочтений, вкуса, аппетита и пр. Потоковое же планирование можно сравнить с таким режимом питания, при котором вы едите только то, что хотите, равномерно, столько, сколько нужно, и по мере того как вы проголодались.
Другой иллюстрацией могут послужить подходы к производству, применявшиеся в компаниях Ford и Toyota. Как известно, компания Ford изобрела конвейер и благодаря ему освоила массовое производство стандартных изделий. По этому поводу бытовала шутка Генри Форда, сказавшего в одном из интервью: «Мы можем произвести вам любой автомобиль по вашему вкусу, если это модель Т черного цвета». В компании Toyota пошли другим путем. Благодаря созданной ими технологии кайдзен, сочетающей стандартизацию и гибкость, им удалось наладить конвейерное производство штучных изделий.
Как видите, обе системы являются конвейерными. Обе производят продукцию в массовом порядке. Однако в основе двух систем лежат разные цели, ценности, принципы и подходы, что дает фундаментальное различие в результатах. То же самое можно сказать и про системы планирования. Мы убедились – хотя внешне тайм-менеджмент и потоковое планирование могут выглядеть похоже, они далеко отстоят друг от друга в плане ценностей, целей, фокуса, подходов. Различаются и конкретные приемы, которые применяются в этих системах и о которых мы поговорим позже.
Три подхода к планированию
Концептуально существуют три подхода к планированию: жесткий, гибкий и динамический.
Жесткий подход к планированию – это подход, при котором ваши цели, действия по достижению этих целей, даты и время фиксированы. Такой подход к системе планирования – это идеализированное представление об организованности человека. Это миф, который часто эксплуатируется в американском кино, например, в фильме «Дьявол носит Prada».
Несведущие люди думают, что именно так должна выглядеть и работать идеальная система планирования, и потом совершают много ошибок. Как правило, все новички или молодые люди начинают с него. Они применяют такой подход до тех пор, пока не поймут, что жесткий подход к планированию не имеет ничего общего с реальной жизнью. На самом деле постоянно происходят какие-то события и какие-то изменения. И если ваша система планирования не учитывает это, то она не приведет вас к желаемым результатам.
Жесткий подход очень часто применяют дисциплинированные люди. Они любят порядок и считают, что нужно выполнять все, что намечено. Они что-то планируют, а потом фанатично исполняют свои планы. Но жизнь ведь не стоит на месте, все меняется, в том числе и их отношение к своим планам. Но они все равно продолжают достигать тех целей, которые им уже не в радость, и не могут остановиться, потому что «совесть заест», «боятся потерять самоуважение» или попадают в «ловушку невозвратных потерь».
Ловушка невозвратных потерь – это ситуация, при которой человек не может бросить начатое дело, потому что ему жалко бросать то, на что потрачено много сил, энергии, времени, а порой и денег. В результате они продолжают делать то, что давно уже не приносит им радости.
Жесткий подход к планированию – это неэффективный подход, который приведет вас к прокрастинации, лени, выгоранию и апатии. В свое время система тайм-менеджмента начинала именно с жесткого подхода, но со временем подход смягчился, поэтому сейчас повсеместно применяется гибкий подход к планированию.
Гибкий подход к планированию – это подход, при котором ваши цели и действия по достижению этих целей фиксированы, а даты и время могут меняться. Это более совершенный и приближенный к жизни подход. Он дает вам больше свободы, вы можете сами решать, что и когда делать в рамках своих целей. Гибкий подход к планированию хорошо помогает продвигаться к достижению целей, но он не в полной мере учитывает все нюансы, ваше настроение, обстановку вокруг и качество жизни. Этот подход не дает вам
