Станислав Абрамов - Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

• План дня должен быть изложен в письменном виде.

• Список задач необходимо разметить по приоритетности.

• Умение говорить «нет» делам, не соответствующим вашим целям или принципам.

• Первый вопрос при получении любой задачи: нужна ли она вообще?

Постановка целей

Выбрать цель – значит определиться, что желательно достигнуть и в какое время.

• Стратегические цели – на срок 3-15 лет;

• Годовые цели;

• Месячные цели;

• Ежедневные задачи.

Долгосрочные стратегические цели иначе называются жизненными целями. В каждой области деятельности (Работа, Семья, Образование, Творчество) желательно иметь свою стратегическую цель.

При большом разнообразии интересов выбор целей представляется непростым делом. Поэтому, советует Джулия Моргенстерн, начинать надо с того, что приносит радость, здесь и сейчас[4].

Брайан Трейси, строгий список по вопросу выбора целей[5]:

1. Решить, чего желательно достичь в разные периоды жизни.

2. Записать свои решения.

3. Установить крайний срок. Для большой цели – промежуточные сроки.

4. Составить список дел для достижения, намеченного.

5. Превратите список в план, определив первоочередные дела и менее важные.

6. Каждый день делать что-нибудь приближающее главную цель.

Определение приоритетов

Приоритет – понятие, показывающее важность, первенство, он определяет:

• в науке – первенство изобретений, открытий, научных идей;

• в тайм-менеджменте – порядок выполнения действий во времени.

Для определения приоритетности задач используется часто матрица Эйзенхауэра.

A: Важные, Срочные B: Важные, Несрочные

C: Неважные, Срочные D: Неважные, Несрочные

• Задачи категории – A: Важные, Срочные (критические ситуации, проекты с горящим сроком) – необходимо выполнять без промедления.

• Задачи категории – B: Важные, Несрочные (стратегическое планирование) – устанавливаются временные рамки.

• Задачи категории – C: Неважные, срочные (мелкие поручения) – по возможности отказаться или перепоручить.

• Задачи категории – D: Неважные, Несрочные (перекуры, болтовня, телевизор) – желательно такие дела из жизни исключить.

Правило 80/20

Правило 80/20, или принцип Парето, предложил Вильфредо Парето: «20 % усилий дают 80 % результата, остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата».

Таким образом, если верить этому правилу, нужно уметь выявить 20 % главных задач и сосредоточиться на их решении, остальные дела могут подождать.

Хронометраж

Анализ затрат времени – это прежде всего – хронометраж.

1. Начинается с письменного учета своего времени[6]. Фиксировать каждые 30–40 минут расходы времени с точностью, например, до 6 минут (одной десятой часа).

2. Форма учета личного времени может быть, например, такой: Начало работы – Окончание – Что сделано.

3. По результатам хронометража, проведенного в течение месяца, делается собственный анализ потерь времени. Определяются участки в расписании, требующие повышения эффективности.

4. 4. Создается персональная экономная система управления временем.

План распределения времени (недельное расписание)

План распределения времени, как пишет Юлия Моргенстерн, – это структурированное расписание, где все виды деятельности размещены в порядке, как в вещевом шкафу. Это простая таблица, в которой по горизонтали проставлены дни недели, по вертикали – часы дня. В образовавшихся клетках отмечаем предстоящие дела. Примеры можно найти в различных компьютерных программах типа Календарь, Записная книжка. Подробнее о составлении недельного расписания с учетом бюджета активного и пассивного времени см. в Разделе 3.4 Недельное расписание.

Как составить распорядок дня по Маршаллу Куку.[7]

1. Не планируйте слишком много дел. Реально смотрите на свои возможности.

2. Оставляйте свободное время для непредвиденных дел.

3. Вписывайте не то, что можно сделать, а то, что нужно.

4. План должен быть гибким, дающим возможность что-то изменить.

5. Все самое важное делается в первую очередь.

6. Разбивайте крупные задания на этапы.

7. Короткие перерывы в работе для поддержания тонуса.

9. Не бойтесь отказываться от своих планов.

10. Не нравится составлять ежедневное расписание – не составляйте.

Решение проблемы нехватки времени

Необходимо бороться с «поглотителями времени – хронофагами», основными из которых по списку Лотара Зайверта («Ваше время в ваших руках») являются:

• нечеткая постановка цели;

• отсутствие приоритетов в делах;

• попытка слишком много сделать за один раз;

• личная неорганизованность;

• выполнение чужой работы;

• телефонные звонки, письма и разговоры;

• неполная или несвоевременная информация;

• неумение довести дело до конца;

• неподготовленные совещания;

• синдром откладывания;

• спешка, нетерпение;

• перенос дел, которые можно решить по телефону, на личную встречу.

Основным способом выявления хронофагов является Хронометраж (см. выше в этом разделе).

Искусство успевать

Приведем некоторые правила достижения своих целей и экономии времени из «искусства успевать»[8]. Я объединил эти правила в группы, что позволило изложить их более сжато.

Принимайте решения быстрее, даже при неполной информации. это поможет вам и тем, кто имеет с вами дело.

В условиях кризиса ориентируйтесь не на проблему, а на имеющиеся возможности.

Стремление к совершенству, отделка второстепенных деталей может погубить все дело.

Концентрируйтесь на одной задаче, пока не решите ее до конца.

Старайтесь сделать все так, чтобы не потратить много времени на переделку.