Юрий Михайлов - Связи с общественностью по-русски
2) подготовке индивидуальных рабочих мест представителей СМИ (стулья, микрофоны, дополнительные и справочные информационные материалы, канцелярские принадлежности и т. п.);
3) подготовке коллективных рабочих мест представителей СМИ (устройства для размещение теле– и видеокамер, столы для размещения аудиозаписывающей аппаратуры – диктофонов, зарядные пункты и устройства, места для размещения и переносных компьютеров и др.);
4) подготовке индивидуального рабочего места ведущего пресс-конференции (стол, стул, средства мобильной связи, переносной компьютер, все представленные на пресс-конференции информационные материалы – т. н. дублирующий комплект, список участников, перечень основных и резервных вопросов, регламент работы, канцелярские принадлежности и т. п.);
5) подготовке сцены (осветительная и звуковая аппаратура, элементы оформления – эмблема предприятия-организатора, флаги, информационные табло, стенды, вазы с цветами и т. п.).
Для участников пресс-конференции должны быть обеспечены и иные условия, обеспечивающие эффективную работу. В непосредственной близости от помещения, в котором проводится прессконференция, должны иметься:
• вестибюль, камера хранения;
• работающие туалетные и курительные комнаты;
• буфет.
Организаторы пресс-конференции не потеряют лица, если в конце мероприятия неформально поблагодарят представителей СМИ за участие, предложив в заключение не только «встречаться почаще», но и высказать свои впечатления о мероприятии по «горячей» телефонной линии или в письменном виде.
Особенности организации пресс-ланча
В буквальном переводе press-lunch означает «завтрак с прессой»* (* Точнее, т. н. «второй завтрак») или, в более широком смысле, с журналистами.* (* Которые, конечно же, могут представлять не только печатные СМИ (собственно прессу), но и электронные (радио, ТВ, Интернет-издания). Чаще всего под пресс-ланчем понимается специальное PR-мероприятие с участием первых лиц компании и ограниченного числа журналистов, поддерживающих с организатором постоянные контакты и представляющих ведущие* (* Наиболее значимые для компании-организатора, см. далее) СМИ.
Как и в случае с пресс-конференцией, истинная цель прессланча – не столько обнародование определенной официальной информации, сколько укрепление лояльности СМИ, представители которых приглашены на мероприятие, по отношению к его организатору – через укрепление взаимного доверия.* (* От лояльности СМИ во многом зависит то, в каком виде предстанет компания-организатор пресс-ланча перед общественной аудиторией). При этом конкретный информационный повод для организации пресс-ланча может и отсутствовать – что, впрочем, отнюдь не умаляет значимости мероприятия. Основное внешнее отличие пресс-ланча от пресс– конференции или брифинга – то, что наряду с информационным «блюдом» на стол участникам подается и обыкновенная еда (о ней – чуть позже). К числу прочих особенностей пресс-ланча следует, на наш взгляд, отнести: менее формальную, раскованную атмосферу, способствующую установлению тесного личного контакта между организатора-ми и журналистами, их более доверительному общению, в ходе которого слово предоставляется практически каждому участнику; тщательный выбор места проведения – популярного, респектабельного, с хорошей кухней, гарантированно высоким уровнем сервиса и, вместе с тем, удобно расположенного; гибкую адженду, что, с учетом продолжительности мероприятия и ограниченного состава участников, дает журналистам возможность достаточно полного ознакомления с важными, малоизвестными подробностями, касающимися тех или иных вопросов деятельности компании-организатора, а также оперативного получения дополнительной информации (ответы на вопросы, пресс-кит, блиц-интервью).
На практике пресс-ланч может проходить по нескольким сходным сценариям, отличающимся по двум-трем формальным параметрам – количество участников, продолжительность, меню. Первый вариант пресс-ланча проходит в форме личной встречи руководителя компании с двумя-тремя известными журналистами.* (* На мероприятии также присутствует лицо, ответственное за его непосредственную организацию – помощник руководителя, а также сотрудник пресс-службы компании или (и) представитель PRагентства)
Минимальный состав участников позволяет организаторам и журналистам вести свободный обмен информацией по любой теме, представляющейся сторонам наиболее актуальной и значимой. Продолжительность такой встречи обычно не превышает 40-60 минут. Меню в этом случае, как правило, ограничивается кофе или чаем (с соответствующим дополнением).
Второй вариант – классический пресс-ланч – предусматривает некоторое увеличение числа участников (2-3 представителя компании, 4-9 журналистов, хорошо ему знакомых). Мероприятие открывается кратким выступлением ньюс-мейкера (споуксмена). После этого следует собственно ланч, в ходе которого участники беседуют.
Встречу подытоживает заключительное слово первого лица организатора. Стандартная продолжительность мероприятия – от одного до полутора часов.
Наконец, еще один вариант подразумевает сочетание классического пресс-ланча с элементами пресс-конференции (см. выше).
На расширенном пресс-ланче может присутствовать 3-5 представителей организатора, включая первых лиц, и от 10 до 30 журналистов, входящих в т. н. пул* (* Журналистский пул – группа журналистов, подтвердивших компании свой профессионализм и лояльность. Участникам журналистского пула обеспечивается оперативный доступ к наиболее значимой информации о деятельности компании, в том числе через регулярное участие в прессланчах и иных специальных PR-мероприятиях) данного предприятия.
В этом случае мероприятие целесообразно открыть краткими выступлениями двух-трех представителей компании, посвященными разным, но, вместе с тем, взаимосвязанным аспектам деятельности компании. «Съедобная» составляющая мероприятия – с учетом значительного числа участников – может быть представлена обычным ланчем, фуршетом или шведским столом.
Как правило, к ответам на вопросы приступают не ранее, чем через 10-15 минут после выступлений. При этом выдерживается очередность предоставления слова журналистам (в соответствии с заранее определенным порядком либо по решению ведущего), а часть вопросов может подана организаторам заранее (в письменной форме).
