Татьяна Шахнес - Энциклопедия PR. Рожденная с отраслью. История успеха, рассказанная от первого лица
В-третьих, если ваша работа связана непосредственно с подготовкой документов (речей или презентации) для руководителей, которые собираются посетить вашу акцию, лучше наиболее важные детали оговорить заранее, особенно если это касается высшего менеджмента компании. У руководителей всегда есть свое видение, стратегия, наконец, личные пожелания донести что-то до медиасообщества или партнеров в речах-обращениях, поэтому крайне важно обсудить эти вещи заранее, а не в день мероприятия или накануне него. Подготовка к крупному мероприятию напоминает постановку нового спектакля. Когда роли распределены и все понимают и разделяют посыл режиссера, прошла первая читка и все декорации подготовлены (а спектакль может быть в нескольких действиях), можно спокойно уезжать.
И в-четвертых, необходимо, чтобы остающийся «на хозяйстве» коллектив был так же очень профессионален, чтобы можно было оперативно решать текущие вопросы. Поэтому, подготавливая своих сотрудников, не делайте их узкими специалистами. Круг вопросов, которые способен решить пиарщик, должен быть чрезвычайно широк.
Далее на расстоянии, находясь в любом городе России и мира, вы можете контролировать текущие процессы. Надо понимать, что часто это будет происходить за рамками рабочего времени, так как в командировке или пресс-туре вы просто не всегда будете иметь возможность проверять исполнение задач.
Вернуться к офисной работе желательно за несколько дней до мероприятия или презентации, так как всегда есть что-то, что необходимо усовершенствовать и поправить.
Можно разобрать вопрос управления на расстоянии на примере нашего относительно недавнего мероприятия – дней социальной активности, реализованных в Казани совместно с партнером – компанией DOMO, крупнейшей региональной сетью по продаже товаров электроники. Наш День донора требовал высокой активности: предварительного анонсирования в виде пресс-релиза и написания постов для социальных сетей, изготовления анонсирующих роликов в нескольких форматах для магазинов, проведения Дня донора на территории компании-партнера, пресс-конференции для журналистов Татарстана, участия Президента корпорации LG, приехавшего из Москвы, последующего освещения мероприятия в соцсетях и масс-медиа, лекций в трех вузах Казани.
Подготовка была начата за два месяца до мероприятия с писем и конференц-звонка партнерам, последующей встречи в Москве, и уже за месяц до мероприятия велась активная работа со всеми курирующими вовлеченными в процесс организациями: Министерством здравоохранения Российской Федерации, ФМБА России, региональной станцией переливания крови, местными вузами, в которых мне предстояло читать лекции, представителями различных средствами масс-медиа, модераторами соцсетей.
Работа с Казанью, при том что я совсем ненадолго посещала этот город во время «Поезда инноваций и добрых дел», велась настолько плотно на расстоянии, что мне казалось, что за это время я узнала множество его жителей: бизнесменов, студентов, преподавателей, врачей, сотрудников государственных и общественных организаций. Параллельно писались анонсирующие релизы, посты, утверждались и заготовки пост-релизов, речь руководства компании. Словом, работа кипела до отъезда пиар-команды в Казань. В то же время в офисе LG и SPN Communications, прекрасного агенства, работающего с LG уже более девяти лет, оставались специалисты, которые получали от нас информацию и направляли ее в СМИ, продолжали работать с университетами и всеми стейкхолдерами.
Параллельно с этим по ночам я вела блог, писала в соцсети, отправляла информацию уже на английском языке в штаб-квартиру LG в подразделения социальной ответственности и коммуникации. И когда мы видели, как оперативно выходят материалы о важном для республики событии, которое проактивно поддерживает крупный бизнес, как имя нашей компании позитивно воспринимается СМИ не в силу продвижения, а благодаря действительно социальному благу, мы убедились, что заблаговременно выстроенная информационная политика и действенная работа на расстоянии могут давать прекрасные плоды.
Появившиеся фотоотчеты о добрых днях на сайтах мэрии города, Министерства спорта, Общественной палаты Татарстана свидетельствовали о том, что ценности, представленные нами, действительно позитивно восприняты сообществом. А ведь это именно пример работы, который вы осуществляете на расстоянии, управляя процессами одновременно в Татарстане, столице России и Корее, организовывая так называемый «штаб» в офисе партнера! И когда мы видим, что послы добрых дел, наши друзья, прославленные спортсмены и олимпийские чемпионы Дарья Шкурихина и Василий Мосин (художественная гимнастика и стрельба) на своих страницах в социальных сетях выкладывают информацию о Дне донора – мы убеждаемся, что мир стал очень небольшим с точки зрения коммуникаций. Создается ощущение, что Вселенная умещается на ладони, а невидимые нити коммуникации пронизывают современные города подобно инфракрасным лучам в фантастическом фильме!
Москва – Казань – Сеул – все эти центры оказались связаны нитями добра, коммуникаций и эффективной работы. Кстати, нашим партнерам очень понравилось слово «штаб», который мы использовали, заняв комнату в офисе компании DOMO. Оно ассоциировалось у них с ведением активных действий, позитивным наступлением, моментальным реагированием, составлением планов, изменением тактики, однако при следовании ранее выработанной стратегии. Перед отъездом мне было очень приятно услышать от коммерческого директора такие слова: «Теперь я точно знаю, как и сколько времени должен работать директор по связям с общественностью».
Сейчас я описала работу лишь в одном городе, а за 2013–2014 годы мы побывали уже в 21 городе, не говоря уже о работе «с колес» во время акций, связанных с социальными проектами – «Поездом инноваций и добрых дел» и «Кораблем «Марафон добра». Но повторю еще раз, этот труд находится за рамками рабочего времени, и нам, уважаемые коллеги, как специалистам в области коммуникаций, надо быть к этому абсолютно готовыми! Ведь недаром все великие говорили о важности работы в жизни человека, тем более той, что чрезвычайно интересна. Моцарт писал: «Работа – мое первое наслаждение». «Это главное в жизни», – повторял Эрнест Хемингуэй. «Она необходима для здоровья», – заключал Гиппократ. Но закончу я нашу главу словами прекрасной Мэрилин Монро: «Любовь и работа – единственные стоящие вещи в жизни. Работа – это своеобразная форма любви».
Глава 11
Ценность времени
