Павел Безручко - Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц
• Упоминая неритмичность производства, он не указывает причину этой проблемы.
• Рекомендация «сократить непроизводственные потери» пуста, бесполезна.
Если у автора нет времени на дополнительное исследование ситуации, ему следует сузить тему и писать о том, что он твердо знает, а не обо всех видах непроизводственных потерь. В реальной ситуации, с которой «срисован» этот пример, автор знал, что неритмичность производства вызвана отсутствием координации между отделом планирования производства и отделом продаж.
Теперь определим тип высказываний, относящихся к теме брака (качества):
«Проблема качества встает все острее» – бессодержательное утверждение. Самоочевидные вещи писать не следует.
Связь между браком и квалификацией не вполне ясна. В реальной ситуации при переходе заготовки изделия на следующий этап производства рабочие не проверяли качество заготовок. В результате бракованные заготовки попадали на следующий этап производства.
Одной из причин этого было отсутствие навыков визуального и инструментального контроля. Однако рекомендация «повысить квалификацию персонала» звучит неконкретно – лучше сказать: «провести обучение рабочих навыкам визуального и инструментального контроля».
Вторая причина проблемы – рабочие не были обязаны осуществлять контроль заготовок на входе. Здесь обучение помочь не может. Автор решил порекомендовать введение процедуры обязательного входного контроля в каждом цеху.
Реорганизуем текст:
Разберемся с третьей темой:
Обращает на себя внимание также проблема низкой трудовой дисциплины на заводе. Начальник второго цеха очень обеспокоен этой проблемой и призывает руководство обратить на нее внимание.
Совершенно непонятно, о чем идет речь. Фактов, свидетельствующих о наличии проблемы, нет – есть лишь обеспокоенность начальника одного из цехов. Причины возможной проблемы не определены. Никаких решений не предложено. Автору следует глубже разобраться в ситуации и, если проблема действительно существует и заслуживает внимания, предложить директору завода ее анализ и решение. В существующем виде этот раздел не следует включать в отчет вообще.
Мы выполнили четыре операции:
1. Определили темы.
2. Исключили темы, не имеющие отношения к цели документа (низкая трудовая дисциплина).
3. Определили типы высказываний по каждой теме (проблемы, причины проблемы, решения и т. п.).
4. Конкретизировали содержание высказываний.
Бессодержательные, «рыхлые» мысли не получилось бы хорошо структурировать. Теперь, когда мы привели их в порядок, это сделать можно. Что делать дальше?
Для создания структурированного текста необходима еще одна, пятая операция – выстраивание иерархии высказываний.
Барбара Минто в своей замечательной книге «Принцип пирамиды Минто» предлагает набор универсальных правил структурирования информации. Если вы хотите структурировать по-настоящему профессионально, обязательно прочтите эту книгу.
Минто выделяет три главных принципа создания иерархии высказываний, идей:
• Идеи каждого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные ниже.
• Идеи каждой группы должны быть логически взаимосвязаны.
• Идеи каждой группы должны идти в логической последовательности.
Проведем пятую операцию: построим иерархию высказываний – пирамиду Минто. Пункты пирамиды – идеи или высказывания верхнего уровня – должны быть раскрыты при помощи пунктов следующего, нижнего уровня.
Сравним получившийся у нас структурированный текст с исходным вариантом:
Рассмотренные в этой главе принципы структурирования являются универсальными. Они применимы не только к документам для первых лиц, но и к любой информации для любого адресата. Дальше мы рассмотрим принципы и инструменты структурирования, использование которых особенно показано при создании документов, подлежащих отправке «на самый верх».
Ваша выжимка этой главы: _________________
Делайте немногочисленные главные мысли документа понятными с самого начала
Высокопоставленный руководитель, скорее всего, не помнит, а иногда и не знает о вас и о вашем вопросе. Не стоит обижаться: это происходит из-за постоянной занятости, а не по причине невнимания и неуважения лично к вам.
Даже если руководитель не забыл о вашем вопросе, в начале любого документа, адресованного первому лицу, полезно напомнить или задать контекст – описать существенные события, обстоятельства или предпосылки, связанные с предметом вашего сообщения. В примере из предыдущей главы контекст выглядит так:
Убытки завода составили в прошлом году 329 млн руб.:
• 176 млн руб. связаны с проблемой качества (брака);
• 153 млн руб. связаны с проблемой неритмичности производства.
Однако правилом «напоминайте контекст» очень легко злоупотребить. Начать говорить о контексте просто – сложно вовремя остановиться и не «зарыть» главные мысли документа слишком глубоко.
Отчет с «глубоко зарытыми» главными мыслями
Руководитель кадровой службы написал исполнительному директору компании отчет о выполнении поручения совета директоров. Цель автора – получить согласие с выводами исследования и одобрение некоторых из вариантов решения.
Уважаемый Леонид Степанович!
25.08 Вы поручили нашей службе исследовать причины возникновения социальной напряженности на заводе в Климишах. Необходимость в исследовании возникла из-за того, что от рабочих Климишского завода все чаще стали поступать жалобы в адрес руководства на плохие условия труда. Текучесть возросла с 7 до 13 % в сравнении с прошлым годом.
27.08 согласно распоряжению совета директоров и Вашему указанию от 25.08 мы начали подготовку к проведению исследования. Была сформирована рабочая группа в составе: Сергеев Т.А. – руководитель департамента работы с персоналом, Анисимова В.М. – заместитель руководителя департамента, Кононович М.С. – начальник отдела кадров Климишского завода, Карпенко Б.Д., Леснева И.И., Фишман Н.Я. – специалисты департамента.
Исследование проводилось в период со 2.09 по 16.09. В основу исследования были положены методики формализованных опросов, индивидуальных интервью, фокус-групп. Члены рабочей группы провели 43 индивидуальных встречи с рабочими и 6 групповых дискуссий. Были собраны и проанализированы более 2000 анкет.
<…>
Вводный раздел этого отчета представлял собой три полновесные страницы текста. И вроде бы руководитель кадровой службы пишет по делу – задает контекст… Между тем драгоценное время первого лица уходит. По мере прочтения отчета у него возникают следующие мысли: «О поручении совета директоров и своем распоряжении я помню, а в методы исследования углубляться не хочу. Когда же автор перейдет к самому главному? Что они обнаружили, какие решения предлагают? На какой странице все это написано?..»
