Владимир Репин - Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

На рис. 1.3.3 показано, что́ происходит с процессом с течением времени.

Рис. 1.3.3. Влияние общих и особых причин

Допустим, что процесс был приведен в стабильное состояние. Но в дальнейшем анализ стабильности процесса не производился, причины вариаций не выявлялись и не устранялись. Со временем (рис. 1.3.3) на процесс начали воздействовать особые причины. В такой ситуации показатели процесса рано или поздно выйдут за допустимые границы, сам он перестанет быть стабильным и воспроизводимым. Потери возрастут, эффективность снизится. Менеджмент начнет прилагать героические усилия для получения приемлемых результатов, пытаясь управлять процессом, находящимся, по сути, в состоянии, близком к хаосу. За эту деятельность он будет требовать награды (премии, бонусы, повышение по службе и т. п.). В организации начнет развиваться культура героев.

Можно сделать вывод, что:

Неструктурированный и неадекватно управляемый процесс со временем приходит в состояние, близкое к хаосу. При этом он может выдавать приемлемые результаты только за счет героических усилий менеджмента и нерационального расходования ресурсов.

1.3.3. Экономическая целесообразность регламентации процесса

Рассмотрим следующую ситуацию. Представим, что мы потратили определенное время и ресурсы на приведение процесса к стабильному состоянию. Определим некоторые значения:

τ – период времени, потраченного на приведение процесса к стабильному состоянию;

∑опт. – величина ресурсов (затраты), израсходованных на эту деятельность (опт. – от слова оптимизация).

Предполагается, что система управления процессом налажена и обеспечивает оперативное выявление и устранение особых причин вариаций процесса. Затраты на построение такой системы мы включили в ∑опт..

За время T процесс находится в стабильном и воспроизводимом состоянии, выпускает приемлемую с точки зрения потребителя продукцию (оказывает услуги). Величина ресурсов, израсходованных на деятельность процесса за время T, составит:

∑опт. пр. – величина ресурсов, израсходованных на операционную деятельность по оптимизированному, стабильному и воспроизводимому процессу за время T.

Представим себе, что мы не проводили оптимизацию процесса и не создали систему управления, обеспечивающую поддержание процесса в стабильном и воспроизводимом состоянии. За время T расход ресурсов на деятельность неоптимизированного процесса составит:

∑не опт. пр. – величина ресурсов, израсходованных на операционную деятельность по неоптимизированному процессу за время T.

Таким образом, расход ресурсов на нестабильный процесс всегда больше расхода ресурсов на стабильный и воспроизводимый процесс, то есть справедливо неравенство:

Запишем также следующее неравенство:

Неравенство (2) означает, что сумма затрат на оптимизацию процесса и операционных затрат на его выполнение за время T меньше суммы затрат на неоптимизированный, нестабильный процесс. При каких условиях это неравенство будет справедливо? Тогда, когда за время T затраты на оптимизацию успеют окупиться. Рассмотрим некоторые практические ситуации.

Ситуация 1. Стабильная внешняя среда.

Данная идеальная ситуация характеризуется тем, что:

• система общих причин, воздействующих на процесс, не изменяется в течение неограниченного времени;

• воздействие возникающих особых причин не является чрезмерным[36]; система управления обеспечивает устранение особых причин и поддержание процесса в стабильном и воспроизводимом состоянии.

Очевидно, что в такой идеальной ситуации через некоторое время неравенство (2) всегда будет справедливо. В рассматриваемом случае τ << T.

Итак, в случае стабильной внешней среды затраты на внедрение процессного управления всегда окупаются с течением времени.

Ситуация 2. Медленные изменения внешней среды.

Ситуация 2 характеризуется тем, что:

• система общих причин, воздействующих на процесс, медленно меняется со временем. При этом система управления успевает адаптировать процесс к изменяющимся условиям без существенных, скачкообразных изменений[37]. Привлечение дополнительных ресурсов не требуется;

• воздействие возникающих особых причин не является чрезмерным; система управления обеспечивает устранение особых причин и поддержание процесса в стабильном и воспроизводимом состоянии.

В такой ситуации неравенство (2) также будет справедливо с некоторого момента времени. Хотя этот момент может наступить позже, чем в ситуации 1. В данном случае τ < T. Величина T характеризует временной интервал работы процесса до момента идентифицируемого изменения внешней среды.

Ситуация 3. Резкие изменения внешней среды.

Ситуация 3 характеризуется тем, что:

• система общих причин, воздействующих на процесс, со временем резко и непредсказуемо меняется[38]; система управления не успевает адаптировать процесс к изменяющимся условиям; требуется привлечение дополнительных ресурсов для стабилизации процесса;

• воздействие возникающих особых причин является существенным и превышает возможности системы управления по обеспечению стабильного состояния; требуется существенная реорганизация процесса, привлечение дополнительных ресурсов.

Для данной ситуации τ ~ T, то есть интервал времени, после которого происходят резкие, существенные изменения внешних условий, сопоставим со временем, потраченным на оптимизацию системы управления. В рассматриваемой ситуации неравенство (2) может оказаться несправедливым. Если в такой ситуации затягивать проект внедрения процессного подхода, то эффект никогда не будет получен (τ > T).

Анализ трех рассмотренных ситуаций позволяет сформулировать следующие четыре предположения:

1. Для организаций, ведущих деятельность в условиях стабильной внешней среды, внедрение процессного подхода всегда приводит к росту эффективности.

2. Для организаций, работающих в умеренно нестабильных внешних условиях, внедрение процессного подхода может дать эффект, но нужно обратить особое внимание на длительность проекта внедрения и адаптивность построенной системы управления к изменениям внешней среды.