Софья Тимофеева - Детский клуб. От идеи до прибыли
1. Ведение кадровых документов. Все, что связано с приказами, кадровыми журналами, личными карточками сотрудников и т. д., вы передаете бухгалтеру. Для него вся эта работа знакомая и несложная (так как напрямую связана с его непосредственной деятельностью). Например, бухгалтер начисляет отпускные, а значит, готовит и все документы, связанные с отпуском, заполняет необходимые карточки и журналы. Доплачивать бухгалтеру за ведение кадрового дела не надо.
2. Обязанность оплачивать свет и коммуналку. В некоторых клубах эту функцию выполняет или сам директор, или администраторы. В нашем клубе – бухгалтер.
3. Бухгалтеру можно поручить всю работу, связанную с обслуживанием кассового аппарата. Раз в год кассу надо возить на проверку в налоговую инспекцию, менять ленту и т. д. Эту работу можно поручить сторонней организации (в Москве, например, данная услуга стоит 12 тысяч рублей), а можно делегировать бухгалтеру.
4. Руководитель детского клуба может просить бухгалтера готовить ему информацию, необходимую для управленческого учета.
Кроме бухгалтерских бумаг, есть документы, связанные с охраной труда, СЭС и пожарной безопасностью. Вначале во всем придется разобраться самому, но это несложно. В этом может помочь наш сайт http://www.tvoyklub.ru. Там вы найдете много бесплатной информации, которая поможет разобраться в трудных вопросах. Конечно, существуют организации-посредники, готовые сделать «под ключ» все документы. Отдельные организации занимаются только документами СЭС, другие – пожарной безопасностью, третьи – охраной труда. Но они берут немалые деньги за свое посредничество, и нет никакой гарантии, что все документы изготовлены правильно. Кстати, завести требующиеся журналы совсем несложно, гораздо сложнее упорядочить работу по их ведению, а никакая организация за вас их вести не будет.
С руководителем одного детского клуба мы общаемся несколько лет. Не так давно Елена заезжала в гости. Мы разговаривали обо всем на свете, но дело, как обычно, коснулось прибыли детского клуба. «Денег совсем нет! Бизнес денег не приносит!» – расстраивалась Елена. Мы убеждали в обратном. Затем решили посмотреть на доходы и расходы ее детского клуба. Доходы были абсолютно нормальными, дети ходили на занятия исправно, группы заполнены, цены соответствуют району – клуб явно неубыточен. Анализ расходов нас шокировал. Одной из крупных трат за последний месяц была плата за документы по пожарной безопасности – 120 тысяч рублей! Сумасшедшие деньги! Я стала уточнять, может быть, что-то вышло из строя, например автоматическая пожарная сигнализация и происходила замена оборудования? Нет! Это была сумма за оформление обычных документов. Мы поинтересовались, неужели Елена действительно считает эту сумму разумной за ту небольшую работу, которую выполнила фирма? Расстроенная Елена рассказала, что просто было лень заниматься бумагами и она думала, что закроются все вопросы. Но документы надо контролировать, а значит, необходимость разобраться во всем осталась, как и прежде.
Документы, на которые вы должны ориентироваться, – это первоисточники. Первоисточником по охране труда является Трудовой кодекс, по СЭС – Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы для ДОО (СанПиН 2.4.1.3049–13), по пожарной безопасности – Правила пожарной безопасности для образовательных учреждений. В них вы найдете первичную информацию, на которую стоит ориентироваться. На нее же ориентируются и проверяющие. Кстати, инспекторы различных организаций при любой проверке просят показать эти документы, так как они должны храниться в клубе. Вооружитесь маркером и тщательно проштудируйте указанную литературу. На нашем сайте вы сможете найти все необходимые шаблоны документов и полный перечень абсолютно всех бумаг, которые должны быть в клубе. Проверки помогли нам разложить все по полочкам и сделать работу с документами несложной и даже приятной.
Второй немаловажный вопрос с документами – упорядоченность работы. Здесь тоже смогут помочь только памятки и шаблоны. Например, вы трудоустраиваете человека на работу. Как не забыть, что надо сделать? Конечно, должна быть памятка, у нас она выглядит так.
Принять/отксерокопировать документы:
• паспорт;
• пенсионное свидетельство;
• ИНН;
• документ об образовании;
• Трудовую книжку;
• медицинскую книжку (если была заведена на предыдущем месте работы, сделать запись в графе «Отметки о переходе на работу в другие организации». Если делаем новую, пусть в поликлинике сделают запись в графе организация – ООО «Детский эко-клуб "Умничка"»). Какие печати должны стоять в медкнижке:
– терапевт;
– лор;
– стоматолог;
– кожвеносмотр;
– флюорография;
– анализ на яйцеглист;
– анализ на энтеробиоз;
– бактериологический анализ кала на кишечную группу;
– кровь на брюшной тиф – 1 раз при поступлении;
– прививка АКДС (дифтерия) – 1 раз в 10 лет;
– прививка от кори (ставится только до 35 лет!);
• фотографии.
Также есть особая памятка по подписанию документов при принятии на работу. Например, в ней указано, что трудовой договор подписывается в двух экземплярах, что проводится инструктаж и ставятся подписи в следующих журналах – Журнал регистрации вводного противопожарного инструктажа, Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда, Журнал учета выдачи инструкций по охране труда и т. д.
Работу с документами надо организовывать с самого начала, то есть с момента регистрации фирмы. Приучите себя к тому что у вас в клубе обязательно должно быть множество папок с документами. Заведите ежедневник, куда будете записывать необходимые действия, связанные с периодическим подписанием документов. Многое вы можете сделать сами бесплатно, а профессиональную работу доверьте специалистам. Тогда деньги останутся в клубе, а при проверках вы будете чувствовать себя спокойно и уверенно.
1.5. Готовые рецепты успешного открытия
Рецепт 1. Уверенность в своих силах Будьте уверены в себе! Если вы до этого никогда не занимались бизнесом, то рядом с вами обязательно окажутся люди (причем иногда самые близкие), которые будут говорить, что зря все это затеяли, что наверняка прогорите и лучше бы фруктовую палатку открыли, а не детский клуб. Умение отстраниться от подобных советов – важное качество для бизнесмена. Не встревайте, не обсуждайте и ни в коем случае ничего не доказывайте! Лучше сразу переведите разговор на другую тему. Однако стоит отметить, что уверенность в себе будет подкрепляться только конкретными действиями. Намечайте реальные планы и реализовывайте их обязательно! Кстати, в этом для женщин-руководителей сможет пригодиться мой «Ежедневник успешной женщины», который построен таким образом, что не даст забыть о работе, семье и себе самой.
