Екатерина Шестакова - Кадровый учет для «упрощенцев»
Для того чтобы не путаться в документах, рекомендуется сделать опись документов в личном деле сотрудника.
В перечень документов в личном деле могут входить:
• копия паспорта;
• копия страхового свидетельства;
• копия ИНН;
• документы воинского учета;
• копии документов об образовании;
• трудовой договор;
• личная карточка;
• медицинская книжка;
• приказы о назначении на должность, переводах, награждениях;
• приказы о предоставлении отпуска;
• приказы о премировании.
В целом вести личное дело очень удобно, поскольку все документы находятся в одном месте и их не нужно долго искать. При этом личные дела работников целесообразно расположить по алфавиту.
Рекомендации:
1. Заведите личные карточки и личные дела на каждого из сотрудников компании.
2. Храните личные карточки и личные дела в течение 75 лет.
1.6. Штатное расписание
Штатное расписание является обязательным документом в компании. Согласно ст. 15 ТК РФ трудовые отношения регулируются в том числе штатным расписанием.
Для разработки штатного расписания можно воспользоваться собственной формой или использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1).
Алгоритм составления штатного расписания следующий:
1. Назначьте работника, ответственного за составление штатного расписания.
2. Заполните основные реквизиты штатного расписания:
• наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документами;
• код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации;
• «Номер документа»;
• дата составления указывается текущая;
• в строке «На период» указывается период действия штатного расписания;
• в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ.
3. Укажите в штатном расписании должности работников.
Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре с работником может указываться его должность в соответствии со штатным расписанием или конкретный вид поручаемой работы.
4. Проверьте, чтобы в штатном расписании были правильно указаны оклады работников. Нельзя, в частности, указывать «вилку окладов» или же иной оклад, чем в трудовом договоре.
Приведем фрагмент штатного расписания.
Рекомендации:
1. Несмотря на то, что унифицированные формы документов были отменены, штатное расписание указано в Трудовом кодексе РФ и поэтому обязательно к составлению.
2. Используйте унифицированную форму, установленную Госкомстатом РФ, поскольку она применяется много лет и вряд ли вызовет претензии у проверяющих органов.
Глава 2
Особые условия труда
Представим себе ситуацию. Вы открыли пекарню, где трудятся пекари, и фактически производство является вредным. Но на вредных производствах необходимо производить доплаты сотрудникам и предоставлять дополнительные отпуска. Предоставление дополнительных гарантий осуществляется по результатам специальной оценки условий труда. Представим, что компания считает условия труда на производстве нормальными и не проводит специальную оценку рабочих мест.
Если работодатель нарушил установленный порядок проведения специальной оценки условий труда или не провел ее, штраф будет наложен:
• на должностное лицо – в размере от 5000 до 10 000 руб.;
• на компанию – в размере от 60 000 до 80 000 руб.
Такая ответственность предусмотрена п. 2 ст. 5.27.1, которой дополнен КоАП РФ (п. 3 ст. 11 Закона № 421-ФЗ).
Дополнительный штраф может быть наложен, если работник был допущен к работе без средств специальной защиты.
Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты влечет наложение административного штрафа:
• на должностных лиц – в размере от 20 000 до 30 000 рублей;
• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 20 000 до 30 000 рублей;
• на юридических лиц – от 130 000 до 150 000 рублей.
Такие штрафы могут значительно ударить по карману компаний и предпринимателей. При этом с 1 января 2016 г. еще и заработает федеральная государственная информационная система, в которую компании будут передавать сведения о результатах специальной оценки условий труда (п. 2 и 3 ст. 28 Закона о спецоценке).
2.1. Вредные условия труда
Вредные условия труда – это условия трудовой среды и самого процесса, которые неблагоприятно воздействуют на работающего человека, а при достаточной длительности или интенсивности работ вызывают даже различные профессиональные заболевания.
Условия труда классифицируются на основании Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».
Так, ст. 14 Закона предусматривает следующие классы.
Таблица 3
Классификация условий труда
Классы опасности определяются путем спецоценки, которая осуществляется не самим работодателем, а специальной организацией.
Алгоритм проведения специальной оценки условий труда следующий:
1. Необходимо сформировать комиссию, которая будет проводить специальную оценку условий труда и утвердит график проведения специальной оценки условий труда;
2. Нужно утвердить перечень рабочих мест, при этом специальной оценке условий труда подлежат все рабочие места, если компания переехала, то нужно проводить спецоценку заново;
3. Компания или предприниматель, имеющий в штате сотрудников, должны заключить гражданско-правовой договор с компанией, которая проводит спецоценку условий труда;
4. Комиссия проводит спецоценку и определяет условия труда на рабочих местах;
5. По результатам спецоценки утверждается протокол и осуществляется декларирование соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, а также отчет о проведении специальной оценки условий труда;
6. С результатами спецоценки нужно ознакомить работников;
7. Выдать уведомление ФСС о результатах спецоценки.
Если будут подтверждены вредные условия труда, то работнику положены дополнительные льготы:
• оплата труда в повышенном размере;
• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
• сокращенная продолжительность рабочего времени;
