Сергей Рыбаков - Организация бизнеса: грамотное построение своего дела
В первом приближении кадровой документацией является комплекс документов, обеспечивающих внутрикорпоративное регулирование трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника. Следует отметить, что более широким понятием можно считать кадровый документооборот, который включает в себя не только документы, но и процедуры (например, процедуру привлечения работников к дисциплинарной ответственности).
Не менее загадочным является для большинства менеджеров по персоналу и юристов и следующий вопрос: что же должно входить в систему кадровых документов в компании? Обусловлено это и тем, что состав этих документов зависим от постоянно меняющихся подзаконных актов в сфере труда, в частности актов Минтруда РФ, а также обусловлен правоприменительной практикой судов и государственной инспекции труда.
Весь пакет кадровых документов целесообразно разделить на два крупных блока: обязательные кадровые документы, наличие которых необходимо для компании организации любой организационно-правовой формы и сферы деятельности, и факультативные кадровые документы.
Обязательные кадровые документы
1. Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ)
Необходимым условием, предшествующим подбору работников в организацию, является составление и утверждение штатного расписания. Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы, утверждается приказом работодателя или уполномоченным им лицом.
Штатное расписание позволяет определять количество имеющихся на данный момент вакансий для приема на работу. Не менее важным представляется тот факт, что в случае увольнения кого-либо из сотрудников в связи с сокращением штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ) работодатель, ссылаясь на штатное расписание, докажет в суде невозможность трудоустройства данного работника и законность его увольнения. В случае возникновения трудового спора с работником судьей обязательно будет истребовано штатное расписание, и в том случае, если оно не будет представлено суду либо будет составлено ненадлежащим образом, работодатель вряд ли сможет выиграть такой спор. Как показывают данные судебной практики Верховного суда РФ, за последние 3 года более 80 % трудовых споров разрешены судами именно в пользу работников.
2. Трудовой договор
Определяющую роль при формировании пакета кадровой документации организации играет трудовой договор с работником (ст. 56–67 ТК РФ).
Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению работника и работодателя.
Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. 57 ТК РФ. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
3. Правила трудового распорядка
В любой организации должны быть разработаны правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя с учетом мнения представительного органа (ст. 189, 190 ТК РФ). Правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативный акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.
4. Приказ (распоряжение) о приеме на работу
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу (форма № Т-1, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1), изданным на основании заключенного трудового договора.
Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения). При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором. Приказ должен быть доведен до сведения структурных подразделений работодателя.
Именно приказ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т. д. Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года) и личных карточек, – 75 лет.
5. Трудовая книжка
Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу. Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в компании свыше 5 дней.
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек (приложение № 1 к постановлению Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69).
Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ.
При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя и печатью.
6. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.
