Наталья Сидорова - Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел
5.1. Тактика ведения переговоров, совещаний, собеседований
Здесь мы рассмотрим вместе с тобой все стороны эффективного использования времени на переговорах, совещаниях и собеседованиях, как подготовиться к подобным мероприятиям, как вести себя в процессе, каким образом анализировать уже прошедшее мероприятие с точки зрения приобретения положительного опыта и исключения негативных последствий.
Вся наша жизнь состоит из вышеперечисленных мероприятий. Череда переговоров, можно сказать, не прекращается. Мы постоянно договариваемся о встречах, устраиваем взаимовыгодные контракты с собственными родственниками, друзьями, коллегами. Да что далеко ходить. Чаще всего мы ведем переговоры с самим собой. И в последнем варианте не всегда успешно. Что же говорить о внешних сторонах этого вопроса. Самые интересные, дипломатичные и развернутые переговоры случаются с собственными детьми. Вот у кого необходимо учиться выстраивать бескомпромиссные и непредсказуемые по наполнению сделки. На самом деле предлагаю выделить 1 ч в своем насыщенном рабочем графике. Возможно, это будет некоторое время выходного дня для того, чтобы повращаться в кругу детей и отследить разговоры. Наиболее интересные обороты можешь даже записать и произвести некий анализ. Учись у детей выстраивать максимально эффективно короткие построения переговоров, яркие, эмоциональные и захватывающие по сути. Обращай внимание на все детали. Мелочей в переговорах любого уровня просто не бывает. Впрочем, это относится ко всем сторонам общения. Самые великие коммуникаторы – это дети. Воспользуйся любой имеющейся возможностью, для того чтобы приобрести бесценный опыт общения у детей. Используй (естественно, через призму собственного опыта) жесты, взгляды, позы. Еще раз напомню: в общении, особенно том, которое необходимо для получения важного и существенного результата, мелочей не существует. Все играет важную роль. Если ты в процессе начнешь что-либо исключать, то просто получишь общий и неполный набор деталей, которые так и останутся перечнем того, что могло бы произвести впечатление. И только использование всего спектра (жестов, поз, взгляда, эмоций, речевых оборотов, интонации, стиля, информации) принесет тот эффект, который тебе необходим для решения стоящей перед тобой задачи. Просто учись переставлять акценты. Всегда помни о собственном стиле. Ты просто не имеешь права, если ты спокойный и уравновешенный человек, выстраивать любое общение, как западный ковбой. Да, конечно, тебе дозволительно проявлять какие-то эмоции. Просто всегда помни о том, что, если ты решишь в какой-то момент испробовать что-то новое в своем образе и стиле поведения, делай это только тогда, когда уверен в том, что твое внутреннее «я» соответствует тому, что ты собираешься продемонстрировать собеседникам. Нельзя вдруг милой барышне превратиться в жесткую стерву. Это – СКАЗКИ!
Переговоры, заключение сделки, презентация.
Насколько результативно ты ведешь переговоры любого уровня? К каким результатам они приводят тебя и твою команду? Чем конкретно ты занимаешься во время переговоров? Напомню, что переговоры – это не только то, что связано с бизнесом или работой. Переговоры касаются всех сфер жизни. Иногда они начинаются с самого утра, когда тебе срочно надо посетить ванную комнату, а она благополучно занята одним из родственников, причем совершенно просто так. А у тебя час пик. Сборы на работу и важная встреча – первый пункт расписания. Опаздывать нельзя. Ты в программе «90 дней». Да и не только поэтому. Ты ведь понимаешь, о чем идет речь? Итак, самое важное правило получения результата переговоров: предлагая, предлагай и ищи взаимную выгоду. Чем быстрее ты найдешь то, что нужно и той и другой стороне, тем быстрее завершатся переговоры и тем скорее обе стороны получат положительный результат. Вот так. К любым переговорам необходимо готовиться заранее. Имей готовый план ведения данной встречи. Если участвует несколько сторон, то подобный план необходимо иметь каждой стороне. Обязательно подготовь список вопросов. Помни также и о том, что подобное можно ожидать и от другой стороны. Подготовься соответственно. Имей множество вариантов подготовленных ответов. Перед важными переговорами обязательно создай макет переговоров: что может тебя ожидать, какие варианты предложений, какие вопросы, что может заинтересовать собеседников, что может, наоборот, отвернуть их от совместных проектов. Рассмотри все со всех сторон! Будь готов на все сто, и даже больше. Исходи из интересов собеседников. При этом помни, что собственный успех можно получить только тогда, когда каждая из сторон получит удовлетворение собственных запросов. Используй все время эффективно – время подготовки и время переговоров.
Заключение сделки. Какой момент самый ответственный и напряженный при переговорах, завершающихся подписанием документов? Все время при заключении сделки можно разделить на несколько этапов.
Первый этап: сбор предварительной информации. Прежде чем совершить сделку, необходимо обладать информацией о том, в чем, собственно, заключается идея, какую именно выгоду несет в себе эта сделка, что ты можешь предложить и получить взамен. Стоимость этой сделки также важна. Если во время сбора предварительной информации ты поймешь, что данное предложение или условия тебе вовсе не интересны, то весь процесс переговоров может завершиться на этом этапе. Береги собственное время. Если ты уверен в том, что сделка тебе не нужна, ставь точку, и все. Относись бережно к собственному времени. Если ты понимаешь, что предварительная информация тебе интересна, если есть о чем договариваться и если другая сторона идет на контакт и переговоры, то продолжай дальше и переходи к следующему этапу.
Второй этап: предварительное завершение сделки. После того как обе стороны обменялись информацией, реши, готов ли ты совершить эту сделку. Если в общем обе стороны довольны общением и предложенной информацией, переходи к следующему этапу.
Третий этап: сбор подробной информации. Здесь необходимо обговорить все детали сделки: условия, стоимость, доставку, дополнительные услуги и сопутствующие предложения. Чем подробнее, тем лучше. От подобной информации зависит очень многое. Если возникли вопросы, которые требуют дополнительных согласований, то факт заключения сделки необходимо перенести на определенное время, обязательно обговорив точную дату и время. Воспользуйся отсрочкой и, помимо дополнительных согласований, собери информацию о перспективах данного контакта. В принципе, это можно и нужно делать до начала всех переговоров по сделке, особенно если данный партнер – новый в твоем деле.
Четвертый этап: окончательное завершение сделки. На этом этапе самым мощным и важным моментом станет мгновение или пауза между вопросом «Подписываем?» и непосредственно точкой в обоюдных договорных документах. Скорее всего этот момент станет самым дискомфортным во всем процессе заключения сделки. Твоя задача – выдержать стойко это мгновение. Если ты сможешь промолчать после собственного вопроса до получения ответа, эта сделка твоя! Время сработало на тебя!
Презентация. В нашем случае под презентацией станем подразумевать любое твое выступление на публике, даже если ее будут только 2 человека. Для того чтобы твоя презентация прошла успешно, необходимо иметь точную информацию о:
1) теме выступления;
2) времени (начале и времени самого выступления);
3) месте (где конкретно ты будешь выступать, в каком помещении, где оно расположено);
4) аудитории (кто именно будет слушателем твоего выступления);
5) оборудовании (особенно если тебе необходимо какое-либо техническое оборудование для наглядности);
6) том, кто будет выступать до и после тебя (если ты не единственный выступающий).
Давай разберем весь этот список подробно.
1. Что может стать темой твоей презентации? Все, что попросят или потребуется. Начиная с темы «Я любимый» и до «Глобальные разработки корпоративного межгалактического комплекса». Если тему предлагаешь сам, то дело несколько проще. Ты можешь придумывать и называть ее так, как тебе захочется. Если тебе дают готовую тему для выступления, то желательно сразу обговорить примерный план выступления и причины, по которым заявляется эта тема. Чем подробнее будет информация, тем эффектнее может оказаться твое выступление.
2. Всегда заранее обговаривай точную дату и время презентации. Ты должен иметь четкое представление о том, сколько у тебя имеется времени на подготовку презентации, сколько времени планировать на само выступление. Получив эту информацию, ты сможешь выстроить четкий хронометраж своей речи. И это действительно очень важно. Ты сможешь построить свое выступление четко и без всяких срывов.
3. От того, где именно станет проходить твоя презентация, зависит очень многое. Бывают случаи, когда помещение совершенно не подходит к теме самого выступления. Примеров можно привести массу. Например презентация нового алкогольного напитка в конференц-зале библиотеки. Или выступление на тему «Новейшие косметологические разработки», происходящее в планетарии. Все бывает. Зная, где именно будет происходить презентация, ты сможешь в своем выступлении, в своей речи обыграть это место. Этим ты сможешь привлечь внимание слушателей, выстроить общение на новом и, возможно, более увлекательном уровне. Кроме вышеперечисленного, ты сможешь иметь представление об акустике помещения, техническом обеспечении и количестве посадочных мест. А это немаловажно!
