Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

5. На клавиатуре Ctrl+C.

6. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла.

7. Ставите мышь на следующий файл.

8. Правой кнопкой меню – пункт Rename.

9. На клавиатуре Ctrl+V.

10. Нажимаете курсор «вправо».

11. Вбиваете нумерацию «001».

12. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла.

13. Повторяете 99 раз пункты 7-12.

Пакетное переименование файлов с использованием специального Soft

1. Запускаем программу ACDSee.

2. Выделяем мышью 100 файлов.

3. На клавиатуре нажимаем F2.

4. Набираем название файла на клавиатуре «федеральный банк».

5. На клавиатуре набираем «###».

6. Жмем Enter.

Все 100 файлов переименованы. Всего за 6 действий!

При различной комбинации действий количество алгоритмов достигает полусотни!

Понятное дело, что только последний алгоритм из приведенных выше действительно эффективен. Он позволяет за полминуты переименовать 100 файлов. Заметим, что при решении аналогичной задачи последним алгоритмом 1000 файлов переименовываются за те же полминуты. А при использовании предыдущих время на выполнение задачи линейно количеству фотографий для обработки.

Важный фактор в работе – гибкость исполнителя при выборе алгоритма действий. Если нужно решить данную задачу на своем компьютере, где установлены все необходимые программы, то выбор очевиден. Если задача решается на компьютере, где нет ACDSee, то инсталлировать ее имеет смысл при большом количестве фотографий, а если их 10–50, то мы используем «ручной алгоритм All Shortcut».

Следующий пример эффективности технологий. Если рассмотреть в ретроспективе развитие письма, то раньше были глиняные дощечки, потом перья с папирусами, далее первые печатные станки. Позже появляется печатная машинка. Со временем она становится электрической. Наконец, появляются компьютер и первые текстовые редакторы. В России в начале 90-х это были: Лексикон, МультиЕдит и матричный принтер. Сегодня стандарт работы с текстами – MS Word и лазерный принтер. Вплоть до того, что уже созданы программы распознавания голоса (к примеру, Dragon). Вы произносите слова, а в документе Word появляется текст. Это и есть эффективность технологий. Они постоянно развиваются, и следует быть в курсе, какие возможности они раскрывают, чтобы своевременно ими воспользоваться.

Навык – привычка

Рутина – путь к скорости.

Третий параметр – навык. Точнее, степень наработки навыка. Параметр линейно растет вверх. Начинается с навыка – внизу эквалайзера. Далее, с каждым успешным повторением, скорость работы будет все выше и выше. Верхнее положение эквалайзера – привычка – максимальная степень автоматизации действий. Получается, при прочих равных условиях, если вы 100 раз выполняли одну операцию, а другой человек – только 10, то в 101-й раз вы сделаете работу быстрее, чем другой в 11-й раз. Общая логика: чем большее количество раз я выполняю определенные действия, тем быстрее я могу выполнить их в следующий раз. Получается, мы можем упражняться, чтобы добиваться все большей скорости выполнения дел. И, наконец, четвертый ползунок, «входящие».

Входящие

Используя алгоритм планирования дня – можно учесть незапланированное.

Сколько времени вас отвлекали от выполнения запланированных дел? На схеме вверху 0 % – внизу 100 %. Получается, если половину рабочего дня вас отвлекали, то ползунок располагается на середине отрезка. Чем больше вас отвлекают, тем меньше времени остается на выполнение запланированной работы. В идеале нужно, чтобы этот показатель был равен нулю. Тогда действительно можно полноценно сконцентрироваться на работе и успеть по максимуму выжать из рабочего дня.

Обратим внимание на взаимодействие всех четырех эквалайзеров. Если формализация 100 %, максимально эффективный алгоритм на сегодня, высокая степень автоматизации навыка и никто не отвлекает (входящие = 0), вы успеете очень многое сделать за день.

Если формализация на 0 %, технологии каменного века, навыков нет и постоянно входящие звонки и отвлечения, то успеть что-либо практически нереально. Исходя из этого выводим формулу успеха за день, четыре направления совершенствования.

1. Формализуйте свою работу.

2. Ищите и осваивайте новые технологии.

3. Отрабатывайте навыки, переводите их в привычки.

4. Защищайте свой день от «воров времени».

Это четыре направления, которые следует развивать. Четыре русла будущих рек, которые следует наполнить водой. Вашей энергией. Разрабатывая их и направляя усилия на совершенствование каждого из них, вы сможете успевать каждый день выполнять все больше и больше дел. Как сказала одна из участниц тренинга: «В рамках компании я вижу это так: отдел регламентации формализует бизнес-процессы; отдел IT занимается поиском и развитием технологий; отдел HR заботится о навыках персонала; секретари защищают сотрудников от входящих звонков. Каждый из ползунков выделенно обслуживается определенным отделом компании, позволяя расти всему персоналу одновременно». На мой взгляд, замечательное открытие руководителя компании «ВостСибСтрой». Именно так следует масштабировать инструменты персонального тайм-менеджмента на уровень компании.

Умение управлять дневными задачами – это достижение великих целей с кайфом!

1. Восполнение потерь времени.

2. Перенос несделанного.

3. «Закрытые часы».

4. Альтернативы: постоянно искать пути улучшения.

5. Согласование временных планов с планами других.

6. «Три тележки».

В отличие от основных правил планирования дня, без которых нельзя получить качественный план, дополнительные правила – всего лишь рекомендация. Если основные сравнить с двигателем, колесами и бензином, то дополнительные – это уже тюнинг нашего рабочего графика. Тонировка, магнитола, кожаный салон, кондиционер. Дополнительные правила создают комфорт и позволяют вам достигать еще большего результата. Рассмотрим каждый из пунктов более подробно.

Восполнение потерь времени

Планы нужно составлять в последний час дня – чтобы домой не нести свою работу.

Руководитель зачастую, если не каждый день, остается после работы, чтобы завершить дела. Похищая личное время работой, мы пытаемся хоть как-то угнаться за растущей скоростью жизни. Хорошее ли это решение? Судить вам. Но опыт показывает позитивность следующего ответа: если вам требуется 30–40 минут, чтобы завершить задачу, оставайтесь и завершайте. Если в конце дня уже все выполнено, осталось время – идите домой. То есть вечером мы лишь завершаем задачи, ограничиваясь критерием 30–40 минут, а не начинаем новые крупные дела.

А если за 5 минут до завершения рабочего дня вы начинаете новую задачу, требующую часа и более времени для ее выполнения, то уйдя, не завершив ее, вы будете испытывать чувство неудовлетворения. А если останетесь ее завершать – то уйдете с работы часа через два.

Перенос несделанного

Все, что не выполнено сегодня, должно быть перенесено на следующий плановый период. На завтра либо в недельный план, о котором речь пойдет дальше. Как только нерешенную задачу мы прячем под ковер – она приходит к нам неожиданно, уже в наряде аврала. Только если задача потеряла актуальность, ее можно удалить из рабочего графика. Поэтому все фиксируйте, дабы иметь полный обзор дел. Видение цельной картины позволит верно выбирать приоритеты в делах и избегать авралов. Как сказал один из участников тренинга, «умелое планирование позволяет лишить руководителя авралов». Хорошая идея – лишите себя авралов!

«Закрытые часы»

«Закрытые часы» – золотое время для инноваций.

Представьте себе Красное море. Полдень. Вы с партнером в лодке, ловите жемчуг. Берете камень на шею и «бульк». Ныряете. Погружаетесь на глубину, уже заметно дно, просматриваются ракушки. В этот момент дергается веревка. Ваш партнер тянет ее, подавая вам сигнал к подъему. Наверняка что-то важное. Я всплываю, поскольку доверяю своему партнеру (коллеге, начальнику, подчиненному). Выныриваю. Перевожу дыхание.

– Что у тебя?

– Саш, пиво вечером будешь пить?

– Да, буду. Это все?

– Ага.

Отвлекли по мелочи. Снова камень в руки и гребем ко дну. Доплыли. Отыскиваем ракушку, открываем ее. Протягиваем руку, чтобы взять. Снова рывки веревки. Зовут наверх. Забываю про жемчуг, бросаю камень, несусь наверх. Всплыл, перевел дыхание.

– Саш, хотел спросить. Какое пиво заказать – темное или светлое????

Снова входящий. Снова мелочь. Отвлекли на 15 секунд, но вам потребовалось немало усилий и времени, чтобы погрузиться и всплыть. А жемчуга нет. Чтобы вашу ловлю не прерывали подобные мелочи, следует устраивать «закрытые часы». Период времени, когда вас никто физически не может отвлечь. Вам требуется определенное время, чтобы сконцентрироваться, войти в курс дела, понять проблему и на выходе дать короткое по времени решение: казнить или помиловать. Жемчужина маленькая, весит всего несколько граммов, но очень ценная. Как ваше решение. Чтобы его принять и чтобы оно было на вес жемчужины, вам необходимы «закрытые часы». Иначе как в лодке на Красном море.