Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

– На прошлой неделе у клиента замерз кондиционер. Мы потратили два дня на его «отогрев», работая в авральном режиме. Это однозначно внешний форс-мажор, «А».

– Как это? Это не форс-мажор, а твоя непредусмотрительность, – включается в разговор Алексей, непосредственный руководитель подразделения.

– Откуда я мог знать, что завтра он замерзнет? – защищается менеджер.

– Сколько надо времени, чтобы принять меры «антизамерзания»?

– 2–3 часа.

– Коль, в Интернете каждый день бываешь. Погоду смотрел? Что там, минус 32 по Цельсию! А значит, пулей надо лететь к клиенту, выделить три часа на подготовку кондиционера к таким условиям. Это задача «В». И если бы ты это сделал, не пришлось бы потом два дня жить в аврале. Все участники однозначно согласились с тем, что это «В» – задача, которую можно было сделать заранее, а не ждать, пока она дозреет до «А»-врала.

Третий квадрат обозначим как «С» – это задачи срочные, но не важные. Пустышки. Вы отдали им свое время, а взамен ничего не получили. Как лотерейный билет без выигрыша. В чем опасность таких дел? Жизнь, к несчастью, конечна, а «С» делают ее пустой. Нам следует заранее определиться, кто такие эти «воры времени», как они к нам подходят. На что они нас ловят, ведь мы каждый день отдаем частичку своей жизни таким паразитам, как ожидания, очереди, пробки, пустые звонки, бесплодный поиск в Интернете, «мертвые» клиенты.

Важно понять, что от таких самозванцев следует ставить сильный щит.

Про оставшийся квадрат просто забудьте. Для вас, как управленца, этих дел не существует. А если таковые есть – вы не управленец!

Кстати, если вы поставили себе четкие цели, то оборона от «C» выстраивается автоматически. Мозг изначально блокирует «воров» времени при наличии четкой, амбициозной цели. Соответственно постановка цели работает и на приоритеты, оборону вашего рабочего графика и личной жизни.

Да, про четвертый квадрат мы даже говорить не будем. Таких дел, согласно здравому смыслу, у вас просто нет. Поэтому не стоит даже думать, как его назвать, и т. д.

Таким образом, если вы прочли данную главу, то еще один человек стал частью большой когорты руководителей, знающих «тайный трехбуквенный код» приоритетов:

А – авралы;

В – плановые задачи;

С – воры времени.

Все 100 % дел, которые на вас сваливаются, могут быть только А, В или С.

Запомните: никаких других дел в вашей жизни нет! Если вы это принимаете, то схема работы выглядит так.

А – следует выполнять немедленно!

В – следует планировать и своевременно выполнять. Этим вы снижаете количество своих авралов.

С – блокировать их на подступах к своему рабочему графику. Никогда не делать, учитесь говорить им жестко «НЕТ».

Данные знания, переведенные в умения и навыки, помогут вам в ежедневной работе с плановыми и входящими задачами. Приоритеты не позволят вам потонуть в бездне постоянно растущей информации бизнес-среды.

В целом общие выводы по матрице Эйзенхауэра.

1. Дела «А» можно сократить на 80 % за счет ежедневного внимания квадрату «В».

2. «С» – воры времени, следует выстраивать линии обороны своего времени от таких дел.

3. Постановка целей помогает нам выстроить работу по приоритетам.

4. Планировать можно только задачи «В». «А» – приходят сами, вы не знаете, сколько завтра будет форс-мажоров. «С», если есть защита, вам не помешают.

5. Если из 20 рабочих дней 4 дня вы задерживаетесь на работе на час-два, это нормально. 20 % авралов – это здоровый пульс бизнеса. А вот если вы 16 рабочих дней допоздна только и работаете – это показатель того, что пора взяться за квадрат «В».

Быстрая сортировка неважного – первичный отсев.

Не перегружай себя – успеешь сделать все дела!

Для быстрого принятия мер в случае возникших форс-мажорных ситуаций хорошо бы иметь «накатанные рельсы» – типовые решения. Как известно, лучший способ избежать опасностей – это подготовиться к ним. Ниже собран опыт российских руководителей и консультантов, которые испытывали те или иные трудности с «ворами времени» – ситуации, которые поедают наше время, не принося никакой пользы. Данный раздел можно использовать как стимульный материал для выработки своих рецептов «антиавральных решений».

Ниже собраны наиболее частые «воры времени», неожиданно возникающие вопросы и проблемы, которые сбивают ваш график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. К каждому из них предлагается несколько вариантов решений. При этом не просто авральное реагирование, а упредительные процедуры, которые нужно заранее провести, чтобы потом успешно справляться с неожиданностями. Условно обозначим эти решения как «линии обороны от С», что по матрице Эйзенхауэра означает срочные, но не важные дела.

Рекомендации к работе с данным разделом.

1. Возьмите лист бумаги.

2. При чтении материала делайте пометки, что применимо, на ваш взгляд, в вашей жизни уже в ближайшую неделю.

3. Когда сформируете несколько пунктов, начните внедрять их в свою ежедневную практику.

4. Если вы руководитель, то проведите данную работу на ближайшем совещании. И совместно с коллегами сформируйте корпоративный список «линий обороны от С».

Аврал должен быть тщательно отрепетирован заранее. (Константин Бордунас, г. Москва)

Телефонные звонки

Требуется выработать быструю категоризацию этих звонков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к «входящему». Далее предлагается ряд категорий входящих звонков и сценариев реагирования.

1. Личные звонки.

Попросить говорить кратко.

Попросить перезвонить в другое время.

Выделить время для личных звонков и предупредить всех близких людей, чтобы они звонили в предоставленные окна.

Установить автоответчик.

«Послать на три буквы»: SMS. «А если есть что по делу – пришли SMS!»

2. Профессиональные звонки.

Звонки от руководства.

Воспользоваться фразой: «Извините, я сейчас разговариваю с клиентом» или «Я по межгороду говорю».

Самому позвонить руководителю перед началом задачи, требующей концентрации, и уточнить: «Что от меня нужно? В ближайший час я могу поработать в тишине?»

Воспользоваться автоответчиком. Идея: автоответчик берет из графика периоды вашей занятости и сообщает это голосом либо текстом (SMS, Е-mail, ICQ)! Технически реализуемо. Правда, реальных примеров использования в России под рукой нет. Вполне возможно, что воплощение этой идеи принесет миллионы создателю такой программной оболочки.

В ответ на звонок отправить SMS, когда вы сможете перезвонить. Чтобы данный ход был экономичен, следует предварительно настроить шаблоны SMS-ответов. Последние модели Nokia имеют этот сервис как штатную функцию. Вы сбрасываете звонок – и автоматически SMS направляется звонившему.

Звонки от коллег.

Отложить.

Взять трубку, поняв, что это задача «С», переключить на автоответчик.

Быстро понять суть темы и перенести разговор на другое время.

Выделить зоны для общения (когда лучше вам звонить). Предлагаемые варианты – два окна: утром и вечером.

Потребовать структурированно изложить суть.

Звонки от клиентов.

Высказать просьбу перезвонить: «Вызывают к начальству на ковер…»

Структурированно выслушать, быстро ответить.

Ответить: «Я понял задачу, перезвоню в такое-то время.»

Принять звонок, зафиксировав на бланке входящих, и передать уполномоченному лицу.

Избавившись от «С», вы будете получиать меньше суеты в «А» и больше продуктивности в «В».

Чем изобретательнее барьеры в «С», тем больше пользы в «В» и меньше «А». (Маргарита Семенова, г. Альметьевск)

Внезапно приходит человек

Это самая распространенная проблема в открытых офисах. Когда постоянно все, кто не занят и кому скучно, отвлекают своих соседей либо рядом сидящих людей. Также снижают эффективность работы посетители, которые нагрянули нежданно-негаданно.

К данным «похитителям времени» можно применить следующие ветви решений.

1. Рекомендуется вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение.

2. Использовать сигнализаторы занятости: флажки, кепки и т. д. К примеру, в г. Ульяновске в компании «Дворцовый ряд» сотрудники при самостоятельной работе выставляют на стол красный флажок. Если он выставлен, это сигнал «отвлекать нельзя!» После завершения работы флажок убирается с «сигнального места» – значит, можно подходить, задавать вопросы и т. д.

3. Плотно подходить к гостю, чтобы вызывать дискомфорт, уменьшать психологическую дистанцию.

4. Издавать неприятные звуки, к примеру, пенопласт по стеклу.