Коллектив авторов - Управление проектами. Фундаментальный курс
Риски. Безусловно, есть риски при запуске практически любой программы. Понятно, что на ранних стадиях программы существует неполная ясность всех деталей и, кроме того, всегда есть неопределенность внешних и внутрених обстоятельств ее реализации. Необходимо выделить стратегические риски, которые могут иметь фатальный характер для программы. К стратегическим рискам могут быть отнесены те из них, которые имеют высокую вероятность активации, сильное воздействие на целевые результаты программы, а также слабые возможности реагирования и ответных действий. (Более подробно этот вопрос рассмотрен в подразделе «Управление рисками программы».)
Вехи. Важным аспектом стратегического управления является выявление значимых промежуточных этапов реализации программы, привязанных к окончанию определенных периодов или вех. Необходимо определить эти периоды и результаты, вовремя вносить изменения в их конфигурацию и прилагать усилия к их достижению.
Функциональные стратегии. Кроме общих стратегических позиций можно говорить о функциональных стратегиях по отдельным аспектам программы (иногда их называют деловыми стратегиями). Это стратегии в области взаимодействия со стейкхолдерами, персонала, финансов, закупок и др. Они имеют более конкретный характер и в общей постановке рассмотрены в последующих разделах.
Формирование организационного дизайна программы
Организационный дизайн программы – это ее строение в части состава и ролей участников и структурных образований, их ответственности и взаимодействия. Организация программы должна обеспечивать и определять:
1. Распределение прав принятия решений, дающих возможность эффективного выполнения своих ролей отдельными участниками.
2. Мотивационные, поощрительные и оценочные системы.
3. Наличие прав, достаточных для обеспечения ресурсами, взаимодействия со стейкхолдерами, балансировки приоритетов программы с потребностями текущей деятельности, фокусировки на выгодах бизнеса.
4. Релевантные знания и опыт для обеспечения необходимых действий, в том числе для координации людей внутри программы, выявления и оценки рисков и управления ими.
Можно выделить основных участников программы, таких как:
• спонсирующая группа;
• главный ответственный владелец программы;
• программный совет (комитет);
• менеджер программы;
• менеджер бизнес-изменений;
• менеджер реализации выгод;
• менеджер проекта;
• программный офис;
• другие участники программы.
Спонсирующая группа. Поскольку программа запускается для создания серьезных изменений в компании, причем изменений, которые часто реализуются в условиях неполной ясности их последствий, решение о ее запуске должны принимать лица, представляющие владельцев бизнеса и высших менеджеров, ответственных за определение направлений бизнеса, достижение стратегических целей организации, инвестиции. Эта группа лиц определяет способы реализации стратегии бизнеса при помощи проектов и программ. Она может по-разному называться в различных организациях: портфельный совет, инвестиционный комитет, стратегический комитет или как-то по-другому. Данная группа дает программе право на жизнь и обеспечивает поддержку, поэтому она также может быть названа спонсирующей группой (sponsoring group – SG). Спонсирующая группа дает формальное одобрение запуска и завершения программы.
В условиях мультипрограммного окружения SG решает межпрограммные проблемы, которые требуют вмешательства высших стейкхолдеров для гарантирования требуемого прогресса измененений. Именно эта группа оценивает прогресс программы с сравнении со стратегическими целями. Следует подчеркнуть, что члены группы должны быть лидерами и движущей силой в предполагаемых изменениях.
Спонсирующая группа, как правило, из числа своих членов назначает главного ответственного владельца программы, который несет полную ответственность за результаты программы. Эта группа оказывает ему поддержку в решении важных вопросов реализации программы.
Главный ответственный владелец программы (senior responsible owner – SRO) – это лицо, которое в конечном счете ответственно за успех программы, гарантирует соответствие целей программы ожидаемым выгодам (бенефитам). Он уполномочен определять направления программы и принимать наиболее важные решения. Безусловно, он должен иметь достаточный авторитет и вес, чтобы лидировать в команде программы и нести ответственность за ее реализацию. Главный ответственный владелец создает программный совет и руководит его работой.
Он реализует видение программы, определенное и утвержденное спонсирующей группой, ведет программу по всем ее аспектам, обеспечивая лидерство в течение всего жизненного цикла программы. Его главными задачами являются обеспечение инвестирования (фондирования) программы и взаимодействие с ключевыми стейкхолдерами.
Программный совет. Как уже отмечалось, программный совет создается главным ответственным владельцем. Главная цель совета – направлять программу, способствовать координации ее проектов и обеспечивать запланированные поставки и выгоды. Члены совета оказывают поддержку главному ответственному владельцу, но не подменяют его.
Ответственность программного совета:
• члены программного совета несут индивидуальную ответственность перед SRO за свою область деятельности в программе;
• определяют приемлемый профиль риска и порог риска программы в целом и отдельных проектов;
• гарантируют поставки программы в рамках запланированных параметров;
• обеспечивают разрешение стратегических проблем между проектами, которые требуют вмешательства высших стейкхолдеров;
• обеспечивают операционную стабильность и эффективность программы в течение всего цикла ее разработки.
Каждый член совета консультирует главного ответственного владельца в соответствии с той функциональной областью, которую он представляет.
Как правило, членами программного совета являются SRO, менеджер программы, менеджер бизнес-изменений, ответственные лица проектов, представители функциональных подразделений.
Менеджер программы. Осуществляет каждодневное руководство программой от имени SRO. Менеджер программы ответственен за поставки программы, создание новых возможностей и реализацию выгод, стабильное руководство процессами программы. Назначение программного менеджера является важной частью процесса формирования команды программы.
