Думай, решай, управляй - Артём Сагач
Собираясь утром на работу, вы должны осознавать, что теперь руководитель — вы. Да, вы не идеальны, но будете учиться и не постыдитесь подойти к сотруднику и задать вопрос: почему он делает что-то так, а не этак? Как, по его мнению, оптимизировать рабочий процесс, его рабочее пространство?
И не забывайте: в первый день необходимо понять одно: если вас назначили руководить, значит, вы этого достойны.
Первые ошибки
Как провести первые рабочие дни в новой должности? С чем в первую очередь сталкивается начинающий руководитель? Какие ошибки может совершить? Как не допустить этого или хотя бы минимизировать возможный негативный результат?
Итак, вас назначили руководителем. Вам, по всей вероятности, предстоит пройти испытательный срок. По трудовому законодательству Российской Федерации он длится от одного-трех месяцев до полугода. Но все зависит не только от компании, внутренних распоряжений начальства, всевозможных регламентов, корпоративных правил, но и от самого новоиспеченного руководителя — его стажа работы в компании или общего стажа работы и даже от того, насколько успешно он прошел собеседование. В любом случае у вас есть некоторое законное время на возможные ошибки и их исправление.
Какие промахи может тут же допустить новый управленец? Многие тут же бросаются на амбразуру и не видят основных (возможно, хронических) недочетов в работе подразделения. Впоследствии это может привести к невыполнению планов, депремированию, увольнению, расформированию или переформированию подразделения, то есть негативно сказаться на разных аспектах жизнедеятельности и компании в целом, и ее подразделения, и, конечно, самого руководителя.
Перед тем как приступить к работе, уточните, какие цели перед вами поставлены и каковы сроки их достижения. Зачастую на испытательный срок перед руководителем ставятся не самые сложные задачи.
https://drive.google.com/file/d/1k-V1eoIZvzY8gSGU98B-AUA5N_Yo4cyh/view
Это важно
Проследите, чтобы все задачи были доведены до вас в письменной форме. Вы должны подписать согласие на их выполнение, чтобы спустя какое-то время и вы, и начальство могли подвести первые итоги вашей работы. Даже если до вас так не делали, введите такую практику.
С чем в первую очередь сталкивается начинающий руководитель
Обычно он рьяно берется за выполнение тех или иных задач, желая проявить себя с лучшей стороны, при этом не учитывая требуемых от него показателей эффективности — а их бывает достаточно много, они, скорее всего, будут объемными, а цели и задачи могут быть размытыми или недостаточно понятными.
В первую очередь вам необходимо выяснить:
1) чем конкретно занимается структурное подразделение, которое вы возглавили;
2) что именно оно должно делать сейчас;
3) каковы основные показатели, по которым будут оценивать вашу работу и работу вашего подразделения;
4) как часто будет производиться такая оценка.
Зачастую молодые управленцы не уделяют внимания этим вопросам и думают так: «Я прямо сейчас примусь за работу, со всем хорошо справлюсь, и у меня все пойдет как по маслу. А дальше стану быстро продвигаться по карьерной лестнице и зарабатывать супербонусы». Быстро только… Есть много пословиц по поводу быстроты и неожиданных результатов поспешности.
К сожалению, чаще все получается не так, как мечталось, а по пословице «Поспешишь — людей насмешишь». Взявшись изначально только за достижение плановых показателей, руководитель рискует упустить из виду главное — налаживание коммуникаций со своим непосредственным руководителем и со смежными подразделениями. В итоге происходит самое страшное: он рискует потерять авторитет внутри коллектива.
Тем не менее, как бы ваш босс ни хотел от вас быстрых результатов, вы должны четко оценивать не только собственные силы, но и возможности управляемого вами коллектива, потому что теперь вы отвечаете не только за свой личный, персональный результат, но и за результат команды.
Неважно, сколько человек в нее входит, главное для начала — понять основные цели и задачи подразделения. Вообще-то они записаны в положении о подразделении, есть такой документ — положение об отделе, о секторе, об управлении, о департаменте. С этим документом необходимо ознакомиться в первую очередь, тщательно изучить его и понять, чем должно заниматься ваше подразделение.
Рекогносцировка
В моей практике бывали ситуации, когда несколько подразделений выполняли одну и ту же задачу. Самое интересное, что делали они это практически в одно и то же время, лишь с небольшими вариациями. Случалось, что они перекладывали ответственность друг на друга. Руководители одних подразделений утверждали, что их дело — только сбор информации, тогда как другие должны заниматься конкретными вещами. В итоге не делалось ничего.
Поняв, чем именно занимается ваша команда, за что конкретно отвечает, какие отчеты необходимо сдавать и как часто (эта работа довольно-таки рутинная, но при правильном подходе ее реально организовать за неделю), можно двигаться дальше. Проанализируйте работу других подразделений: не выполняют ли они смежные задачи? Затем сравните их с задачами, поставленными перед вами руководителем, и с задачами вашего подразделения (описаны в положении о подразделении) и определите, лежат ли они в одной плоскости или же противоречат друг другу. А может, и вовсе разнонаправлены? Это первый блок анализа.
Подчиненные
Второй блок — изучение функционала каждого сотрудника. Эту часть работы необходимо провести в первые дни после назначения. Но прежде вы должны согласовать с непосредственным руководителем свой рабочий план на ближайший месяц. Это время нужно для того, чтобы разобраться:
1) чем занимается ваша команда в целом;
2) чем занимается каждый сотрудник;
3) хватает ли вам человеческих и технических ресурсов для выполнения поставленных задач.
https://drive.google.com/file/d/1Q2Hya-VFuXykXtr_3Ckcf5tOhwN8oj5I/view
Отследите все процессы, протекающие внутри вашего подразделения и в смежных отделах. В большой компании это поначалу будет непросто, но, если она состоит из одного-двух подразделений, вы сможете быстро ознакомиться с особенностями ее работы.
Обратите внимание
Чтобы полностью разобраться с этими вопросами, необходим (и вполне достаточен) месяц, то есть 21 рабочий день. Затем вы сможете перейти в штатный режим работы и выдать первые результаты. Если от вас ждут немедленных результатов и подчеркнут, что работать нужно уже сейчас, объясните, что это и есть первый, и очень важный, этап вашей работы в должности руководителя подразделения.
Ознакомьтесь с должностными инструкциями ваших подчиненных. Затем изучите, чем они занимаются, соответствуют ли их должности тем задачам, которые стоят перед вашим подразделением.
Ваш «тайм-менеджмент»
Итак, вам следует определить:
1) задачу подразделения;
2) задачи каждого сотрудника;
3) наличие необходимых ресурсов;
4) пробелы во всех процессах.
https://drive.google.com/file/d/1YyqqXb16WD61ScRFmNf9T4xoE50RyTa4/view
На
