Коллектив авторов - Управление проектами. Фундаментальный курс
• Поддержка мультипроектного управления, в том числе с точки зрения приоритетности проектов при распределении ресурсов.
• Ведение архива проектной документации.
Приведенный список функционала является основополагающим, многообразие настроек по каждой из функций зависит от конкретного программного продукта. В дополнение к перечисленным функциям в отдельных программных продуктах присутствуют расширенные возможности, например, анализ по освоенному объему, анализ рисков по методу Монте-Карло и т. д. Для того чтобы выбрать программный продукт для автоматизации проектной деятельности на конкретном предприятии, изначально нужно сформировать требования к данному программному продукту.
Требования к программному обеспечению по управлению проектами составляются исходя из уровня зрелости проектного управления, текущей ситуации с развитием ИТ в организации, объема проектной деятельности. При выборе основы для управления проектами рекомендуется проанализировать следующее:
• Внедрена ли на предприятии ERP-система? Если да, то есть смысл в первую очередь рассматривать модули по управлению проектами под внедренную ERP-платформу Если ERP-система не внедрена, то при выборе программного обеспечения логично ориентироваться на отдельные специализированные на автоматизации проектной деятельности программные продукты.
• Каковы требования к количеству рабочих мест в ИСУП? Какие группы пользователей будут работать в ИСУП? Помимо руководителей проектов и администраторов проектов в ИСУП могут быть выделены следующие роли с учетом ролевой модели, изложенной в методологии управления проектами:
ѻ члены проектной команды, которые в системе отчитываются о выполнении проектных работ, трудозатратах на выполнение работ, имеют доступ к проектной документации;
ѻ функциональные руководители, выступающие в качестве владельцев ресурсов, которые в ИСУП назначают исполнителей на работу из числа своих подчиненных, просматривают отчеты о загрузке исполнителей в проектах;
ѻ руководство, пользующееся отчетами с «общей картиной» проектной деятельности;
ѻ сотрудники проектного офиса, контролирующие полноту и своевременность внесения данных в ИСУП проектными командами, получающие аналитические отчеты из ИСУП.
Помимо количества пользователей, которые будут работать в ИСУП, нужно учитывать территориальное расположение предприятия и соответственно физическое местоположение пользователей ИСУП, ИТ-инфраструктуру предприятия, чтобы в результате все пользователи имели необходимый доступ к ИСУП.
• Каковы функциональные требования к ИСУП, исходя из методологии управления проектами? Чем более зрелая организация в сфере управления проектами, тем большее количество процессов в сфере проектной деятельности нужно будет автоматизировать. На начальном уровне зрелости ИСУП можно использовать только для сбора общего реестра проектов и контроля сроков. Более того, на начальных уровнях зрелости в области УП рекомендуется ограничить количество пользователей ИСУП, оставив только сотрудников проектного офиса и собственно руководителей проектов. Если же предприятие уже готово к детальному управлению ресурсами, более того, есть задача по автоматизации процессов в области управления портфелем, то и функциональные требования к ИСУП будут принципиально другими.
Вышеперечисленные требования рекомендуется предоставить для анализа вендорам и консалтинговым компаниям, которые предлагают решения в области автоматизации проектной деятельности на различных платформах.
После формирования требований к ИСУП рекомендуется провести оценку предложений по автоматизации на базе различных платформ и выбор платформы для ИСУП.
Для выбора программного обеспечения рекомендуется изучить предложения, разработанные поставщиками того или иного программного продукта, на соответствие предъявленным базовым требованиям к ИСУП, сформированным на предыдущем шаге. Конечно же, помимо соответствия предъявленным базовым требованиям при выборе платформы для ИСУП будет учитывать и стоимость внедрения и поддержки ИСУП на базе той или иной платформы.
При оценке стоимости внедрения ИСУП на базе различных платформ необходимо учитывать следующие составляющие стоимости внедрения и поддержки ИСУП:
• стоимость самих лицензий на ПО с учетом количества и ролей пользователей;
• стоимость аппаратного обеспечения, которое будет необходимо закупить для установки и поддержки работоспособности ИСУП;
• стоимость внедрения (возможно, будет принято решение о внедрении ИСУП силами внутренней ИТ-службы предприятия);
• стоимость обучения пользователей (опять-таки возможен вариант, что обучение будет проводиться командой внедрения СУП);
• стоимость технической поддержки.
Анализируя предложения по платформам для автоматизации проектной деятельности, многие компании рассматривают возможность использования решения на базе Microsoft Project, что вполне логично, ведь согласно аналитическим отчетам российских, европейских и американских компаний самое распространенное программное обеспечение по управлению проектами – решение на базе Microsoft Project.
Бесспорные достоинства Microsoft Project:
• наличие большого списка функций для автоматизации проектного управления;
• широкая распространенность данного решения, что упрощает задачу по обмену планами-графиками работ с подрядчиками и внешними заказчиками, уменьшает стоимость обучения, упрощает задачу по поиску консультантов по внедрению и специалистов для поддержке ИСУП в ходе промышленной эксплуатации;
• простота и понятность интерфейса;
• доступная ценовая политика на лицензии.
Однако не нужно думать, что решение Microsoft – единственно правильный выбор, так как предприятиям есть смысл рассматривать при внедрении ИСУП решения и от других производителей.
После выбора платформы для ИСУП на основании разработанных требований проводится разработка детальной технической спецификации, которая описывает все необходимые настройки, выполняемые в ИС. В техническом задании на настройку ИСУП обязательно должны присутствовать следующие разделы:
• Списки справочников в системе и список объектов, для которых используются данные справочники. Например, в системе будет вестись справочник подрядчиков, и он будет связан работами проекта в ИСУП, чтобы можно было указать, на какую работу назначен какой подрядчик.
• Список экранных и отчетных форм, которые будут использоваться для ввода и просмотра данных в системе.
• Профили ролей пользователей в системе, набор функций, которые доступны пользователям с данной ролью в системе, и набор объектов, к которым пользователи будут иметь доступ на чтение, редактирование.
