Юлия Петрова - Секретарское дело

ведет справочно-информационную работу по законодательству и нормативным актам с применением технических средств, а также учет действующего законодательства и других нормативных актов, производит отметки об их отмене, изменениях и дополнениях;

принимает участие в подготовке заключений по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия, проектам нормативных актов, поступающим на отзыв, а также в разработке предложений по совершенствованию деятельности предприятия;

проводит работу по правовой пропаганде, по ознакомлению должностных лиц предприятия с нормативными актами, относящимися к их деятельности, и об изменениях в действующем законодательстве;

дает справки и консультации работникам предприятия о текущем законодательстве, а также заключения по организационно – правовым и другим юридическим вопросам, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно – правового характера.

5.10. Протоколы

Секретарь ведет протокол, который затем становится окончательным отчетом о заседании. Должен существовать определенный баланс между протокольной регистрацией каждой детали и затратами на ее ведение.

Стенографические протоколы. Учет происходящего «слово в слово». Регистрация парламентских дебатов и некоторых общественных расследований осуществляется с использованием стенографии. Однако в бизнесе, по очевидным причинам, стенографические протоколы не находят широкого применения.

Описательные протоколы. Более или менее детальный обзор дискуссий, имевших место по каждому пункту повестки дня, за которым следует примечание о принятом решении. Повествовательный протокол обычно включает в себя колонку поручение на правой стороне страницы, в которой указывается имя или инициалы лица, ответственного за выполнение всего согласованного. На заседаниях принято согласовывать решения, не уделяя особого вниманию тому, как именно они будут реализованы: в колонке поручений просто указывается имя того, кому «вменено в обязанность».

Протоколы-резолюции. Это тип наиболее краткого протокола, в котором фиксируется только то, в чем заседание нашло согласие. Протоколы-резолюции используются, главным образом, на заседаниях, проведение которых регламентируется законом (например, когда требуется оформить или изменить юридический статус компании). Словесная форма резолюции обычно выглядит следующим образом:

Первостепенно важно, чтобы протокол представлял собой точный и объективный отчет о заседании. Прежде чем рассылать протокол последнего заседания, необходимо проверить, ознакомились ли его получатели с протоколом предыдущего. Если существуют спорные вопросы, необходимо удостовериться, что они будут тщательно выверены, а возможно, даже предложены для внесения корректив в повестку дня следующего заседания.

На настоящее собрание кредиторов, созванное с целью решения вопросов,

связанных с добровольной ликвидацией предприятия – должника

_____________________________________________________________________,

(полное наименование предприятия – должника)

расположенного по адресу:

_____________________________________________________________________,

(юридический адрес предприятия – должника)

прибыли следующие кредиторы (представители кредиторов), имеющие имущественные требования к предприятию – должнику и не являющиеся носителями залоговых прав:

1. Полное наименование и адрес кредитора.

Фамилия, имя, отчество и должность его представителя.

Реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя (номер и дата выдачи доверенности).

Сумма требований кредитора к предприятию – должнику.

2. Полное наименование и адрес кредитора.

Фамилия, имя, отчество и должность его представителя.

Реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя (номер и дата выдачи доверенности).

Сумма требований кредитора к предприятию – должнику.

Сумма требований кредиторов, представленных на настоящем собрании, составляет _____________________________________________________ тыс. рублей.

Справочно-общая сумма не обеспеченных залогом обязательств предприятия – должника, срок исполнения которых наступил до момента проведения настоящего собрания, составляет _____________________________________________ тыс. рублей.

Таким образом, сумма требований кредиторов, представленных на настоящем собрании, составляет ________________ процентов от общей суммы не обеспеченных залогом обязательств предприятия – должника, срок исполнения которых наступил до момента его проведения.

В соответствии с п. 3 статьи 23 Закона Российской Федерации «О несостоятельности (банкротстве) предприятий» настоящее собрание кредиторов признано правомочным.

Настоящий протокол составлен ____________________________________

(число, месяц, год)

в ____________________________________________________________________

(название административно-территориального образования и субъекта Российской Федерации)

______________________________ в количестве _____________ экземпляров.

Подпись руководителя предприятия – должника: ______________

Утвержден решением собрания кредиторов от «__» ___________ 200_ г.

5.11. Дайджесты

Дайджесты – это фрагменты текстов многих документов (цитаты, выдержки, конспекты, реже рефераты), подобранные по определенной теме, не обеспеченной обобщающими публикациями, в логике и сфере интересов реальных или потенциальных потребителей. При подготовке дайджестов важно соблюдение Федерального Закона «Об авторском праве и смежных правах», следовательно, каждый фрагмент, извлеченный из текста, сопровождается ссылкой на описание документа в целом.

Чаще всего дайджесты составляют при обслуживании руководителей и ведущих сотрудников предприятия. Авторство составителей дайджестов – сотрудников службы информации – проявляется:

1) в панорамном «видении» проблемы, которая на начальном этапе может быть очерчена неточно;

2) в поиске информации;

3) в экстрагировании, извлечении нужных фрагментов текста;

4) в группировке материала, а по сути – в «выращивании» нового текста «под задачу»: под решение, принимаемое руководителем, под задание, выполняемое предприятием; под потребности ведущих работников предприятия и т. д.

Методика составления дайджестов аналогична приемам подготовки и проблемно-тематических указателей. Здесь также важно составление на первом этапе рубрикатора, выступающего и как поисковое предписание, так будущее оглавление, и как план-макет, используемый при анализе текстов и извлечении из них нужных фрагментов.

Отличие дайджестов от проблемно-тематических указателей состоит в том, что единицей группировки при составлении указателей являются документы, а при составлении дайджеста – фрагменты текстов (иногда очень небольшие по объему). При этом составители сталкиваются с рядом проблем:

1) рассеянием нужной информации но широкому кругу источников и, как следствие, сложностью ее выявления;

2) рассмотрением различными авторами разных сторон проблемы, что приводит к трудности совмещения найденных сведений;

3) различиях в терминологии, используемой специалистами разных отраслей;

4) возможной противоречивостью сведений, несовпадением точек зрения разных авторов.

Все это предъявляет особые требования к группировке материала, форме его подачи, которая должна быть обозримой, облегчающей восприятие информации и акцентирующей внимание на несовпадающих концепциям, выводах или результатах.

Структура дайджеста имеет следующий вид:

1) титульный лист;

2) оглавление;

3) предисловие (от составителя);

4) основной текст, обычно разделенный на параграфы;

5) список использованной литературы;

6) приложения (иллюстративный материал – таблицы, графики, диаграммы, раскрывающие основной текст);

7) словарь основных терминов (в случае необходимости). Дайджесты создаются в электронном виде, а читателям предоставляются в предпочтительной для них форме. Форма представления отражаются на структуре. Так, дайджест, предоставляемый потребителю в печатном виде, содержит вспомогательные указатели (предметный, указатель фирм, имен, географических названий). В электронном варианте дайджеста предусматриваются гиперссылки, облегчающие ориентацию в тексте.

5.12. Планы и графики

План работы – это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им структурное подразделение, предприятие), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т. д.). В отдельных случаях допускается разработка планов организации отдельных мероприятий, а также планов их подготовки, обеспечения и проведения.