Бухгалтерия для небухгалтеров. Перевод с бухгалтерского на человеческий - Алексей Евгеньевич Иванов
1.6 Факты хозяйственной жизни: что отражается в бухучете
Работа бухгалтера начинается с регистрации фактов хозяйственной жизни, которые влияют на имущественное положение и финансовые результаты деятельности компании. Факты хозяйственной жизни – объект бухгалтерского учета, который появился в России относительно недавно. Точнее, сам объект, конечно, был и раньше, но такое имя он получил только в 2011 году после принятия нового закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ. До этого факт хозяйственной жизни сначала назывался «хозяйственная операция», а позже – с середины 90-х – «факт хозяйственной деятельности». Не буду комментировать важность работы Минфина по переименованию учетных объектов. Просто объясню, что означает этот термин независимо от текущего названия.
Закон определяет факт хозяйственной жизни как сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Звучит не слишком понятно, поэтому сначала разберу составляющие определения, потом приведу примеры.
Набор понятий «сделка, событие, операция» в этой конструкции собран для того, чтобы охватить все возможные действия, из-за которых появляется факт хозяйственной жизни:
1. Сделка – две или несколько компаний договорились о поставке товара, выполнении работ, оказании услуг или чем-то еще. Важно, что с каждой стороны было волеизъявление.
2. Событие происходит независимо от воли участников. Например, закрытие кафе из-за пандемии или пожара – это событие.
3. Операция – действие в цепочке других действий. Например, сделка по поставке нескольких партий товаров у поставщика приведет к нескольким продажам. Каждая продажа будет состоять из операций признания выручки, списания себестоимости и определения финансового результата.
Вторая часть определения ограничивает круг сделок, событий и операций, которые являются фактами хозяйственной жизни. Они должны влиять на другие объекты бухгалтерского учета, о которых я расскажу в следующей главе. Если сделка, событие или операция изменяет финансовое положение компании или движение денежных средств, то при ее отражении изменятся активы или пассивы. Если изменяется финансовый результат деятельности компании, то из-за факта хозяйственной жизни изменятся доходы, расходы, прибыли или убытки. То есть факт хозяйственной жизни всегда можно оценить в деньгах.
Пример 1:
От поставщика поступили материалы на сумму 100 000 рублей. Это факт хозяйственной жизни, поскольку у покупателя меняется величина активов (становится больше запасов на 100 000 рублей) и пассивов (становится больше кредиторской задолженности на ту же сумму).
Пример 2:
Вы уволили сотрудника. Это факт хозяйственной жизни, поскольку у вас увеличивается обязательство по выплате ему компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении и уменьшается оценочное обязательство по предстоящей оплате отпусков.
Пример 3:
Вы наняли сотрудника. Это еще не факт хозяйственной жизни, поскольку подписание трудового договора не изменяет оценку активов, пассивов, доходов или расходов. Когда сотрудник приступит к работе, обязательства по оплате труда возникнут. Но пока их нет – отражать в бухучете нечего.
Резюмирую: факт хозяйственной жизни – это первая костяшка домино, за которой валятся все остальные. Если бы не было фактов хозяйственной жизни, не было бы и бухучета – за ненадобностью. Финансовая отчетность составлялась бы единожды и больше не изменялась. Но жизнь не терпит статики. В том числе – хозяйственная.
1.7 Группировка и систематизация: как бухгалтерия обрабатывает данные
Для того, чтобы из разрозненных фактов хозяйственной жизни сложилась цельная картина имущественного положения бизнеса и финансовых результатов его деятельности, информация о свершившихся фактах хозяйственной жизни проходит три этапа обработки. На каждом этапе уровень обобщения повышается, а количество документов уменьшается. Пойдем снизу вверх.
Первичные учетные документы и оправдательные документы
Все факты хозяйственной жизни регистрируются в первичных учетных документах (Source Documents) или попросту – первичке. Это требование статьи 9 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ. Нет документа – значит, и факта хозяйственной жизни не было. Бухгалтер не имеет права придумывать несуществующие факты хозяйственной жизни, даже если полностью уверен в том, что они были. Первичный документ – это свидетельство о рождении факта хозяйственной жизни. Без него факт хозяйственной жизни – асоциальный маргинал непонятного происхождения, следы о котором аудиторы заставят вычищать из бухгалтерских регистров и финансовой отчетности.
Для каждого типа фактов хозяйственной жизни применяются свои первичные документы. Например, оказанные услуги обычно фиксируются актом об оказании услуг, поступление денег в кассу сопровождается приходным кассовым ордером, а материалы в производство списываются по требованию-накладной.
До 2013 года первичку нужно было составлять строго по формам, которые установлены альбомами унифицированных форм первичной учетной документации. Их в конце 90-х разработал Госкомстат – предшественник Росстата. С 1 января 2013 года коммерческим организациям унифицированные формы применять не обязательно. Закон № 402-ФЗ делегирует выбор форм первички руководителям компаний. Руководитель утверждает формы вместе с учетной политикой компании, и затем они применяются в течение как минимум года.
Исключение – кассовые документы. Приходные и расходные кассовые ордера, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платежные и расчетно-платежные ведомости составляются по унифицированным формам. Это требование Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Первичка должна содержать следующие обязательные реквизиты:
• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• измерители факта хозяйственной жизни в натуральном и денежном выражении – рубли и, например, штуки;
• должности лиц, ответственных за факт хозяйственной жизни и правильность его оформления;
• личные подписи этих лиц с расшифровкой.
В теории свобода форм нужна компаниям, чтобы расширять или сужать набор реквизитов, исходя из своих информационных потребностей. Нужно вам в среднем бизнесе иметь в первичке код подразделения или статьи бюджета, чтобы было удобнее разносить затраты – добавляете. Не нужно в условной шаурмячной – убираете. Но практика вносит свои коррективы. Огромную долю рынка бухгалтерского софта занимает фирма 1С. А в ее продуктах формы первички основаны на унифицированных. Поэтому в большинстве бухгалтерий малого и среднего бизнеса первичка выглядит одинаково.
Первичка должна составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни или непосредственно после его окончания. Ответственность за это и за соответствие данных в документе факту хозяйственной жизни лежит на тех, кто его подписал. Главбух отвечает только за правильность дальнейшей обработки документа.
Первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон № 402-ФЗ разрешает составлять первичные учетные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Я очень поддерживаю такой формат. Электронный документооборот ускоряет прохождение документов между контрагентами и внутри компании в несколько раз. При этом бухгалтерии не приходится заниматься обезьяньей работой – вбиванием в компьютер данных с
