Наталья Пономарева - Современные требования к кадровой службе (отделу)
После заполнения анкеты застрахованных лиц из отдела кадров организации передаются в территориальный орган вместе с описью документов (форма АДВ-6-1) (Приложение 20).
Территориальный орган в течение трех недель со дня получения анкеты застрахованного лица открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство либо принимает решение об отказе в регистрации, которое сообщается страхователю и застрахованному лицу.
При необходимости территориальный орган в этот же срок направляет страхователю запрос об уточнении сведений, форма которого утверждается Пенсионным фондом РФ.
Решение об отказе в регистрации застрахованного лица принимается территориальным органом при наличии в системе обязательного пенсионного страхования лицевого счета на застрахованное лицо с идентичными анкетными данными. Форма решения об отказе в регистрации застрахованного лица утверждается Пенсионным фондом РФ.
Территориальный орган в трехнедельный срок передает страхователю страховые свидетельства, запросы об уточнении сведений и решения об отказе в регистрации вместе с сопроводительной ведомостью, форма которой утверждается Пенсионным фондом РФ.
Страхователь в течение недели после получения страховых свидетельств выдает их застрахованным лицам. Застрахованное лицо расписывается в сопроводительной ведомости в получении страхового свидетельства.
Если страхователь не имеет возможности выдать страховое свидетельство или решение об отказе в регистрации в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке застрахованного лица, его длительной болезнью или по иной причине, страхователь проверяет правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений, расписывается за застрахованное лицо в сопроводительной ведомости и принимает меры к передаче страхового свидетельства застрахованному лицу.
В случае неверного указания в страховом свидетельстве фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованное лицо заполняет листок исправлений (форма АДВ-9) (Приложение 21), в котором указывает правильные сведения.
При обнаружении ошибок в страховом свидетельстве в период отсутствия застрахованного лица в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке, длительной болезнью или по иной причине листок исправлений заполняется страхователем.
Застрахованное лицо, получившее решение об отказе в регистрации по основаниям, указанным выше, но не имеющее страхового свидетельства, заполняет заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3) (Приложение 22).
Страхователь в месячный срок после получения в территориальном органе страховых свидетельств, запросов об уточнении сведений и решений об отказе в регистрации возвращает в территориальный орган сопроводительную ведомость, листки исправлений, заполненные запросы об уточнении сведений и заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства, а также страховые свидетельства, которые не были выданы застрахованным лицам по причине невостребования или наличия в них ошибок.
Заключительным этапом этой регистрации является получение работником на руки страхового пенсионного свидетельства.
В страховом свидетельстве (форма АДИ-7) указываются страховой номер, фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, пол застрахованного лица и дата регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.
Страховое свидетельство хранится у застрахованного лица. Оно действительно только при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
Данное свидетельство предъявляется при поступлении на работу. В этом случае страхователь обязан проверить соответствие предъявленного страхового свидетельства паспорту или иному документу, удостоверяющему личность.
Итак, для регистрации работников в системе индивидуального (персонифицированного) учета кадровику придется заполнить довольно большое количество различных бумаг, но его работу облегчает то, что для всех этих документов утверждены унифицированные формы и существуют четкие предписания по их заполнению. Но необходимо обратить внимание на следующее: заполнять документы нужно чернилами, шариковой ручкой печатными буквами, при помощи пишущих машинок или средств вычислительной техники, причем без помарок и исправлений. При этом могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого. Формы заполняются на основании данных, содержащихся в документе, удостоверяющем личность застрахованного лица.
Сведения подаваемые работодателем в Пенсионный фонд РФ могут представляться как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. В этом случае юридическая сила представленных документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством РФ. Вопрос о возможности представления информации в электронной форме решается Пенсионным фондом РФ совместно с конкретными страхователями.
Копии указанных сведений, представляемых в Пенсионный фонд РФ для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей, в том числе физических лиц, самостоятельно уплачивающих страховые взносы. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.
Срок хранения органами Пенсионного фонда РФ документов в письменной форме, а также документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством РФ, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже и представляемых в Пенсионный фонд РФ страхователями, в том числе физическими лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы, для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, составляет не менее шести лет.
Срок хранения органами Пенсионного фонда РФ документов в вышеуказанных формах, содержащих иные сведения, составляет не менее трех лет.
Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже, по истечении установленного срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его индивидуальном лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему указанных сведений.
Пенсионное обеспечение в нашей стране осуществляется на основании двух законодательных актов – ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ» (далее – Закон о пенсиях) и Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 166-ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» (с изм. и доп. от 25 июля 2002 г., 30 июня, 11 ноября 2003 г., 8 мая, 22 августа 2004 г.).
В настоящее время на условия назначения трудовой пенсии по старости влияет продолжительность страхового стажа (наряду с достижением установленного возраста: мужчины – 60 лет, женщины – 55 лет).
При подсчете страхового стажа неоценимую услугу вам окажут Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовой пенсии, утвержденные постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 (в ред. от 8 августа 2003 г.) (далее – Правила).
Согласно п. 2 Правил в страховой стаж включаются (засчитываются):
1) периоды работы и (или) иной деятельности, выполнявшиеся на территории РФ лицами, застрахованными в соответствии с законодательством РФ об обязательном пенсионном страховании;
2) периоды работы и (или) иной деятельности, указанные в подпункте «а» настоящего пункта, выполнявшиеся застрахованными лицами за пределами Российской Федерации, в случаях, предусмотренных законодательством РФ или международными договорами Российской Федерации, либо в случае уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд РФ при добровольном вступлении в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию;
3) иные периоды:
4) период прохождения военной службы, а также другой приравненной к ней службы;
5) период получения пособия по государственному социальному страхованию в период временной нетрудоспособности;
6) период ухода одного из родителей за каждым ребенком до достижения им возраста полутора лет, но не более трех лет в общей сложности;
7) период получения пособия по безработице, период участия в оплачиваемых общественных работах и период переезда по направлению государственной службы занятости в другую местность для трудоустройства;
8) период содержания под стражей лиц, необоснованно привлеченных к уголовной ответственности, необоснованно репрессированных и впоследствии реабилитированных, и период отбывания этими лицами наказания в местах лишения свободы и в ссылке;
